E-Mail-Adressen, die mit info@ oder kontakt@ beginnen, werden in der Regel von mehreren Personen überwacht. Hierbei besteht die Herausforderung darin, alle Mitarbeiter, die mit der Bearbeitung des Postfachs betraut sind, auf dem aktuellen Stand der Dinge zu halten. Fragen wie, „Ist diese E-Mail schon beantwortet oder bearbeitet?“ oder bei komplexeren Vorgängen „Was ist Stand der Dinge?“, sollten ohne großen Aufwand direkt bei einem Blick in das Postfach beantwortet werden können.
Der einfache Fall
Bei Standardvorgängen reicht es häufig aus, wenn der Mitarbeiter, der die E-Mail bearbeitet hat, diese E-Mail mit dem Kennzeichen Erledigt (einem grünen Haken), markiert.
An dem grünen Haken, kann jeder sofort erkennen: „Diese Anfrage ist bearbeitet. Ich muss mich nicht mehr darum kümmern.“
Der komplizierte Fall
Bei komplexeren Sachverhalten ist es gut, wenn man sich über eine bestimmte E-Mail mit den Kollegen im Postfach austauschen kann. Hierzu gibt es die E-Mail-Diskussion.
- Markieren Sie die E-Mail.
- Drücken Sie die Tastenkombination <STRG> + <T>.
Der Betreff der E-Mail wird als Unterhaltung eingesetzt. ① Die E-Mail wird kopiert und kann mit einem eigenen Betreff versehen werden. ② Jeder Kollege kann seine Gedanken oder Ideen in einem separaten Posting erfassen. ③ Durch einen Klick auf die Schaltfläche Posting
werden die Überlegungen des Kollegen gespeichert. ④ Die Kollegen können so sehen, wer welche Ideen hatte und gegebenenfalls weitere Ideen beisteuern. Die Originalmail bleibt bei diesen Vorgängen unverändert. Die Unterhaltung kann genutzt werden, um sich alle Postings zu einer E-Mail zusammenhängend anzeigen zulassen.
Fazit
Durch das gemeinsame Bearbeiten von E-Mails wird bei den einfachen Standardfällen Zeit eingespart. Es muss nicht mehr nachgefragt werden, hat jemand schon die Anfrage nach dem Outlook-Seminar beantwortet. Hierdurch wird Zeit für die sorgfältige Erledigung komplexer Anfragen gewonnen. Der Kunde bekommt eine umfassende Antwort auf seine Anfrage, was eine höhere Professionalität dokumentiert. Die Qualität der Arbeit wird gesteigert, wodurch sie einfach mehr Freude macht.
