Unsere Werte
Wir bei IT-Service Ruhr unterstützen Unternehmen dabei, die Digitalisierung gewinnbringend einzusetzen. Wir sind davon überzeugt, die Wertschöpfung folgt der Wertschätzung. Unsere wichtigsten Werte sind Respekt und Vertrauen. Respekt vor den Leistungen der einzelnen Mitarbeiter unserer Kunden und Respekt vor der Gesamtleistung des Unternehmens. Kein Mitarbeiter eines Kunden ist „zu blöd“, um Computer nutzbringend für seinen Arbeitgeber einzusetzen, kein Unternehmen zu klein, um von der Digitalisierung zu profitieren. Wir sind davon überzeugt, dass die Digitalisierung den Menschen und den Unternehmen nützt. Routinetätigkeiten können durch Computer schneller und fehlerfrei erledigt werden. Die Menschen können sich Zeit für die Aufgaben nehmen, die Fingerspitzengefühl und Kreativität erfordern. Wir übernehmen nur Aufträge, von denen wir wissen, dass wir sie realisieren können. Gleichzeitig machen wir nur Dinge, von denen wir überzeugt sind, dass sie unseren Kunden nutzen. Denn je besser es unseren Kunden geht, desto besser geht es auch uns. Unsere Kunden und Lieferanten können darauf vertrauen, dass wir an einer langfristigen Partnerschaft interessiert sind. Langfristige Geschäftsbeziehungen sind für alle Seiten wesentlich lukrativer.Exzellenz statt Perfektion
Dieser Artikel handelt vom Arbeiten, davon dass Arbeit gerne getan wird und Sie für sich und Ihr Unternehmen überdurchschnittliche Ergebnisse erzielen.
Hier ist der Gedanke an Perfektion naheliegend, immer schneller, höher, weiter. Doch dem Perfektionismus mit seinem Zwang will ich in meinem Beitrag gerade nicht das Wort reden.
In meinen Beratungen und Seminaren erlebe ich immer wieder, wie hinderlich Perfektion ist. Die Mitarbeiter meiner Kunden blieben weit hinter Ihren Potentialen und den Möglichkeiten der eingesetzten Software zurück. Ich höre immer wieder: „Ja, ich weiß, die Excel-Tabelle ist ungeschickt aufgebaut. Das Arbeiten damit ist ziemlich umständlich.“ oder „Eigentlich könnte ich dieses Schreiben auch als Serienbrief verschicken. Das geht bestimmt schneller als jedes Schreiben einzeln zu überarbeiten.“ Auf meine unausgesprochene Frage, warum denn ein suboptimaler Lösungsweg trotz besseren Wissens beibehalten wird, wird als Grund immer wieder die Angst genannt, einen Fehler zu machen. Die vertrauten und gleichzeitig umständlichen Techniken werden perfekt beherrscht. Es wird ausgeblendet, dass das Festhalten an diesen Techniken ein Fehler ist. Dieser Fehler fällt allerdings nicht unmittelbar ins Auge (des Chefs).
Exzellenz hat eine ganz andere Qualität. In dem Augenblick, in dem ich bemerke, dass meine Arbeit nicht ganz rund läuft, fange ich an zu überlegen, wie ich diese Arbeit verändern kann. Ich will, dass die Arbeit und die Arbeitsabläufe, die zum Ergebnis führen, optimal sind. Ich fange daher an, die Excel-Tabelle umzustellen oder beginne, mit Serienbriefen zu arbeiten. Dabei wird wahrscheinlich nicht alles nach Plan laufen. In Verbindung mit Exzellenz gilt es nicht, diese Unwägbarkeiten zu vermeiden, sondern aus ihnen zu lernen, um auf Dauer immer schneller zu einem immer besseren Ergebnis zu gelangen.
Perfektion sucht Fehler zu vermeiden. Perfektion ist ein starres, sich nicht mehr veränderndes System. Exzellenz baut auf Lernerfahrungen. Die Arbeitsabläufe und Ergebnisse werden kontinuierlich verbessert. Exzellenz passt sich ständig den geänderten Bedingungen an.
EU-DSGVO als ein Gewinn für Unternehmen?
Um es vorwegzunehmen, ich schreibe diesen Artikel nicht als Unternehmerin aus der IT-Branche, die hier viel Umsatzpotential sieht. Ich habe bei Bestandskunden durch die EU-DSGVO 50,00 € zusätzlichen Umsatz gemacht. Der Betrag ist deshalb so überschaubar, weil wir uns von Anfang an bewährten Verfahren (best practice) orientiert haben.
Ich schreibe diesen Artikel als Unternehmerin, die sich dafür interessiert, was eigentlich Unternehmen erfolgreich macht. An der Bilanz lässt sich ablesen, ob ein Unternehmen erfolgreich ist, allerdings nicht wieso es erfolgreich ist. Eine ganze Reihe von Publikationen belegt, dass der Unternehmenserfolg viel mit der inneren Einstellung der Menschen zum Unternehmen und zu den ausgeführten Tätigkeiten zusammenhängt. Genau dies ist der Punkt, an dem ich Sie einlade, die EU-DSGVO einmal durch eine andere Brille zu betrachten. Durch einen Perspektivwechsel kann ich der EU-DSGVO auch als Unternehmerin Gutes abgewinnen.
