E-Mails in Outlook gemeinsam bearbeiten

E-Mail-Adressen, die mit info@ oder kontakt@ beginnen, werden in der Regel von mehreren Personen überwacht. Hierbei besteht die Herausforderung darin, alle Mitarbeiter, die mit der Bearbeitung des Postfachs betraut sind, auf dem aktuellen Stand der Dinge zu halten. Fragen wie, „Ist diese E-Mail schon beantwortet oder bearbeitet?“ oder bei komplexeren Vorgängen „Was ist Stand der Dinge?“, sollten ohne großen Aufwand direkt bei einem Blick in das Postfach beantwortet werden können.

Werden die Mails auf einem Exchange-Server gespeichert, dann können Sie die folgenden Funktionen nutzen, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen. Werden die Mails auf einem anderen Server gespeichert, dann kann es funktionieren.

Der einfache Fall

Bei Standardvorgängen reicht es häufig aus, wenn der Mitarbeiter, der die E-Mail bearbeitet hat, diese E-Mail mit dem Kennzeichen Erledigt (einem grünen Haken), markiert.

E-Mail in Outlook als erledigt kenzeichnen

An dem grünen Haken, kann jeder sofort erkennen: „Diese Anfrage ist bearbeitet. Ich muss mich nicht mehr darum kümmern.“

Der komplizierte Fall

Bei komplexeren Sachverhalten ist es gut, wenn man sich über eine bestimmte E-Mail mit den Kollegen im Postfach austauschen kann. Hierzu gibt es die E-Mail-Diskussion.

  1. Markieren Sie die E-Mail.
  2. Drücken Sie die Tastenkombination <STRG> + <T>.

E-Mail-Diskussion in Outlook

Der Betreff der E-Mail wird als Unterhaltung eingesetzt. ① Die E-Mail wird kopiert und kann mit einem eigenen Betreff versehen werden. ② Jeder Kollege kann seine Gedanken oder Ideen in einem separaten Posting erfassen. ③ Durch einen Klick auf die Schaltfläche Posting
werden die Überlegungen des Kollegen gespeichert. ④ Die Kollegen können so sehen, wer welche Ideen hatte und gegebenenfalls weitere Ideen beisteuern. Die Originalmail bleibt bei diesen Vorgängen unverändert. Die Unterhaltung kann genutzt werden, um sich alle Postings zu einer E-Mail zusammenhängend anzeigen zulassen.

Fazit

Durch das gemeinsame Bearbeiten von E-Mails wird bei den einfachen Standardfällen Zeit eingespart. Es muss nicht mehr nachgefragt werden, hat jemand schon die Anfrage nach dem Outlook-Seminar beantwortet. Hierdurch wird Zeit für die sorgfältige Erledigung komplexer Anfragen gewonnen. Der Kunde bekommt eine umfassende Antwort auf seine Anfrage, was eine höhere Professionalität dokumentiert. Die Qualität der Arbeit wird gesteigert, wodurch sie einfach mehr Freude macht.

Christine Trzaska

Christine Trzaska

Autor

Mit meinem Team schöpfe ich die Leistungsfähigkeit moderner IT-Systeme für meine Kunden aus. Die Vereinfachung (IT-gestützter) Arbeitsabläufe unterstützen wir mit unserem Wissen.

4 Kommentare

  1. Guten Morgen,
    wie nutzen in der Arbeit auch eine allgemeine Emailadresse die von vielen eingesehen und bearbeitet wird. Jedoch ist immer die Frage, wer hat die Mail schon bearbeitet bzw. wurde die Mail schon bearbeitet. Leider werden die grünen Haken nicht angezeigt, auch ändert sich der Status von ungelesen zu gelesen nicht (geht das überhaupt?).
    Es wäre schon hilfreich zu sehen, dass der Kollege die Mail bearbeitet bzw. erledigt hat in dem der grüne Haken auftaucht. Ich denke es ist ein Einstellungsthema, jedoch weiß ich wo ich rausfinde wie die Einstellung zu ändern ist. Vielen Dank vorab.

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    • Hallo Frau Spichtinger,
      der grüne Haken funktioniert, wenn die E-Mails auf einem Exchange-Server gespeichert sind. Falls ein anderer Mailserver eingesetzt wird, kann es funktionieren, muss aber nicht.

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  2. Guten Tag,

    Die Funktion ist nicht verfügbar. Ist der Shortcut bei neueren Versionen ggf. nicht mehr vorhanden bzw. geändert?

    Antworten
    • Hallo Herr Bosch,
      bei mir funktioniert die Tastenkombination auch unter Office 365. Wichtig ist, dass die E-Mail nicht in einem separaten Fenster geöffnet ist.

      Antworten

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