Behalten Sie die Kontrolle

Prüfen Sie mit minimalem Aufwand, ob jede E-Mail das richtige Dokument enthält!

Beim Erstellen der einzelnen Dokumente mit SerienbriefPDF werden viele Felder benötigt, die für den anschließenden Versand der Dateien per E-Mail nicht erforderlich sind. Eine Datenquelle für den Serienbrief kann folgendermaßen aussehen:

Die Tabelle ist so breit, dass sie auf dem Screenshot nicht lesbar ist. Auf dem Bildschirm ist das Arbeiten mit einer solch breiten Tabelle aufwändig.

SerienbriefPDF fügt für die individuellen Dateianhänge rechts neben der Excel-Tabelle eine weitere Spalte mit der Bezeichnung Anlage1 ein. Umfasst Ihre Datenquelle für die Seriendruckdokument bereits viele Spalten, so ist die Tabelle eventuell breiter als der Bildschirm. Prüfen Sie Ihre Daten, so müssen Sie ständig in der Excel-Tabelle hin- und her springen. Dies ist lästig und fehleranfällig. Die oben abgebildete Tabelle wird also noch um ein Spalte breiter und somit noch schlechter kontrollierbar.

Für den Versand der E-Mails ist es häufig ausreichend nur zwei Spalten zu übernehmen, die Anredeformel und die E-Mailadresse. Die Spalte Anlage1 wird automatisch angefügt. Ihre Excel-Tabelle enthält nur drei Spalten, die schnell und einfach überprüft werden können.

Im Schritt Serienmail des Assistenten legen Sie fest, ob die erzeugten Dokumente überhaupt versandt werden sollen und wenn ja, ob und wo die Excel-Arbeitsmappe für den Versand der E-Mails gespeichert werden soll. Haben Sie diese Angaben gemacht, so steht dem Versand nichts mehr im Weg. In diesem Schritt des Assistenten können Sie ebenfalls auswählen, welche Felder für den Versand der E-Mails benötigt werden.

Dies geschieht im Bereich Felder. Standardmäßig sind alle Felder aktiviert, sodass auch alle Felder übernommen werden.

In unserem Beispiel sollen die Rechnungen für ein Seminar erzeugt und verschickt werden. Für das Erstellen der Rechnungen sind die vollständigen postalischen Angaben zur Firma, dem Mitarbeiter, dem Seminar und das Seminardatum erforderlich. Für den Versand der Rechnungen per E-Mail reicht die Anredeformel und die E-Mailadresse. Von den insgesamt 18 Felder aus der Datenquelle für die Serienbriefe werden für den E-Mailversand lediglich zwei Felder benötigt.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Alle ausschließen werden zunächst alle Felder deaktiviert. Anschließend werden die Felder Anredeformel und Emailadresse wieder aktiviert.

Die mit dieser Auswahl erzeugte Excel-Tabelle für den Versand der E-Mails ist wesentlich übersichtlicher.

Sie enthält die persönliche Anrede für die E-Mail, die E-Mailadresse und in der Spalte Anlage1 den Pfad und Dateinamen der Teilnahmebescheinigung. Eine Kontrolle der Daten ist jetzt auf einen Blick, ohne lästiges hin und her Scrollen, möglich.