Digitalisierung der Büroarbeit bedeutet, dass die Arbeit zu den Menschen kommt, bzw. dass sich die Menschen die Arbeit an den Ort holen können, an dem sie sich gerade befinden.
Schnell und ortsunabhängig
Schauen wir auf den Siegeszug der E-Mail zurück, so können wir verschiedene Ursachen ausmachen. Die Geschwindigkeit, mit der Informationen übermittelt werden, ist sicher ein Grund. Die ortsunabhängige Verfügbarkeit der Informationen ein anderer. Briefe können nur an einem Ort sein. Sollten die Informationen noch an einem anderen Ort verfügbar sein, so mussten diese Briefe kopiert oder gefaxt werden. Die Vertraulichkeit der Briefe war, wenn sie an ein öffentliches Fax z.B. in einem Hotel weitergeleitet wurden, nicht gewährt. Ein immenser Aufwand und ein großes Risiko im Vergleich zum Öffnen des persönlichen Postfachs von jedem Ort der Welt mit Internetanschluss.
Papierreduziert
Papierdokumente, einmal im falschen Aktenordner abgelegt, sind – wenn überhaupt – nur mit einem immensen Suchaufwand wieder auffindbar. Falsch abgelegte digitale Dokumente lassen sich über vielfältige Suchfunktionen mit vertretbarem Aufwand wiederfinden und richtig einordnen.
Je mehr Informationen digital vorliegen, desto einfacher und effizienter kann mit diesen Daten von jedem beliebigen Ort der Welt – auch aus dem Homeoffice gearbeitet werden.