Mit Serienmail für Outlook

ist das Versenden von personalisierten Serienmails mit Anhang so einfach wie das Schreiben von normalen E-Mails in Outlook

Outlook ist im Büro das Standardprogramm, um E-Mails zu versenden. Leider kann Outlook keine personalisierten Serienmails mit Dateianhang versenden. Wenn Sie Ihre Kunden, Lieferanten oder Vereinsmitglieder auf dem aktuellen Stand halten wollen, dann haben Sie die Wahl zwischen zwei Übeln: Entweder bekommen alle Empfänger eine unpersönliche Massenmail mit Dateianhang oder Sie nehmen die mühselige und zeitintensive Arbeit auf sich und versenden die E-Mails mit individueller Ansprache einzeln.

Vermutlich gefallen Ihnen die beide Möglichkeiten nicht. Die eine ist zu anonym, die andere zu aufwändig. Mit Serienmail für Outlook lösen Sie dieses Dilemma auf. Sie können viele personalisierte E-Mails mit Dateianhang und einem geringen Arbeitsaufwand versenden. Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Vorgang.

Mit Serienmail können Sie aus Outlook heraus E-Mails an beliebig viele Empfänger so einfach erstellen und versenden wie normale E-Mail an einen einzelnen Empfänger. Schreiben und formatieren Ihre E-Mail in Outlook, so wie Sie es gewohnt sind. Hängen Sie bei Bedarf Dokumente aus Word, Excel, etc. oder auch PDF-Dateien an. Serienmail holt sich die Informationen wie E-Mailadresse, Grußformel oder weitere individuelle Texte aus einer Excel-Tabelle.

Wir haben als Datenquelle ganz bewusst eine Excel-Tabelle gewählt, weil Excel in vielen Unternehmen genutzt wird, um Adressdaten in übersichtlicher, tabellarischer Form zu speichern. Sei es, dass diese Daten direkt in Excel eingegeben oder aus einem anderen System nach Excel exportiert werden.

Dies bedeutet für Sie, dass Sie in Ihrer gewohnten und vertrauten Office-Umgebung aus Outlook und Excel bleiben können. Die zeitintensive Einarbeitung in neue, komplizierte Programme entfällt.

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Mit Serienmail arbeiten Sie gleichzeitig entspannt und hoch professionell

Wenn Sie sich einen ersten Eindruck verschaffen wollen, dann schauen Sie sich das folgende Video an. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie einfach es ist, mit Serienmail für Outlook persönliche E-Mails mit Dateianhang Outlook zu verschicken.

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Sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie verschicken pro Empfänger eine persönliche E-Mail. Dieser Mail können Sie einen oder mehrere Dateianhänge beifügen. So kann niemand erkennen, wer diese E-Mail noch bekommen hat oder bekommt Anhänge, die nicht für ihn bestimmt sind.

Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben und nach Ihren Wünschen formatiert haben, starten Sie den Assistenten, der Sie ganz einfach Schritt für Schritt bis zum Versand der Serienmails führt.

So bereiten Sie die E-Mail vor

Schreiben Sie Ihre E-Mail ganz normal. Lassen Sie jedoch das Feld An leer, da hier später die E-Mailadresse des Empfängers automatisch vom Programm eingefügt wird. Sie müssen hier nichts machen. Statt der Grußformel fügen Sie einen Platzhalter, zum Beispiel %%Anrede%%, in den Text ein. Sollen alle Empfänger den gleichen Dateianhang bekommen, fügen Sie ihn schon an dieser Stelle ein.

Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben und nach Ihren Wünschen formatiert haben, starten Sie den Assistenten, der Sie ganz einfach Schritt für Schritt bis zum Versand der Serienmails führt.

Für den Versand vorbereitete E-Mail

So unterstützt Sie der Assistent Schritt für Schritt

Sie wählen die Excel-Arbeitsmappe und das Tabellenblatt aus, auf dem die Adressen für die Serienmail gespeichert sind.
Sie prüfen, ob Serienmail die Spalte mit der E-Mailadresse richtig erkannt hat.
Sie prüfen, ob Serienmail den Platzhalter für die Grußformel richtig erkannt hat.
Im nächsten Schritt des Assistenten können Sie einzelne Empfänger vom Versand ausschließen.
Im letzten Dialogbild des Assistenten klicken Sie auf Versenden, um Ihre personalisierten Serienmails zu verschicken.