Platzhalter in Serienmail einfügen

Mit Serienmail erstellen Sie viele Mails, deren Inhalte durch Platzhalter individuell auf jeden Empfänger abgestimmt ist. Mit Platzhaltern kann sowohl Betreff als auch im Text um persönliche Informationen ergänzt werden.

Der Assistent hilft Ihnen, die Platzhalter korrekt einzufügen.

Im folgenden Beispiel verschicken Sie Rechnungen per Mail. Sie möchten sowohl den Betreff als auch den E-Mail-Text individuell halten. Im Betreff soll neben „Ihre Rechnung „die Rechnungsnummer stehen. Der E-Mail-Text soll eine persönliche Anrede des Empfängers enthalten und nicht nur „Sehr geehrte Damen und Herren,“.

In Serienmail unterstützt Sie der Assistent zum Einfügen der Platzhalter.

So fügen Sie den Platzhalter in Betreff und E-Mail-Text ein:

1. Erfassen Sie Ihre E-Mail. Lassen Sie jedoch Betreff und den oder die Platzhalter aus.
2. Klicken Sie im Menüband Serienmail auf die Schaltfläche Platzhalter einfügen.

3. Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie die Excel-Arbeitsmappe aus, die als Datenquelle für den Rechnungsversand dient. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
4. Im zweiten Schritt des Assistenten wählen Sie das Tabellenblatt innerhalb der Arbeitsmappe aus, das die Daten enthält. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
5. Im dritten Schritt des Assistenten geben Sie in das Feld Betreff die gewünschten Informationen Betreff ein. Der Betreff kann unveränderlichen Textpassagen und einem oder mehreren Platzhaltern enthalten. In unserem Beispiel lautet der Betreff: Ihre Rechnung %%Rechnungsnummer%%. Um den Platzhalter %%Rechnungsnummer%% einzufügen, ziehen Sie ihn mit der Maus ans Ende der Betreffzeile oder fügen ihn per Doppelklick an der Cursorposition ein. Der Text „Ihre Rechnung“ wird unverändert in jede E-Mail eingefügt. Aus der Excel-Tabelle wird für den Platzhalter %%Rechnungsnummer%% die jeweilige Rechnungsnummer eingefügt. Nachdem Sie den Betreff erstellt haben, klicken Sie auf Weiter.

6. Platzieren Sie den Cursor bei geöffnetem Assistenten an der gewünschten Stelle in der E-Mail für die Anredeformel. Fügen Sie den Platzhalter durch Doppelklick oder Klick auf die Schaltfläche „Einfügen“ ein. Benötigen Sie mehrere Platzhalter, wiederholen Sie diesen Schritt entsprechend oft. Nach dem Einfügen aller Platzhalter klicken Sie auf Schließen.

Die fertige E-Mail enthält die Rechnungsnummer im Betreff und beginnt mit der passenden Anrede. Sie sieht folgendermaßen aus.

Die Vorbereitungen für das Erstellen und Versenden der E-Mails sind nun abgeschlossen. Mit Serienmail können Sie Ihren Kunden schnell und personalisiert die Rechnungen übermitteln.