Wie die ganzen Dateien organisieren?

Dateisystem versus SharePoint-Bibliotheken

Die Dateiablage in der Cloud auf SharePoint ist grundsätzlich eine schöne Sache. Egal wo die Mitarbeiter im Einsatz sind, sie können immer auf die benötigten Informationen zurückgreifen. Ein Abgleichen der Informationen – was ist jetzt der aktuelle Stand – entfällt. Werden allerdings die bewährten Ordnungsstrukturen aus dem Dateisystem eins zu eins in die Cloud übertragen, so hakt das ganze System.

In diese Falle war einer unserer Kunden gelaufen. Alle Dateien, die ursprünglich mal auf den eigenen Servern gespeichert waren, wurden mit der zugrunde liegenden Ordnersystematik in die Cloud hochgeladen. Die Klickerei durch die Ordnerstrukturen auf dem SharePoint waren mühselig und nervig. Die ganze Arbeit lief nicht so richtig rund. Überall war Sand im Getriebe und eine Idee zur Lösung hatte er nicht.

Er hatte den Fehler gemacht, dass die im lokalen Dateisystem bewährte Struktur  unverändert übernommen wurde. Eine Anpassung an die neuen, erweiterten Möglichkeiten von SharePoint in Office 365 wurde nicht vorgenommen.

Wir haben gemeinsam mit ihm die Bibliotheken an die erweiterten Möglichkeiten von SharePoint angepasst. In der Angebotsbibliothek haben wir die folgenden drei Spalten zusätzlich eingefügt:

  1. Name des Kunden
  2. Angebotsbetrag
  3. Typ des Angebots

Um Metadaten erweiterte Dokumentbibliothek auf SharePoint

Durch die Metadaten sind jetzt alle wichtigen Informationen zu den Angeboten auf einen Blick sichtbar. Für die Auswertbarkeit der Kriterien – wie z.B. wie viele Angebote haben wir an Kunde X geschrieben und wie hoch ist der Angebotsbetrag, muss keine eine separate Excel-Liste mehr gepflegt werden.

Aus den Metadaten wurden Zwischensummen gebildet.

 

Die Behinderung der Arbeit durch das umständliche Agieren mit den vielen Ordnern entfällt. Die Prozesse des Kunden laufen runder.

Tipps zur Dateiablage auf SharePoint

  • Möglichst auf Ordner verzichten
  • Statt Ordner die Möglichkeit der Metadaten einer Dokumentenbibliothek nutzen
  • Keine Sonderzeichen und/oder Leerzeichen im Dateinamen

Ein Beispiel können Sie sich in dem folgenden Video anschauen.

 
  • Datum 8. November 2017
  • Tags Office 365