Belegungsplan für ein Ferienhaus mit Excel

Excel Belegungsplan

Insel-Refugium

Eine Kundin, die ein Ferienhaus vermietet, erzählte mir, wie aufwändig es ist, die korrekte Zahl der Übernachtungen zu ermitteln. Da ich wusste, dass sie die Daten für die An- und Abreise ihrer Gäste in einer Excel-Liste speichert, machte ich Ihr den Vorschlag, Excel die Anzahl der Übernachtungen ausrechnen zu lassen. Ich erntete zunächst skeptische Blicke, wie dass denn gehen soll und dann ein strahlendes Lächeln. Das fehleranfällige Abzählen der Übernachtungen im Kalender entfiel ab sofort.

Ein paar Wochen später kam ein Anruf, wenn Excel schon die Übernachtungen ausrechnen könne, dann müsste Excel doch auch in der Lage sein, ihr zu zeigen, ob die Anzahlung 14 Tage nach Buchung des Ferienhauses und die Restzahlung 14 Tage vor Mietbeginn pünktlich eingegangen sind. Über eine Farbcodierung kann die Kundin jetzt sehen, wie es mit den Zahlungseingängen für Ihr Ferienhaus aussieht.

Während ich die Excel-Liste bearbeitete, erzählte mir die Kundin nebenher, dass es schon recht umständlich ist, jeden Monat eine aktuelle Liste zu erstellen, damit das Personal vor Ort weiß, wann Gäste an- und abreisen. Ich zeigte der Kundin darauf hin, wie sie mit ein paar Mausklicks einen Ausschnitt aus der Liste als PDF speichern und per E-Mail verschicken kann. Diese PDF-Datei ist Grundlage für die mit einem Gästewechsel verbundenen Aufgaben. Das bisher übliche Kopieren der Liste ist somit überflüssig geworden und die Suche nach: „Was ist denn jetzt die aktuelle Liste?“ ist auch nicht mehr nötig.

Die nächste Anforderung der Kundin, sich per Mausklick einen Überblick über die Anzahl der Übernachtungen und die Summe der Mieteinnahmen für einen beliebigen Zeitraum zu informieren, konnte Excel ganz einfach lösen.

Im Laufe der Zeit wurde so aus einer einfachen Excel-Liste, in der ursprünglich nur die Mietzeiträume erfasst wurden, ein Instrument, dass auf einen Blick alle Informationen bereithält, die rund um die Vermietung eines Ferienhauses wichtig sind.

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  • Datum 12. Juli 2015
  • Tags Excel-Programmierung

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