Ein Empfänger – mehrere E-Mail-Adressen
Serienmail bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, persönliche E-Mails mit Dateianhang zu versenden. Jeder Empfänger hat normalerweise genau eine E-Mail-Adresse. Die E-Mails können bei Bedarf auch noch an eine Cc- und/oder Bcc-Adresse gesendet werden.
Manchmal bittet Sie der Empfänger, die Mail nicht nur an seine geschäftliche E-Mail-Adresse zu schicken. Sie sollen die Mail gleichzeitig auch an eine weitere E-Mail-Adresse senden.
Lösungsansätze
Grundlagen
Damit Serienmail E-Mails an mehr als eine Adresse im gleichen Feld schicken kann, müssen die einzelnen E-Mail-Adressen durch ein Semikolon „;“ getrennt werden. Das folgende Beispiel zeigt eine Datenquelle mit den verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten. Die E-Mail an Frau Müller wird an Ihre E-Mail-Adresse und eine weitere Adresse in Cc geschickt. Die E-Mail an Herrn Meier geht an seine E-Mail-Adresse und zusätzlich noch an zwei E-Mail-Adressen in Cc und eine weitere E-Mail-Adresse in Bcc. Die E-Mails an Frau Schmidt und Herrn Schulze werden jeweils an zwei Adressen geschickt.Zwei Spalten mit E-Mail-Adressen kombinieren
Sollten die E-Mail-Adressen in mehreren Spalten stehen, müssen Sie diese Spalten zuerst kombinieren. Im folgenden Beispiel gibt es in der Datenquelle die Spalten Mail1 und Mail2 für jeden Empfänger. Wollen Sie E-Mails an Frau Schmidt und Herrn Schulze jeweils an zwei Adressen senden? Dann müssen Sie die E-Mail-Adressen aus Mail1 und Mail2 in der Spalte “Mailadresse” zusammenführen. In einer kleinen, übersichtlichen Tabelle sind diese E-Mail-Adressen schnell geschrieben. Bei einer größeren Tabelle hilft eine Excel-Funktion.Die Excel-Funktion zum Kombinieren der Spalten Mail1 und Mail2 heißt TEXTVERKETTEN(). Sie benötigt insgesamt drei Argumente.
- Serienmail erkennt ein Semikolon im Feld als Hinweis, dass es zwei oder mehr E-Mail-Adressen enthält. Deshalb muss das Semikolon als Trennzeichen eingegeben werden.
- Eine Anweisung, die vorgibt, was passieren soll, wenn eine Zelle leer ist. Dieses Argument heißt Leer_Ignorieren. Der Wert muss auf WAHR gesetzt werden. Hierdurch wird festgelegt, dass nichts passiert, wenn die Spalte der zweiten Mailadresse leer ist.
- Es muss angegeben werden, in welchen Spalten die E-Mail-Adressen stehen, die zusammengeführt werden sollen. Bei diesem Argument sind mehrere Eingaben möglich. Deshalb nennt man es Text1, Text2, und so weiter.
Der ausgefüllte Funktionsassistent in unserem Beispiel sieht folgendermaßen aus:
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. In der Zelle D2 wird eine Formel eingefügt. Diese Formel kombiniert die Inhalte der Spalten Mail1 und Mail2. In unserem Beispiel ist nur die Spalte Mail1 gefüllt. Daher sieht es zunächst so aus, als hätte sich nichts getan.
Kopieren Sie die Formel nach unten. Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus:
Bei Empfängern, die nur eine E-Mailadresse in Mail1 oder Mail2 haben, erscheint auch nur eine E-Mail-Adresse. Diese erscheint in der Spalte Mailadresse. Wenn beide Spalten gefüllt sind, kombiniert die Spalte Mailadresse beide E-Mailadressen.