Das Anlegen des Webinars ist der erste Schritt. Für ein professionell vorbereitetes Webinar sind noch eine Reihe weitere Schritte durchzuführen. 

Rollen festlegen

Zunächst legen Sie die Rollen der anderen am Webinar beteiligten Personen fest. Dies passiert im Bereich der Ereignisgruppen (1).

Der Veranstalter (2) ist die Person, die das Online-Seminar erstellt hat. Nur der Veranstalter kann Details, wie Seminartitel, Seminarbeschreibung, Seminartermin oder Mitorganisatoren und Referenten anlegen oder ändern. Alle anderen Einträge können auch von dem Mitorganisator oder den Mitorganisatoren erstellt und bearbeitet werden. 

Mitorganisatoren (3) können den Veranstalter unterstützen. Sie können keine Einträge auf der Seite Details verändern. 

Teams unterscheidet bei den Referenten zwischen Referenten aus Ihrer Organisation (4) und externen Referenten (5). Diese Unterscheidung ist für die automatisch versandte Einladung wichtig. Bei Referenten aus der eigenen Firma kann Teams die Identität automatisch prüfen und die entsprechenden Sicherheitseinstellungen vornehmen. Bei externen Referenten wird für die Einladung ein individueller Hyperlink erzeugt. In der E-Mail wird der Hinweis gegeben, diesen Link nicht weiterzugeben. 

Abschließend legen Sie im Bereich Ereigniszugriff (6) noch fest, ob es sich bei dem Webinar um ein Firmenseminar handelt oder ob auch Personen außerhalb Ihrer Organisation an dem Online-Webinar teilnehmen können. 

Im Bereich Teilnehmererfahrung (7) wird eine Zusammenfassung der Einstellung für die Teilnehmer angezeigt. So haben Sie als Organisator die Möglichkeit zu überprüfen, ob alle Einstellung so sind, wie es für das Webinar am besten ist. Diese Optionen können auch von Mitorganisatoren geändert werden. Sollten einige Einstellungen nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, so können Sie sie über Besprechungsoptionen anpassen. 

Biografien der Vortragenden 

Wurden bereits Referenten festgelegt bzw. eingeladen, so finden Sie im Bereich Biografien der Vortragenden eine tabellarische Aufstellung aller Referenten. Durch einen Klick auf Bearbeiten öffnet sich ein Dialog, in dem weitere Details zu den Referenten eingegeben werden können. Die hier gemachten Eingaben erscheinen auf der Anmeldeseite. Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer können sich so vorab ein Bild machen. 

E-Mails 

In der Rubrik E-Mails sehen Sie eine Aufstellung, welche E-Mails bei welchem Ereignis verschickt werden. Sie können sich auch eine Vorschau der E-Mails anzeigen lassen. Für eine Anpassung der hier angezeigten Einstellung ist eine Teams Premium Lizenz erforderlich.

Besprechungsoptionen

Über die Besprechungsoptionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen, die Ihnen die Durchführung eines Webinars erleichtern.
Sie rufen die Besprechungsoptionen in der Titelleiste des Webinars über das Symbol des Zahnrads oder den Link Besprechungsoptionen auf.
Es öffnet sich das folgende Fenster:

Im Bereich Sicherheit legen Sie fest, wer automatisch in den Besprechungsraum eingelassen wird und wer zunächst im Wartebereich bleibt.
Im Bereich Audio und Video können Sie festlegen, ob die Teilnehmer und Teilnehmerinnen mit Mikrofon und/oder Kamera zugelassen werden. Deaktivieren Sie die Option Mikrofon für Teilnehmer zulassen und aktivieren Sie die Option Kamera für Teilnehmer zulassen, so hat das die folgenden Auswirkungen:

Alle Teilnehmer können sich sehen, gleichzeitig ersparen Sie es sich, die Teilnehmer daran zu erinnern, die Mikrofone auszuschalten. Für Fragerunden während des Webinars können Sie die Mikrofone zentral ein- und auch wieder ausschalten.
Scrollen Sie in dem Bild nach unten, so erscheinen die Bereiche Einsatz und Rollen.

Im Bereich Einsatz legen Sie fest, auf welche Weise sich die Teilnehmer mit Ihnen und den anderen Teilnehmern austauschen können.
Im Bereich Rollen können Sie die gleichen Einstellungen vornehmen, wie bereits oben beschrieben.
Im letzten Bereich Aufzeichnung und Transkript definieren Sie, wer die Aufzeichnung und Transkription starten kann. Sollten Sie im Unternehmen Microsoft Copilot einsetzen, so können Sie hier festlegen, wie Copilot agieren soll.

Den ersten Teil des Tipps zur Einrichtung von Webinaren finden Sie hier.