Anträge stellen und genehmigen mit Outlook-AddIn

Ein Kunde nutzt Outlook intensiv für die Terminplanung und -organisation. Anträge für Urlaub, Dienstreise, Home-Office oder Bildungsurlaub wurden noch ganz klassisch auf Papier gestellt und bearbeitet. Ein Outlook-AddIn löst jetzt diese Papierformulare ab.

Outlook-AddIn verbessert Genehmigungsworkflow

Das Genehmigungsverfahren war in mehrfacher Hinsicht nicht gut. Auf Seiten des Antragstellers bzw. der Antragstellerin waren zu viel manuelle Eingaben erforderlich. Die Termine mussten in den Kalender und den Antrag eingegeben werden. Bei einer Genehmigung oder Ablehnung des Antrags musste der Status im Kalender aktualisiert werden. Es gab also viele potenzielle Fehlerquellen. Waren die Chefin oder der Chef, die z.B. den Urlaubsantrag genehmigen mussten, nicht im Haus, so blieb der Antrag bis zu deren Rückkehr liegen.

Das Outlook-AddIn, dass wir für den Kunden programmiert haben, reduziert auf der einen Seite die manuellen Eingaben und beschleunigt auf der anderen Seite den Workflow.

Individuelles Menüband mit unterschiedlichen Anträgen

Stellt ein Anwender einen Antrag auf Urlaub, Dienstreise, Home-Office oder Bildungsurlaub, wird ein übersichtliches Outlook-Formular geöffnet, in das alle erforderlichen Informationen eingetragen werden. Die Daten aus diesem Formular werden dann mit dem Status „Mit Vorbehalt“ in den Kalender des Antragstellers eingetragen. Bei einem Urlaubsantrag wird der Termin zusätzlich noch als „Privat“ gekennzeichnet. Gleichzeitig wird eine E-Mail zur Genehmigung des Antrags generiert und an die Chefin bzw. den Chef abgeschickt.

Outlook-AddIn mit übersichtlichem Dialog

Outlook-Formular Dienstreiseantrag

Falls der Antrag von Vorgesetzten genehmigt wird, erhält der Antragsteller oder die Antragstellerin eine E-Mail mit der Genehmigung. Im Kalender wird der Status des Termins automatisch von „Mit Vorbehalt“ auf „Abwesend“ bei Urlaub, Dienstreise oder Fortbildung gesetzt. Wurde ein Antrag auf Home-Office genehmigt, wird der Status des Termins auf „An einem anderen Ort tätig“ verändert. Gleichzeitig wird eine Kopie der E-Mail an ein freigegebenes Postfach geschickt, um die Dokumentation des Vorgangs sicherzustellen.

Wird der Antrag abgelehnt, wird ebenfalls eine Mail an die Antragstellerin bzw. den Antragsteller geschickt. Der ursprünglich geplante Termin wird vom Outlook-AddIn automatisch aus dem Kalender gelöscht.

Bei einem Antrag auf Fortbildung ist ein zweistufiges Genehmigungsverfahren erforderlich. Wird der Antrag vom direkten Vorgesetzen bzw. der direkten Vorgesetzten genehmigt, wird der Antrag zunächst an die Personalabteilung weitergeleitet.

Genehmigt die Personalabteilung den Antrag, wird eine Mail an die Antragstellerin oder den Antragsteller, die Vorgesetzen und an ein freigegebenes Postfach geschickt. Der Status des Termins wird im persönlichen Kalender der Antragstellerin bzw. des Antragstellers automatisch durch das Outlook-AddIn von „Mit Vorbehalt“ auf „Abwesend“ geändert.

Wird der Antrag direkt von den Fachvorgesetzten abgelehnt, erhält der Mitarbeiter eine entsprechende Mail und der Termin wird aus dem Kalender gelöscht.

Wird der Antrag von der Personalabteilung abgelehnt, so erhalten sowohl die direkten Vorgesetzten als auch der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin eine E-Mail mit der Ablehnung. In diesem Fall wird der Kalendereintrag aus dem persönlichen Kalender des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin gelöscht.

Durch die Umstellung von Papieranträgen auf elektronische Anträge mit Hilfe eines Outlook-AddIn wurde folgendes vereinfacht:

  • Die manuelle und fehleranfällige Pflege der Kalendereinträge entfällt. Es kann nicht mehr vergessen werden, den Terminstatus zu aktualisieren oder bei einem abgelehnten Antrag, den Termin komplett zu löschen.
  • Die Anträge können von den Vorgesetzten jetzt überall dort bearbeitet werden, wo ein Zugriff auf E-Mail möglich ist. Die Vorgesetzten müssen für die Bearbeitung der Anträge nicht mehr persönlich im Büro sein. Hierdurch wird die Durchlaufzeit der Anträge verringert.
  • Da die Anträge jetzt per Mail bearbeitet werden und die genehmigten Anträge automatisch an ein freigegebenes Postfach geschickt werden, entfällt das manuelle Einscannen und Ablegen der genehmigten Anträge.
Sie möchten Arbeitsabläufe durch E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte in Outlook schneller und effizienter bearbeiten? Sprechen Sie uns an!

Anfrage stellen
  • Datum 8. August 2019
  • Tags Outlook-Programmierung

Verwandte Projekte