Serienmail-Entwürfe: E-Mails einmal erstellen, mehrfach nutzen

Wenn Sie mit Serienmail regelmäßig gleichbleibende E-Mails versenden – zum Beispiel monatliche Rechnungen –, können Sie diese komfortabel als Entwurf speichern. Dadurch entfällt das wiederholte Einfügen von Texten, Platzhaltern und Formatierungen. Zusätzlich speichert der Entwurf auch die zugehörige Excel-Arbeitsmappe samt ausgewähltem Tabellenblatt.

Im Gegensatz zur Outlook-eigenen Entwurfsfunktion, bei der gespeicherte Mails nach dem Versand gelöscht werden, bleiben Entwürfe in Serienmail dauerhaft im Ordner Entwürfe erhalten. Sie bleiben dort, bis Sie sie manuell löschen. Das bedeutet: Einmal erstellt, beliebig oft nutzbar.

Ein Beispiel aus der Praxis: Sie versenden monatlich Rechnungen per Serienmail. Die E-Mail enthält fünf Platzhalter: Anrede, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und Fälligkeitsdatum. Der Text bleibt gleich – nur die Daten ändern sich. Statt die E-Mail jedes Mal neu zu erstellen, speichern Sie sie einmal als Entwurf. So können Sie sie jederzeit wiederverwenden und Ihre Rechnungen sind im Handumdrehen verschickt.

Die passende Datenquelle für dieses Beispiel sieht so aus:

Die dazugehörige Serienmail sieht folgendermaßen aus:

So speichern Sie Ihre Serienmail als Entwurf

Sie möchten eine E-Mail mit Serienmail mehrfach verwenden? So geht’s:

1. Starten Sie Serienmail und führen Sie zunächst einen Testlauf durch. So stellen Sie sicher, dass Text, Platzhalter und Formatierung Ihren Vorstellungen entsprechen.
2. Im letzten Fenster des Serienmail-Assistenten aktivieren Sie die Option E-Mail als Entwurf speichern.
3. Klicken Sie anschließend auf Versenden. Ihre E-Mail wird versandt und gleichzeitig als Entwurf im Outlook-Ordner Entwürfe gespeichert. Sie bleibt dort, bis Sie sie löschen.

So können Sie Ihre vorbereitete Serienmail jederzeit wiederverwenden – ganz ohne erneutes Erstellen.

Und so geht’s weiter:

Outlook verschickt Ihre Mails an die ausgewählten Empfänger. Der Entwurf der E-Mail bleibt im Outlook-Ordner „Entwürfe“ gespeichert.

Entspricht die E-Mail Ihren Vorstellungen? Dann können Sie sie ab sofort immer wieder verwenden – ganz ohne erneutes Erstellen.

Möchten Sie noch Anpassungen vornehmen? Dann starten Sie einfach einen weiteren Probelauf und optimieren Sie Ihre, E-Mail Schritt für Schritt.

Profitipp: Serienmail-Entwürfe und Excel-Filter clever kombinieren

Beim Versand von Rechnungen möchten Sie nur die Datensätze berücksichtigen, die noch nicht verschickt wurden. Rechnungen auf verschiedene Tabellenblätter zu verteilen, macht wenig Sinn. Das erschwert den Überblick und erhöht die Fehleranfälligkeit.

Nutzen Sie stattdessen die Spalte Rechnungsdatum in der Datenquelle, um gezielt zu filtern, welche Rechnungen versendet werden sollen. Mit der Filterfunktion in Excel lassen sich die relevanten Datensätze schnell anzeigen. Speichern Sie die gefilterte Tabelle ab.

Starten Sie nun Serienmail und klicken Sie im Schritt „Empfänger“ auf die Schaltfläche „Excel-Filter anwenden“.