Bei der Barrierefreiheit geht es darum, Menschen mit Behinderungen und ältere Menschen besser am gesellschaftlichen Leben teilhaben zulassen, indem Hindernisse beseitigt werden. Der problemlose Zugang zu digitalen Inhalten wie barrierefreie Webseiten oder Office-Dateien spielt ebenfalls eine Rolle. In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie die Barrierefreiheit in einer Excel-Arbeitsmappe prüfen können. In Excel ist der Kontrast zwischen Vorder- und Hintergrundfarben für die Barrierefreiheit wichtig.

Barrierefreiheit prüfen

In Excel können Sie die Barrierefreiheit folgendermaßen prüfen:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfen:
2. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Barrierefreiheit prüfen

Am rechten Rand des Bildschirms wird ein Aufgabenbereich eingeblendet. Dieser Aufgabenbereich hat die Überschrift Barrierefreiheits-Assistent. Er sieht so aus:

Gleichzeitig wird im Menüband die Registerkarte Barrierefreiheit eingeblendet.

Beim Starten des Barrierefreiheits-Assistenten wird die gesamte Arbeitsmappe u. a auf folgende Punkte geprüft:

• Schwer lesbarer Textkontrast
• Fehlende Alternativtexte in Diagrammen
• Standardtabellenblattnamen

Wenn sich in einer Arbeitsmappe beispielsweise zwei Tabellenblätter mit den Namen Tabelle1 und Tabelle2 befinden, ein Diagramm ohne Alternativtext sowie mehrere Zellen oder Zellbereiche mit einem zu geringen Kontrast befinden, erscheinen im Barrierefreiheits-Assistenten folgende Warnhinweise:

Gleichzeitig erscheint links in der Statusleiste standardmäßig folgender Hinweis: Barrierefreiheit: Untersuchen

Wenn Sie auf den Text klicken, wird ebenfalls der Barrierefreiheits-Assistent eingeblendet.

Kontrast ändern

Ein ausreichender Kontrast zwischen Vorder- und Hintergrundfarben stellt sicher, dass Zellwerte und Diagramme auch für Menschen mit Sehbehinderungen gut erkennbar sind.

Wenn Sie auf den Hinweis Schwerer lesbarer Textkontrast klicken, werden die betroffenen Zellen markiert. Es werden alle Zellen markiert, die die gleiche Formatierung mit Text- und Hintergrundfarben aufweisen. Das folgende Dialogbild erscheint mit einem Vorschlag zur Verbesserung des Kontrasts:

Wenn Sie auf eines der beiden Quadrate klicken, wird die Formatierung in den Zellen bzw. den Zellbereichen entsprechend geändert und die Barrierefreiheit verbessert. Danach können Sie die anderen Zellen und Zellbereiche prüfen und ändern.

Alternativtext eingeben

Beim Klick auf den Hinweis Fehlender Alternativtext im Bereich Medien und Illustrationen des Barrierefreiheits-Assistenten erscheint folgendes Bild:

Sie werden aufgefordert einen Alternativtext für das betroffene Diagramm einzugeben. Der Alternativtext beschreibt, was im Diagramm dargestellt wird. Bei der Sprachausgabe werden diese Informationen vorgelesen. Wenn Sie das Diagramm als dekorativ kennzeichnen, brauchen Sie keinen Alternativtext einzugeben, um die Barrierefreiheit zu gewährleisten. In diesem Fall wird es keine Bildschirmsprachausgabe geben.

Standardblattname ändern

Wenn Sie im Barrierefreiheits-Assistenten im Bereich Dokumentstruktur auf den Text Standardblattname klicken, sieht der Aufgabenbereich so aus:

Sie können in dem Dialogbild nacheinander allen Tabellenblättern aussagekräftigere Namen geben.

Kontrast beachten bei der Farbauswahl

Wenn Sie Excel im Rahmen eines Softwareabonnements nutzen, werden Sie ab der Version Oktober 2024 bereits bei der Formatierung von Zellen mit Text- und Hintergrundfarben auf zu geringe Kontraste hingewiesen.

Wenn Sie im Menüband auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Textfarbe klicken und eine Farbe mit einem zu geringen Kontrast wählen, sieht das Dialogbild so aus:

Bei Bedarf können Sie sich nur die Farben anzeigen lassen, die einen hohen Kontrast gewährleisten, indem Sie den Schieberegler am oberen Rand betätigen. Das Dialogbild sieht dann so aus:

Hinweis

Die Standardeinstellungen bezüglich der Barrierefreiheit können Sie in den Optionen von Excel ändern.

1. Klicken Sie auf Datei.
2. Klicken Sie danach auf Optionen.
3. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Barrierefreiheit.

Es erscheint folgendes Dialogbild:

Fazit

Mit Excel können Sie Ihre Arbeitsmappen übersichtlich mit Hilfe eines Assistenten auf Barrierefreiheit prüfen und die notwendigen Änderungen vornehmen.