Mit der bedingten Formatierung in Excel können Sie bestimmte Zellen im Tabellenblatt auf Basis von Regeln besonders hervorheben. Die hervorzuhebenden Zellen können mit einer besonderen Formatierung oder durch das Hinzufügen von Symbolsätzen, Datenbalken und Farbskalen gekennzeichnet werden. Solche Formatierungsregeln lassen sich nicht direkt auf die Datenpunkte in einem Diagramm übertragen. In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie die Füllfarbe von Datenpunkten in einem Säulendiagramm in Abhängigkeit von einer Regel beeinflussen können.

Ausgangssituation

In einem Tabellenblatt werden die monatlichen Umsatzzahlen von zwei Jahren dargestellt. Die Tabelle sieht so aus: 

In einem Säulendiagramm sollen die 12 Monatsumsätze des Jahres 2024 dargestellt werden. Wenn der Umsatz eines Monats höher ist als der im gleichen Monat des Vorjahres, soll die Säule mit einer grünen Füllfarbe dargestellt werden. War der Umsatz des Vorjahres nur geringfügig höher, soll die Säule eine gelbe Füllfarbe erhalten. Wenn der Umsatzrückrang stärker ausgefallen ist, soll die Säule rote eingefärbt werden.

Neue Spalte erzeugen

Bevor das Säulendiagramm erstellt wird, muss die Datenbasis vorbereitet werden. Die Umsatztabelle wird um drei Spalten erweitert. In der ersten Spalte wird für jeden Monat bestimmt, ob es eine Steigerung zum Vorjahr gegeben hat. Die Spalte hat die Überschrift Steigerung. Die Formel für den Monat Januar in der Zelle D2 lautet folgendermaßen: 

=WENN(C2>B2;C2;NV()) 

Mit dieser Formel wird geprüft, ob für den Monat Januar der Umsatzwert des Jahres 2024 höher ist als der Jahres 2023. Wenn dies der Fall ist, wird der Umsatzwert des Jahres 2024 in die Zelle übernommen. Ansonsten erscheint der Fehlerwert NV(). Dieser Fehlerwert steht für nicht vorhanden. Wenn Sie die neue Spalte D in der Datenbasis für das Säulendiagramm einbeziehen, werden alle Zellen mit dem Wert #NV ignoriert, d.h. der Datenpunkt erscheint nicht im Diagramm. Die Verwendung von #NV ist der entscheidende Punkt für die bedingte Formatierung von Datenpunkten. 

Die zweite neue Spalte hat die Überschrift Geringer Rückgang. Ein Umsatzrückgang ist gering, wenn im Vorjahr max. 5% mehr Umsatz erzielt worden ist. Die Formel für den Monat Januar in der Zelle E2 lautet folgendermaßen: 

=WENN(UND(B2>C2;C2>=B2*0,95);C2;NV()). 

Die dritte Spalte erhält die Überschrift Hoher Rückgang. Ein hoher Rückgang bedeutet mehr als 5% Umsatz weniger als im gleichen Vorjahresmonat. 

Die Formel für den Monat Januar in der Zelle F2 lautet folgendermaßen: 

=WENN(C2<B2*0,95;C2;NV()) 

Die Formeln in den drei neuen Spalten werden für alle anderen Monate nach unten kopiert. 

Danach sieht das Tabellenblatt so aus: 

Säulendiagramm erstellen 

Um das Säulendiagramm zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 

1. Markieren Sie den Zellbereich A1:A13 und halten Sie die STRG-Taste gedrückt. 
2. Markieren Sie den Zellbereich D1:F13. 
3. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Diagramme auf die Schaltfläche Säulen- oder Balkendiagramm einfügen und dann auf das erste Diagramm im Bereich 2D-Säule. Das Diagramm sieht zunächst so aus:

Je nachdem, ob es in einem Monat eine Steigerung, einen geringen oder hohen Rückgang gegeben hat, hat eine Säule eine andere Füllfarbe. Die Abstände zwischen den Säulen sind unterschiedlich, da pro Monat nur jeweils ein Datenpunkt aus drei Datenreihen angezeigt wird. Alle Datenpunkte mit dem Wert #NV sind ausgeblendet.

4. Markieren Sie einen Datenpunkt der Datenreihe Steigerung mit der rechten Maustaste.
5. Klicken Sie auf den Kontextmenüpunkt Datenreihen formatieren und dann auf die Schaltfläche Datenreihenoptionen, falls sie noch nicht aktiviert sein sollte. Der Aufgabenbereich Datenreihen formatieren sieht so aus: 

6. Ändern Sie den Wert im Eingabefeld Reihenachsenüberlappung von -27% auf 100%. De Abstand zwischen einzelnen Säulen ist gleich. 

7.Markieren Sie nochmals einen Datenpunkt der Datenreihe Steigerung mit der rechten Maustaste und rufen Sie den Kontextmenüpunkt Datenreihen formatieren auf. 
8. Klicken Sie im Aufgabenbereich Datenreihen formatieren auf die Schaltfläche Füllung und Linie.

9. Geben Sie eine grüne Füllfarbe an.

10. Wiederholen Sie die Schritte für einen Datenpunkt aus der Datenreihe Geringer Rückgang und weisen Sie ihm eine gelbe Füllfarbe zu.
11. Wiederholen Sie nochmals die Schritte für einen Datenpunkt aus der Datenreihe Hoher Rückgang und weisen Sie ihm eine rote Füllfarbe zu. 
12. Markieren Sie die Werte auf der Y-Achse und formatieren Sie die Zahlen ohne Dezimalstellen.
13. Markieren Sie abschließend im Diagramm den Diagrammtitel.
14. Geben Sie in der Bearbeitungsleiste ein Gleichheitszeichen und klicken Sie auf die Zelle C1. Der Diagrammtitel lautet danach Jahr 2024.

Das Diagramm sieht am Ende so aus:

Fazit

Die bedingte Formatierung lässt sich auf Datenpunkte in einem Diagramm übertragen, wenn Sie in einer Datenreihe per Formel die Fehlerwerte #NV einsetzen und sich diese Datenreihe mit einer oder mehreren Datenreihen zu 100% überlappt.