SerienmailPro

​Mit SerienmailPro können Sie

• PDF-Dateien vor unbefugten Veränderungen schützen (1),
• PDF-Dateien vor unbefugtem Öffnen schützen (1) und
• mehrere E-Mails mit einem individuellen Dateianhang zu einer E-Mail mit mehreren individuellen Dateianhängen zusammenfassen (2).

Der Schutz vor unbefugten Veränderungen ist bei Zertifikaten, Bescheinigungen u.ä. relevant. Der Schutz vor unbefugtem Öffnen ist beim Versand von PDF-Dateien mit sensiblen personenbezogenen Daten wichtig. Ihre Geschäftspartner werden es Ihnen danken, wenn Sie ihnen statt einer Reihe von E-Mails nur eine E-Mail mit mehreren Dateianhängen schicken.

Sie müssen nicht mehr jede Datei einzeln schützen und speichern. Diese lästige, zeitraubende und fehleranfällige Routinearbeit nimmt Ihnen SerienmailPro ab.

Kennwörter festlegen

SerienmailPro benötigt eine Spalte mit der Überschrift Kennwort. Aus dieser Spalte wird das Kennwort zum Schutz der PDF-Dateien genommen. Sie können die Kennwörter entweder eingeben oder vom Add-In erzeugen lassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kennwörter generieren, um die Kennwörter automatisch erstellen zu lassen. Das Add-In erzeugt dann in der Spalte Kennwort für jede PDF-Datei ein individuelles Kennwort.

PDF-Dateien schützen

Nachdem Sie die Kennwörter in die Spalte Kennwort eingetragen oder erzeugt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche PDF-Dateien schützen. Im folgenden Dialog legen Sie fest:

• Welche Dateien verschlüsselt werden sollen (1).
• In welcher Spalte sich das Kennwort befindet (2).
• Ob und welche Einschränkungen es für die Bearbeitung der Dateien geben soll (3).
• Ob Sie eine ungeschützte Sicherungskopie der PDF-Dateien in einen Unterordner kopieren wollen (4).

Nachdem Sie die Dateien verschlüsselt haben, können Sie sie sicher per Mail an die jeweiligen Empfänger verschicken.

SerienmailPro nimmt Ihnen die mühsame Aufgabe ab, jede PDF-Datei einzeln zu öffnen, zu schützen und zu speichern. SerienmailPro übernimmt für Sie diese lästige Arbeit.

Das folgende Video zeigt, wie einfach es ist, die PDF-Dateien zu verschlüsselt.

E-Mails zusammenfassen

Wenn Sie die folgende Excel-Liste verwenden, erhält jeder Empfänger so viele E-Mails, wie es Anlagen für ihn gibt. Das führt zu Unübersichtlichkeit und einem überfüllten Postfach. Mit SerienmailPro wandeln Sie die Liste so um, dass jeder Empfänger nur eine E-Mail bekommt. Diese E-Mail enthält alle für ihn bestimmten individuellen Dateianhänge.

Sie legen fest,

• welche Spalten übernommen werden,
• aus welchen Spalten der Wert nur einmal übernommen wird und
• aus welchen Spalten alle Werte übernommen werden.

Aus diesen Angaben wird ein weiteres Tabellenblatt in der Excel-Arbeitsmappe erzeugt. Dieses Tabellenblatt ist so aufgebaut, dass für jeden Empfänger eine E-Mail mit unterschiedlichen vielen Dateianhängen generiert wird.  Für den Versand der Serienmails nehmen Sie dieses Tabellenblatt als Datenquelle.

Ihre Vorteile beim Arbeiten mit Serienmail:

• Sie bleiben in Ihrer gewohnten Office-Umgebung – die Einarbeitung in ein neues Programm ist unnötig.
• Ihre Daten bleiben bei Ihnen im Haus – Sie behalten die vollständige Kontrolle über Ihre Daten.
• Die Anwendung ist selbst erklärend – Sie können sich uneingeschränkt auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.
• Serienmail erledigt zeitaufwändige und fehleranfällige Routinearbeiten schnell und sicher.