Empfänger in Serienmail duzen und siezen 

Wir werden öfter gefragt, ob es möglich ist, in einer Serienmail einen Teil der Empfänger zu duzen und einen anderen Teil zu siezen. 

Technisch ist dies möglich, allerdings raten wir davon ab. Die Unterschiede enden nicht bei der Anredeformel „Liebe Petra“ oder „Sehr geehrter Herr Müller“, sondern ziehen sich durch die komplette Mail. 

Personen, die ich duze, schreibe ich in einem lockereren, vertraulicheren Stil anders an als solche, die ich sieze. 

Um die Empfänger persönlich zu erreichen, empfehlen wir, zwei Mails zu erstellen und zu verschicken, auch wenn beide Empfängergruppen in einer Excel-Tabelle gespeichert sind. 

Da die Excel-Formel für die unterschiedlichen Anredeformeln bei der gleichzeitigen Berücksichtigung von “du” und “Sie”, “Herrn” oder “Frau”, mit und ohne akademischen Titel sehr lang und unübersichtlich würde, zeigen wir Ihnen, in diesem Tipp einen alternativen, übersichtlicheren Weg. 

Ausgangspunkt für unser Beispiel ist die folgende Excel-Tabelle. In der Spalte E mit der Überschrift Du_Sie wird festgelegt, ob der Empfänger der E-Mail geduzt oder gesiezt wird.

Bei dieser kleinen Tabelle wäre es ein Leichtes, eine Spalte Anredeformel zu erstellen und in diese Spalte die korrekten Anreden zu schreiben. Bei einer umfangreicheren Tabelle ist dieses Vorgehen viel zu aufwändig. 

Daher erweitern wir die Tabelle um die folgenden zwei Spalten Anredeformel_Du und Anredeformel_Sie. In diese Spalten lassen wir durch die Funktion Anredeformel in Serienmail für jede Person die Anredeformel für Duzen und Siezen eintragen. Damit Sie das Ergebnis nachvollziehen können, beginnt der ScreenShot in Spalte C. Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus: 

In einem weiteren Schritt erstellen wir eine Spalte Anredeformel, in der die korrekte Anredeformel in Abhängigkeit vom Duzen oder Siezen mit Hilfe der WENN-Funktion erzeugt wird. Die WENN-Funktion sieht für unser Beispiel folgendermaßen aus: 

=WENN(E2=”Du”;G2;H2) 

Steht in der Spalte Du_Sie der Text Du, so wird die Anredeformel aus der Spalte G genommen. In jedem anderen Fall wird die Anredeformel aus Spalte H genommen. Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus:

Sie haben nun die Excel-Tabelle dafür vorbereitet, dass Sie E-Mails an Empfänger verschicken können, die Sie duzen und die Sie siezen. 

Nun können Sie über die entsprechenden Filterfunktionen in Excel alle Empfänger filtern, die Sie duzen bzw. die Sie siezen. In Serienmail können Sie im Bild Empfänger des Assistenten die Excel-Filter übernehmen. In diesem Beispiel werden sollen alle Personen eine Serienmail erhalten, die geduzt werden.

In der Spalte Versand sind jetzt nur noch die Personen markiert, die geduzt werden. Hierdurch bekommen auch nur die Personen eine Mail, die geduzt werden. Alle anderen, auch wenn die Adressdaten im gleichen Tabellenblatt gespeichert sind, bekommen keine Mail. 

Um alle Personen anzuschreiben, die Sie siezen, ändern Sie den Filter in Excel entsprechend.