Wie Sie Grenzen von Word-Serienbriefen erkennen und diese Beschränkungen in SerienbriefPDF verschieben

Word-Serienbriefe sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um gleichlautende Schreiben an viele Empfänger zu erstellen. Mit SerienbriefPDF lassen sich diese Schreiben in einzelne PDF-Dateien umwandeln – ideal für den digitalen Versand oder die Archivierung.

Die Serienbrief-Funktion von Word bietet bereits viele Möglichkeiten, stößt jedoch in bestimmten Szenarien an ihre Grenzen. SerienbriefPDF kann diese Grenzen nicht vollständig aufheben, aber mit den folgenden Tipps lassen sich die Grenzen hinausschieben.

Grenzen der Serienbrief-Funktion in Word

Problem: Zeichenbegrenzung bei Seriendruckfeldern

Word-Seriendruckfelder sind auf maximal 255 Zeichen begrenzt. Enthält ein Feld mehr, werden alle Zeichen ab Position 256 abgeschnitten. Excel-Zellen können jedoch deutlich mehr Zeichen enthalten – diese werden beim Seriendruck nicht vollständig übernommen.

Lösung: Den Inhalt aufteilen

Um alle Zeichen zu übernehmen, muss der Inhalt auf mehrere Felder verteilt werden.

Schritt 1: Die Zeichenanzahl ermitteln

Mit der Excel-Funktion LÄNGE() prüfen Sie, wie viele Zeichen das Feld enthält. Beispiel =LÄNGE(C2)

Schritt 2: Den Inhalt aufteilen

In unserem Beispiel umfasst das Feld Beschreibung maximal 403 Zeichen. Wir fügen zwei zusätzliche Felder hinzu: Beschreibung1 und Beschreibung2.
Die Aufteilung erfolgt mit der Funktion TEIL():

• Für Beschreibung1:
  =TEIL(C2;1;255)
  (C2 = Originaltext, Start bei Zeichen 1, Länge 255)
• Für Beschreibung2:
  =TEIL(C2;256;255)
  (Start bei Zeichen 256, Länge 255)

Zusätzliche Tipps

Sollte das Feld mehr als 510 Zeichen umfassen, so ist ein weiteres Feld erforderlich.

Die Felder Beschreibung1 und Beschreibung2 müssen ohne Leerzeichen hintereinander in den Serienbrief eingefügt werden.

Überprüfen Sie die Länge der Feldnamen

Word kürzt Feldnamen, die länger als 40 Zeichen sind, automatisch auf 40 Zeichen. SerienbriefPDF greift auf die von Word verwendeten Feldnamen zu – und diese sind in solchen Fällen gekürzt. Das kann zu Problemen führen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Fügen Sie unter der Zeile mit den Feldnamen eine zusätzliche Zeile ein.
2. Verwenden Sie die Excel-Funktion LÄNGE(), um die Zeichenanzahl jedes Feldnamens zu ermitteln.
3. Prüfen Sie, ob ein Feldname mehr als 40 Zeichen enthält.
4. Kürzen Sie gegebenenfalls den Feldnamen.
5. Löschen Sie die Hilfszeile wieder.

Anzahl der Felder in der Datenquelle

Word kann Datenquellen verarbeiten, die maximal 254 Seriendruckfelder enthalten.

Wenn nicht alle Felder für den Seriendruck benötigt werden, empfiehlt es sich, eine zweite Datenquelle anzulegen, die nur die erforderlichen Felder enthält.

Grenze bei variablen Textstellen

Müssen in einem Dokument mehr als 254 variable Textstellen oder Textpassagen mit individuellen Inhalten gefüllt werden, stößt die Serienbrieffunktion von Word an ihre Grenzen. In diesem Fall ist Word nicht geeignet, um solche Dokumente zu erstellen.

Alternative Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen

Für komplexe Anforderungen müssen Makros oder spezielle Add-Ins eingesetzt werden, die diese Word-Beschränkung umgehen.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie vor dieser Herausforderung stehen – wir unterstützen Sie bei der passenden Lösung. Sie erreichen uns unter der Telefon-Nr. +49 (2324) 70 89 4 – 0 oder per Mail unter info@it-service-ruhr.de.