Die EU-DSGVO soll natürliche Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten schützen. Es werden von den Unternehmen Maßnahmen gefordert, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Mit der EU-DSGVO ist gleichzeitig eine Umkehr der Beweislast eingetreten, die von den Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben umfangreiche Dokumentationen verlangen. Beides sind auf den ersten Blick bürokratische Monster, die für das eigene Unternehmen keinen Nutzen bieten, sondern einfach nur Zeit und Geld kosten. Genau hier möchte ich einhaken und Ihnen eine Neubewertung empfehlen.
Im Gesetz wird gefordert, dass Sie Ihre IT auf dem aktuellen Stand der Technik halten und regelmäßige Datensicherungen durchführen. Wussten Sie das veraltete Technik viel anfälliger für Cyberangriffe ist und bei einem totalen Datenverlust in vielen Fällen die Insolvenz droht? Der Gesetzgeber fordert die IT-Sicherheit. Die Forderung mag zu einem ungünstigen Zeitpunkt kommen. Die Umsetzung der Forderungen schützt mich und mein Unternehmen. Eigentlich ist das nicht schlecht oder?
Die Dokumentationspflicht, die sogenannten TOMs machen viel Arbeit, die auf den ersten Blick einfach nur überflüssig und sinnlos erscheint. Wer vergeudet seine Zeit schon gerne mit überflüssigem Schriftkram? Auch hier möchte ich Sie zu einem Perspektivwechsel einladen. Viel Zeit und Geld wird in Unternehmen durch unklare oder unstrukturierte Arbeitsabläufe vergeudet. Mein Vorschlag, wenn Sie schon dokumentieren müssen, dann machen Sie es doch gleich so, dass Sie Ihr Unternehmen damit nach vorne bringen. Wenn Sie es noch nicht haben, nutzen Sie die Gelegenheit und erstellen Sie ein Organisationshandbuch. Das geht über die TOMs hinaus und bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie auf die Prozesse in Ihrem Unternehmen schauen und beim Dokumentieren merken, wo etwas nicht richtig rundläuft. Sie können sofort korrigierend eingreifen und die Arbeitsabläufe verbessern. Sind die Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten erst einmal schriftlich fixiert, weiß jeder was er wie zu machen hat. Der Stress durch unklare Regelungen wird reduziert. Die Arbeit wird in kürzerer Zeit erledigt und die Produktivität steigt, weil ich mich nicht jedes Mal neu eindenken muss. Neue Mitarbeiter müssen weniger fragen und können viel schneller vollwertig eingesetzt werden. Aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass so ein Organisationshandbuch auch in kleinen Unternehmen einen enormen Produktivitätsschub bringt. Aus der Perspektive des Unternehmens ist die Dokumentation ein Gewinn.
Homeoffice – differenziert betrachtet
Vor mehr 30 Jahren, als ich mich selbstständig gemacht habe, habe ich ausschließlich aus dem Homeoffice gearbeitet. Als mein Unternehmen wuchs und die ersten Mitarbeiter kamen, stand der Umzug in ein externes Büro an. Meinen heimischen Schreibtisch in einem abgeschlossenen Raum habe ich in ganzen Jahren nie aufgegeben. Im Homeoffice wurden und werden viele Konzepte erarbeitet, komplexe Texte geschrieben – alles wofür im Büro die Ruhe fehlt.
Als wir wegen Corona alle ins Homeoffice gegangen sind, war mir klar, dass ich den heimischen Arbeitsplatz technisch besser ausstatten musste, um auch im Homeoffice genauso produktiv zu arbeiten wie im Büro. Die beiden 19“-Zoll Monitore, an denen ich Konzepte entwickelt habe, waren für das Tagesgeschäft zu klein, sodass ich aus der Firma zwei 24“-Monitore mitgenommen habe. Es wurde auf dem Schreibtisch etwas eng, der Komfort durch die größeren Monitore wiegt die Enge auf. Der Rest des benötigten Equipments war transportabel – Laptop und Telefon samt Headset.
Ich hatte für die Arbeit im Homeoffice ideale Bedingungen: Ein separates Arbeitszimmer, fast das gleiche Equipment wie im Büro und Zugriff auf alle Daten – als IT-Unternehmen arbeiten wir kaum noch mit Papier. Und trotzdem hatte ich am Ende des Tages das Gefühl, nicht so produktiv gewesen zu sein, wie im Büro. Anfangs dachte ich, es ist die – für das Tagesgeschäft – ungewohnte Umgebung im Homeoffice. Doch auch nach vier Wochen Homeoffice ist dieses Gefühl geblieben.
Ich bin froh, dass wir technisch so gut aufgestellt sind, dass wir von jedem Ort der Welt mit Internetanschluss arbeiten können. Gleichzeitig beschäftigt mich die Frage nach den Ursachen. Liegt es an dem kleineren Schreibtisch, dem nicht ganz so ergonomischen Bürostuhl, den nicht ganz so hochwertigen Monitoren wie im Büro? Ich kann es nicht sagen.
Ich habe gelernt, dass ich sowohl das Arbeiten im Homeoffice als auch im Büro liebe. Jeder dieser Arbeitsorte hat seine eigenen Stärken. Die Möglichkeiten, sich für ruhiges, ungestörtes Arbeiten, bei geplanten Abwesenheiten aus dem Büro (Handwerker) oder auch bei unvorhergesehenen Situationen (krankes Kind) aus Homeoffice zu arbeiten, helfen allen, weil die Arbeit nicht liegen bleibt. Das Büro ist für mich zum „Dorfbrunnen“ des Unternehmens geworden. Hier trifft man sich, um sich persönlich auszutauschen.
Ich wünsche mir für die „neue Normalität“, dass Mitarbeiter und Unternehmen das Beste aus beiden Welten nutzen.