Projektteam bei der Arbeit

Digitalisierung hilft allen!

Digitalisierung der Büroarbeit bedeutet, dass die Arbeit zu den Menschen kommt, bzw. dass sich die Menschen die Arbeit an den Ort holen können, an dem sie sich gerade befinden.

Schnell und ortsunabhängig

Schauen wir auf den Siegeszug der E-Mail zurück, so können wir verschiedene Ursachen ausmachen. Die Geschwindigkeit, mit der Informationen übermittelt werden, ist sicher ein Grund. Die ortsunabhängige Verfügbarkeit der Informationen ein anderer. Briefe können nur an einem Ort sein. Sollten die Informationen noch an einem anderen Ort verfügbar sein, so mussten diese Briefe kopiert oder gefaxt werden. Die Vertraulichkeit der Briefe war, wenn sie an ein öffentliches Fax z.B. in einem Hotel weitergeleitet wurden, nicht gewährt. Ein immenser Aufwand und ein großes Risiko im Vergleich zum Öffnen des persönlichen Postfachs von jedem Ort der Welt mit Internetanschluss.

Papierreduziert

Papierdokumente, einmal im falschen Aktenordner abgelegt, sind – wenn überhaupt – nur mit einem immensen Suchaufwand wieder auffindbar. Falsch abgelegte digitale Dokumente lassen sich über vielfältige Suchfunktionen mit vertretbarem Aufwand wiederfinden und richtig einordnen.

Je mehr Informationen digital vorliegen, desto einfacher und effizienter kann mit diesen Daten von jedem beliebigen Ort der Welt – auch aus dem Homeoffice gearbeitet werden.

Gut strukturiert

Was muss beachtet werden, damit das Homeoffice für Mitarbeiter und Unternehmen ein Segen und kein Fluch wird?
Die kurze Abstimmung zwischen Tür und Angel im Büro entfällt. Was vor Ort problemlos geklärt werden kann, muss jetzt stärker formalisiert werden.
Wer arbeitet gerade an welchem Projekt? Was sind die aktuellen Daten und Dokumente? Was gibt es an Informationen, die sonst noch wichtig sind?
Klare Absprachen und saubere Informationsflüsse sind unabdingbar, damit das Projekt Homeoffice nicht scheitert. Die Strukturen für die Dateiablage und Namenskonventionen sowohl für Dateien als auch für Ordner werden wichtiger.

Eine andere Arbeitsdisziplin ist erforderlich. Ist ein Word- oder Excel-Dokument von einem Kollegen geöffnet und somit für alle anderen blockiert, kann ein Gang über den Flur das Problem schnell und unkompliziert lösen. Passiert das gleiche aus dem Homeoffice, so sieht die Sache gleich ganz anders aus.

Richtig konzipiert

Das Arbeiten aus dem Homeoffice kann, richtig konzipiert, eine Bereicherung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sein. Der oft langwierige und stressige Weg ins Büro entfällt, die Mitarbeiter sind überdurchschnittlich motiviert.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern soll die Arbeit einfacher machen. Wir beraten Sie gerne bei der Digitalisierung der Arbeitsabläufe im Büro, damit die Digitalisierung Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern dient.

Kontaktieren Sie uns unter

+49 (23 24) 70 89 4-0

oder schicken Sie uns eine E-Mail.



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