Individuelle Dateinamen für Serienmail automatisch vervollständigen

Dieser Tipp richtet sich an alle, die individuelle PDF-Dateien mit Serienmail verschicken wollen und keine Möglichkeit haben, den vollständigen Dateinamen zu exportieren.

Individuelle Dateianhänge mit einem Präfix

Viele Systeme – etwa Buchhaltungs-, ERP- oder Warenwirtschaftslösungen – erstellen automatisch PDF-Dateien, deren Namen sich aus einem Buchstaben und einer fortlaufenden Nummer zusammensetzen. Ein typisches Beispiel: „R2025-001“.

Zwar lässt sich aus dem System eine Excel-Liste mit den Kontaktdaten der Empfänger und den zugehörigen Rechnungsnummern exportieren – der vollständige Dateiname (inklusive Präfix) ist darin jedoch nicht enthalten.

In diesem Newsletter zeigen wir Ihnen, wie Sie genau dieses Problem mit unserem neuen Feature elegant lösen können.

Die exportierte Excel-Arbeitsmappe hat beispielsweise folgende Struktur:

Die gespeicherten Rechnungen enthalten das Präfix „R“ vor der Rechnungsnummer.

Um Rechnungen per Serienmail zu versenden, können Sie beim Erstellen der Spalte für die individuellen Anlagen ein Präfix hinzufügen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie dazu im Menüband Serienmail oder SerienmailPro auf die Schaltfläche Anlagen.

2. Im sich öffnenden Dialogfeld tragen Sie die erforderlichen Informationen ein.

• • In unserem Beispiel liegen alle Daten in einem Ordner. Daher ist G:\Daten\2025_Rechnungen als Standardordner eingetragen (1).
  • Der Dateiname für die Rechnung wird aus dem Präfix „R“ (2) und dem Kennzeichen in Spalte C (3) gebildet.

3. Klicken Sie auf OK.

Die vollständigen Dateinamen werden automatisch in Spalte D erzeugt.

Die fertige Excel-Tabelle für den Rechnungsversand könnte dann so aussehen.

Individuelle Dateianhänge mit einem Suffix

Falls das Kennzeichen für die Art des Dokuments nach dem Dateinamen eingefügt wird, ist der Vorgang nahezu identisch. Tragen Sie in diesem Fall das Kennzeichen einfach im Feld Suffix ein.

Falls Sie vor und nach dem Dateinamen jeweils einen konstanten Ausdruck einfügen möchten, tragen Sie in diesem Fall die jeweiligen Kennzeichen im Feld Präfix und Suffix ein.

Fazit

Mit Serienmail können Sie schnell und unkompliziert eine Spalte für individuelle Anlagen erzeugen – auch dann, wenn nur einen Teil des Dateinamens exportiert werden kann. Mit Hilfe der Felder Präfix und Suffix lassen sich die fehlenden Bestandteile bequem ergänzen.