EU-DSGVO als ein Gewinn für Unternehmen?

Um es vorwegzunehmen, ich schreibe diesen Artikel nicht als Unternehmerin aus der IT-Branche, die hier viel Umsatzpotential sieht. Ich habe bei Bestandskunden durch die EU-DSGVO 50,00 € zusätzlichen Umsatz gemacht. Der Betrag ist deshalb so überschaubar, weil wir uns von Anfang an bewährten Verfahren (best practice) orientiert haben.

Ich schreibe diesen Artikel als Unternehmerin, die sich dafür interessiert, was eigentlich Unternehmen erfolgreich macht. An der Bilanz lässt sich ablesen, ob ein Unternehmen erfolgreich ist, allerdings nicht wieso es erfolgreich ist. Eine ganze Reihe von Publikationen belegt, dass der Unternehmenserfolg viel mit der inneren Einstellung der Menschen zum Unternehmen und zu den ausgeführten Tätigkeiten zusammenhängt. Genau dies ist der Punkt, an dem ich Sie einlade, die EU-DSGVO einmal durch eine andere Brille zu betrachten. Durch einen Perspektivwechsel kann ich der EU-DSGVO auch als Unternehmerin Gutes abgewinnen.

Die EU-DSGVO soll natürliche Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten schützen. Es werden von den Unternehmen Maßnahmen gefordert, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Mit der EU-DSGVO ist gleichzeitig eine Umkehr der Beweislast eingetreten, die von den Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben umfangreiche Dokumentationen verlangen. Beides sind auf den ersten Blick bürokratische Monster, die für das eigene Unternehmen keinen Nutzen bieten, sondern einfach nur Zeit und Geld kosten. Genau hier möchte ich einhaken und Ihnen eine Neubewertung empfehlen.

Im Gesetz wird gefordert, dass Sie Ihre IT auf dem aktuellen Stand der Technik halten und regelmäßige Datensicherungen durchführen. Wussten Sie das veraltete Technik viel anfälliger für Cyberangriffe ist und bei einem totalen Datenverlust in vielen Fällen die Insolvenz droht? Der Gesetzgeber fordert die IT-Sicherheit. Die Forderung mag zu einem ungünstigen Zeitpunkt kommen. Die Umsetzung der Forderungen schützt mich und mein Unternehmen. Eigentlich ist das nicht schlecht oder?

Die Dokumentationspflicht, die sogenannten TOMs machen viel Arbeit, die auf den ersten Blick einfach nur überflüssig und sinnlos erscheint. Wer vergeudet seine Zeit schon gerne mit überflüssigem Schriftkram? Auch hier möchte ich Sie zu einem Perspektivwechsel einladen. Viel Zeit und Geld wird in Unternehmen durch unklare oder unstrukturierte Arbeitsabläufe vergeudet. Mein Vorschlag, wenn Sie schon dokumentieren müssen, dann machen Sie es doch gleich so, dass Sie Ihr Unternehmen damit nach vorne bringen. Wenn Sie es noch nicht haben, nutzen Sie die Gelegenheit und erstellen Sie ein Organisationshandbuch. Das geht über die TOMs hinaus und bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie auf die Prozesse in Ihrem Unternehmen schauen und beim Dokumentieren merken, wo etwas nicht richtig rundläuft. Sie können sofort korrigierend eingreifen und die Arbeitsabläufe verbessern. Sind die Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten erst einmal schriftlich fixiert, weiß jeder was er wie zu machen hat. Der Stress durch unklare Regelungen wird reduziert. Die Arbeit wird in kürzerer Zeit erledigt und die Produktivität steigt, weil ich mich nicht jedes Mal neu eindenken muss. Neue Mitarbeiter müssen weniger fragen und können viel schneller vollwertig eingesetzt werden. Aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass so ein Organisationshandbuch auch in kleinen Unternehmen einen enormen Produktivitätsschub bringt. Aus der Perspektive des Unternehmens ist die Dokumentation ein Gewinn.