E-Mail-Versand mit individuellen Anhängen optimieren

Beim Versand personalisierter Dokumente wie Rechnungen, Bescheinigungen oder Zertifikaten entstehen häufig mehrere E-Mails pro Empfänger – jeweils mit einem einzelnen Anhang. Das führt zu unübersichtlichen Postfächern, erhöhtem Kommunikationsaufwand und unnötiger Belastung der IT-Infrastruktur.

SerienmailPro bietet eine Lösung: Das Outlook-Add-In strukturiert Ihre Datenquelle so um, dass jeder Empfänger nur eine E-Mail erhält, die alle für ihn bestimmten Anhänge enthält – unabhängig von deren Anzahl.

Funktionsweise

• Ausgangspunkt ist eine Excel-Liste mit mehreren Zeilen pro Empfänger – jeweils mit einem individuellen Dateianhang.
• SerienmailPro analysiert die Liste und erstellt ein neues Tabellenblatt, in dem die Anhänge pro Empfänger zusammengeführt werden.
• Beim Versand wird pro Empfänger genau eine E-Mail generiert – mit allen relevanten Anhängen.

Vorteile für Ihr Unternehmen

• Reduzierung der E-Mail-Flut: Weniger Nachrichten, mehr Übersicht
• Professioneller Auftritt: Eine strukturierte Kommunikation wirkt seriöser und kundenfreundlicher
• Effiziente Verarbeitung: Automatisierte Umstrukturierung spart Zeit und vermeidet Fehler
• Nahtlose Integration: Steuerung über Excel, Versand über Outlook – keine zusätzliche Software erforderlich

Typische Einsatzszenarien

• Versand mehrerer Rechnungen an denselben Kunden
• Zustellung von Zertifikaten, Teilnahmebestätigungen oder Vertragsunterlagen
• Kommunikation mit Geschäftspartnern, die mehrere Dokumente gleichzeitig erhalten sollen

Serienmail kennenlernen – ganz ohne Risiko

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