SerienmailPro

Mit SerienmailPro können Sie

• PDF-Dateien vor dem Senden schützen (1)
• mehrere E-Mails mit einem individuellen Dateianhang zu einer E-Mail mit mehreren individuellen Dateianhängen zusammenfassen (2)

Mehrere PDF-Dateien schützen – in einem Arbeitsschritt

Mehrere PDF-Dateien schützen – in nur einem Arbeitsschritt. SerienmailPro entlastet Sie von der lästigen, fehleranfälligen und zeitintensiven Routinearbeit, jede PDF-Datei einzeln zu schützen.  Egal, ob es sich um sensible Finanzdaten oder Zertifikate handelt. Finanzdaten müssen vor den neugierigen Blicken und Zertifikate vor unbefugten Veränderungen geschützt werden.

Mit SerienmailPro verschlüsseln Sie mehrere PDF-Dateien vor dem Versand in einem Arbeitsgang. Sie verhindern so, ohne großen Zeit- und Arbeitsaufwand, dass unbefugte Personen die Dateien öffnen oder verändern können. Sie zeigen Ihren Kunden, dass Sie den Datenschutz ernst nehmen.

Kennwörter festlegen

SerienmailPro benötigt eine Spalte mit der Überschrift Kennwort. Der Inhalt dieser Spalte wird als Kennwort für den Schutz der PDF-Dateien benutzt. Sie können die Kennwörter in dieser Spalte manuell eingeben oder durch das Add-In erzeugen lassen. Möchten Sie die Kennwörter automatisch erstellen lassen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Kennwörter generieren. Hierdurch wird in der Spalte Kennwort für jede PDF-Datei ein individuelles Kennwort erzeugt.

PDF-Dateien schützen

Nachdem Sie die Kennwörter in die Spalte Kennwort eingetragen oder erzeugt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche PDF-Dateien schützen. In dem sich öffnenden Dialog legen Sie fest,

• welche Dateien verschlüsselt werden sollen (1),
• in welcher Spalte sich das Kennwort befindet (2),
• ob und welche Einschränkungen es für die Bearbeitung der Dateien geben soll (3) und
• ob Sie eine Sicherungskopie in einen Unterordner kopieren wollen (4).

Nachdem Sie die Dateien verschlüsselt haben, können Sie sie sicher per Mail an die jeweiligen Empfänger verschicken.

SerienmailPro entlastet Sie von den unliebsamen und lästigen Aufgaben, jede Datei einzeln zu öffnen, den Befehl zum Schutz der Datei aufzurufen, ein Kennwort einzugeben und zu guter Letzt, die Datei zu speichern.

Das folgende Video zeigt, wie die PDF-Dateien verschlüsselt werden.

E-Mails zusammenfassen

Würden Sie die untenstehende Liste verwenden, bekäme jeder Empfänger genauso viele E-Mails, wie Anlagen für ihn existierten. Dies ist für den Empfänger unübersichtlich und sorgt für ein überfülltes Postfach. Mit SerienmailPro wandeln Sie die Liste so um, dass jeder Empfänger eine einzige E-Mail bekommt. Diese E-Mail enthält alle für ihn bestimmten individuellen Dateianhänge.

Sie legen fest,

• welche Spalten übernommen werden,
• aus welchen Spalten der Wert nur einmal übernommen wird und
• aus welchen Spalten alle Werte übernommen werden.

Aus diesen Angaben wird ein weiteres Tabellenblatt in der Excel-Arbeitsmappe erzeugt. Dieses Tabellenblatt ist so aufgebaut, dass für jeden Empfänger eine E-Mail mit unterschiedlichen vielen Dateianhängen generiert wird.  Für den Versand der Serienmails nehmen Sie dieses Tabellenblatt als Datenquelle.

Ihre Vorteile beim Arbeiten mit Serienmail

• Sie bleiben in Ihrer gewohnten Office-Umgebung – die Einarbeitung in ein neues Programm entfällt.
• Ihre Daten bleiben bei Ihnen im Haus – Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten.
• Die Anwendung ist selbst erklärend –  Sie können sich ganz auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.
• Zeitaufwändige und fehleranfällige Routinearbeiten werden schnell und sicher erledigt.