Datums- und Zahlenformate in Serienmail
Datums- und Zahlenformate sind in der IT besonders: Mit einem Datum kann man rechnen und es vielfältig darstellen. Zahlen bleiben einfach als Wert erhalten, 1 % entspricht 0,1, wobei die Schreibweise „1 %“ für Menschen leichter verständlich ist. Sollen Zahlen in Serienmail als Platzhalter verwendet werden, so sind bestimmten Formate zunächst umzuwandel, damit sie auch so beim Empfänger ankommen, wie Sie es sich vorstellen.
Datumsformat
Serienmail übernimmt das übliche deutsche Datumsformat (01.01.2025) problemlos von Excel nach Outlook. Für alternative Darstellungen wie „1. Januar 2025“ muss das Datum in Excel zuerst als Text umgewandelt werden. Im folgenden Beispiel ergänzt eine Spalte H_Datum die ursprüngliche Datumsspalte als Hilfsspalte.
Die Formel =TEXT(A2;“T. MMMM JJJJ“) gestaltet die Anzeige eines Datums in Excel. Das „T“ steht für den Tag und sorgt dafür, dass einstellige Tage auch nur eine Ziffer haben. Nach dem Tag folgen ein Punkt und ein Leerzeichen. Vier große „M“ schreiben den Namen des Monats aus und vier große „J“ zeigen das Jahr mit vier Ziffern.
Es ist wichtig, die Buchstaben „M“ für den Monat großzuschreiben, denn der kleine Buchstabe „m“ steht für Minuten. Die Anzahl der Buchstaben T, M und J verändert die Darstellung des Datums. Die Anzahl der Buchstaben T, M und J passt die Darstellung des Datums an.
Die folgende Tabelle zeigt Ihnen eine Übersicht über die gängigen Codierungen.
Symbol | Bedeutung | Beispiel (01.01.2025) | Beschreibung |
T | Tag (einstellig) | 1 | Tag ohne führende Null |
TT | Tag (zweistellig) | 01 | Tag mit führender Null |
TTT | Tag (dreistellig, selten) | Mi | Abgekürzter Name des Wochentages |
TTTT | Wochentag (vollständig) | Mittwoch | Vollständiger Name des Wochentags |
M | Monat (einstellig) | 1 | Monat ohne führende Null |
MM | Monat (zweistellig) | 01 | Monat mit führender Null |
MMM | Monat (abgekürzt) | Jan | Abkürzung des Monatsnamens |
MMMM | Monat (vollständig) | Januar | Vollständiger Name des Monats |
JJ | Jahr (zweistellig) | 25 | Letzte zwei Ziffern des Jahres |
JJJJ | Jahr (vierstellig) | 2025 | Vollständige Jahreszahl |
Zahlenformat
Serienmail übernimmt aus Excel den einfachen Zahlenwert und das Währungsformat €. Andere Zahlenformate müssen vor dem Versand umgewandelt werden.
Fremdwährungen
Für andere Währungen als Euro muss eine Hilfsspalte die Währung in Text umwandeln.
In diesem Beispiel wird als Währung der Dollar benötigt. Daher ist folgende Formel zu erzeugen:
=TEXT(A2;“$ #.##0,00“)
- Das Dollarzeichen ($) am Anfang sorgt dafür, dass die Ausgabe als Währungswert mit einem Dollarzeichen beginnt – dieses Zeichen wird als Text angezeigt.
- Das Rautezeichen (#) steht dafür, dass keine überflüssigen Nullen angezeigt werden. Es zeigt nur tatsächlich vorhandene Ziffern an.
- Der Punkt (.) zwischen den Rauten bewirkt, dass bei größeren Zahlen ein Tausendertrennzeichen (also ein Punkt) eingefügt wird.
- Die Null (0) am Ende stellt sicher, dass auch der Wert 0 als „0“ angezeigt wird – es wird also nicht leer gelassen, sondern explizit dargestellt. Wenn eine Zahl vorhanden ist, wird sie entsprechend angezeigt.
| Symbol | Bedeutung | Beispiel (1000) | Beschreibung |
| # | Zeigt Zahlen, aber keine Überflüssigen Nullen an. | ##### 1000 | Für das 5. Zeichen # gibt es keinen Wert, daher wird die überflüssige Null nicht angezeigt. |
| 0 | Jede im Zahlenbild angeführte Null wird dargestellt | 00000 00100 | Die 5. und 4. (führende) Null wird angezeigt, weil alle Stellen mit Nullen aufgefüllt werden. |
| . | Zeigt die Stelle an, an der der Tausenderpunkt gesetzt wird. | #.##0 1.000 | Der Tausendertrennpunkt wird angezeigt |
| , | Zeigt die Stelle an, an der das Dezimalkomma gesetzt wird. | #.##0,00 1.000,00 | Der Tausendertrennpunkt und das Dezimalkomma und zwei Nullen nach dem Komma werden angezeigt. |
Nachkommastellen
Wenn in einer Serienmail eine Zahl mit Dezimalstellen angezeigt werden soll, muss diese Zahl zunächst über eine Hilfsspalte in Textform umgewandelt werden. Nur so kann Excel das gewünschte Format korrekt übernehmen.
Die verwendeten Zeichen im Zahlenformat haben dieselbe Bedeutung wie beim Währungsformat:
- # zeigt nur vorhandene Ziffern an, keine überflüssigen Nullen.
- 0 stellt sicher, dass auch der Wert Null angezeigt wird.
- . dient als Dezimaltrennzeichen.
Prozentzeichen
Auch Prozentwerte müssen vor der Verwendung in Serienmails über eine Hilfsspalte in Text umgewandelt werden, damit sie korrekt dargestellt werden.
Die Zeichen im Zahlenformat verhalten sich dabei genauso wie beim Währungsformat. Zusätzlich wird ein Prozentzeichen (%) verwendet, um den Wert als Prozentzahl zu kennzeichnen.
Fazit
Serienmail übernimmt Datums- und Zahlenformate aus Excel, benötigt für besondere Darstellungen jedoch Hilfsspalten mit Textformatierung. Für Datumsangaben lassen sich mithilfe der TEXT-Funktion individuelle Formate wie „1. Januar 2025“ erzeugen, wobei die richtige Verwendung von Formatzeichen wie T, M und J entscheidend ist. Auch Zahlen mit Nachkommastellen, Fremdwährungen und Prozentwerte müssen vor dem Versand in Text umgewandelt werden, um korrekt dargestellt zu werden.
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