Serienbriefe mit vier Anredeformeln

Wer die Serienbrief-Funktion von Word nutzt und die vollständige Anrede, wie z.B. „Sehr geehrte Frau Meier“ oder „Sehr geehrter Herr Müller“, in der Datenquelle speichert, erschwert sich die Arbeit unnötig. Häufig werden Serienbriefe eingesetzt, um offizielle Dokumente mit vollständiger postalischer Anschrift und Anrede zu erstellen. Bei offizellen Dokumente ist es wichtig, dass alles korrekt ist. Ist die Anrede vollständig in der Datenquelle gespeichert, entsteht doppelter Pflegeaufwand.

Es lohnt sich, die Wenn-Dann-Sonst-Funktion in Word zu nutzen, um dauerhaft Zeit und Nerven zu sparen.

In der folgenden Datenquelle sind alle Informationen vorhanden, um sowohl die Anschrift als auch die Anrede des Empfängers im Serienbrief erstellen zu können.

Die postalische Anschrift lässt sich sehr einfach aus den vorhandenen Seriendruckfeldern erstellen und sieht im Word-Dokument folgendermaßen aus:

Wir müssen vier Fälle für die korrekte Anrede der Kontakte abdecken.

• „Sehr geehrte Frau Müller,“
• „Sehr geehrter Herr Peters,“
• „Guten Tag Alex Schmidt,“ und
• Sehr geehrte Damen und Herren,“.

Die WENN-DANN-Funktion in Word vereinfacht dies. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Anrede erscheinen sollen. Rufen Sie anschließend auf dem Register Sendungen die Schaltfläche Regeln auf und klicken auf den Befehl Wenn…Dann…Sonst. 

Um die korrekte Anrede für eine Dame zu erzeugen, tragen Sie Folgendes in den Dialog ein:

Die Einträge bedeuten: Wenn im Feld Anrede der Kleinbuchstabe w steht, füge bitte den Text „Sehr geehrte Frau “ ein. Insgesamt haben wir vier unterschiedliche Anredeformen, deshalb muss das Feld Sonst leer bleiben. Das Leerzeichen hinter „Frau“ ist erforderlich, damit zwischen Anredeformel und Nachnamen ein Leerzeichen erscheint.

Um die korrekte Anrede für einen Herren zu erzeugen, tragen Sie Folgendes in den Dialog ein:

Die Einträge haben folgende Bedeutung: Steht im Feld Anrede der Kleinbuchstabe m, ergänze den Text „Sehr geehrter Herr“.

Soll die Anrede z.B. „Guten Tag Alex Schmidt“ lauten, so tragen Sie Folgendes in das Dialogfeld ein:

Bei der Anrede einer diversen Person ist zusätzlich das Seriendruckfeld Vorname in das Bedingungsfeld einzufügen. Zuerst definieren Sie die Bedingung und schreiben dann den Text „Guten Tag “ in das Feld Dann diesen Text einfügen. Hinter dem Wort „Tag“ setzen Sie ein Leerzeichen. Danach drücken Sie die Tastenkombination <Strg + F9>. Dadurch wird ein Feld eingefügt, dass aus einer sich öffnenden und schließenden runden Klammer besteht. Diese Klammern dürfen Sie nicht mit Hilfe die Tastatur schreiben, sondern müssen Sie über die Tastenkombination einfügen. Nach dem Einfügen der Feldklammern schreiben Sie den Text „Vorname“ zwischen die Klammern.

Lautet die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herrn“, so tragen Sie Folgendes in das Feld ein:

Den Eintrag Vergleichen mit lassen Sie leer.

Nachdem Sie die unterschiedlichen Wenn…Dann…Sonst-Formeln für die Anreden erstellt haben, fügen Sie in dem Word-Dokument noch das Feld Nachname und ein Komma ein.

Wenn Sie die Zeile mit den Wenn…Dann…Sonst-Formeln markieren, anschließend mit der rechten Maustaste anklicken und dann den Befehl Feldfunktionen ein/aus wählen, werden Ihnen die Feldfunktionen angezeigt. In unserem Beispiel sieht der Absatz mit den Anredeformeln folgendermaßen aus:

Auf den ersten Blick wirkt es vielleicht etwas verwirrend. Bei genauerer Betrachtung der Seriendruckfelder erkennt man jedoch schnell die Systematik. Das Feld beginnt mit

IF = legt fest, dass es sich um eine Bedingung handelt

{MERGEFIELD Anrede} = Name des Seriendruckfeldes, dann kommt

= (Gleichheitszeichen) = Operator für die Bedingung

w = Inhalt der Bedingung

„Sehr geehrte Frau „ = legt fest, was passieren soll, wenn die Bedingung erfüllt ist

„“ = legt fest, was passieren soll, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist.

Beim erstmaligen Erstellen eines Serienbriefs kann es zunächst ungewohnt erscheinen, die korrekte Anrede mithilfe von vier verschiedenen Feldfunktionen zusammenzusetzen. Langfristig jedoch überwiegt der Nutzen: Der einmalige Aufwand für die Einrichtung der Feldfunktionen in Word ist deutlich geringer als der fortlaufende Aufwand für die doppelte Pflege der Datensätze.