Durch eine Outlook-Programmierung wurde der Workflow für die Krank- und Gesundmeldung standardisiert vereinfacht.

Krankmeldung in der Theorie

Wurde jemand krank, so rief diese Person einen Kollegen an, der dann die Personalabteilung informierte – so einfach in der Theorie.

Krankmeldung in der Praxis

Die Praxis war jedoch viel komplizierter. Die erforderlichen Informationen konnten nicht immer durch einen einfachen Anruf in der Personalabteilung übermittelt werden. Mal telefonierte der Mitarbeiter in der Personalabteilung und konnte den Anruf nicht direkt entgegennehmen, mal fehlten Informationen, die dann durch Rückfragen mühsam beschafft werden mussten. Dieser Sand im Getriebe verursachte unnötigen Arbeitsaufwand und somit auch unnötige Kosten.

Ziel des Workflows

Ziel war es, auf einfache, intuitive und gleichzeitig strukturierte Weise die erforderlichen Informationen zu sammeln und ohne großen Aufwand an die Personalabteilung zu übermitteln.

Lösung: Workflow durch Outlook-Programmierung

Das einfachste Mittel, um dieses Ziel zu erreichen, ist das Versenden einer E-Mail, hierdurch wäre allerdings nur ein Teil der Anforderungen gelöst worden: Die zeitnahe Mitteilung der Krankmeldung an die Personalabteilung.

Ein weiterer Teil der Anforderungen war es, der Personalabteilung alle erforderlichen Informationen direkt zur Verfügung zu stellen, sodass Rückfragen nicht mehr erforderlich waren.

Die Personalabteilung benötigte für die Bearbeitung der Krankmeldung zwingend die folgenden Informationen:

• Wer informiert über die Krankmeldung?
• Wer wird krankgemeldet?
• Seit wann gilt die Krankmeldung?
• Liegt ein Fremdverschulden vor?
• Feld für Bemerkungen

Folgendes wurden von der Personalabteilung für eine zusätzliche Arbeitserleichterung gewünscht.

• Möglichkeit, Dateianhänge in die E-Mail einzufügen.
• Weitere Personen über die Krankmeldung zu informieren.

Die Outlook-Programmierung im Einzelnen:

Die Outlook-Programmierung wurde in Form eines AddIns realisiert, dass Alle im Unternehmen nutzen können. Das AddIn hilft der Person, die die Krankmeldung entgegennimmt, alle Informationen abzufragen. Von Seiten der Personalabteilung sind keine Rückfragen mehr erforderlich.

Der Name der Person, die das Formular ausfüllt, wird automatisch vorbelegt.

Im zweiten Bereich des Formulars kann ausgewählt werden, ob die Krankmeldung für mich selbst oder für eine andere Person auslöse. Melde ich eine andere Person krank, so wird durch einen Klick auf das Symbol rechts neben dem Feld Name eine Liste geöffnet, in der die Namen aller Kolleginnen und Kollegen stehen. Durch die Auswahl des Namens werden Schreibfehler verhindert und bei häufigen Namen wie Müller oder Meier werden Unklarheiten vermieden.

Beim Datum der Arbeitsunfähigkeit wird das heutige Datum vorbelegt, es kann jedoch angepasst werden.

Für den Fall, das die Arbeitsunfähigkeit auf Fremdverschulden zurückzuführen ist, kann die entsprechende Option aktiviert werden.

Mit Hilfe des Feldes Anhänge können beliebige Dokumente an die E-Mail angefügt werden.

Sollten neben der Personalabteilung weitere Personen über die Krankmeldung informiert werden, so können diese über das Feld Kopie dieser Meldung an folgende Personen eingefügt werden.

In übersichtlicher Weise werden in dem unten abgebildeten Outlook-Formular alle erforderlichen Informationen abgefragt und erfasst.

Für alle Beteiligten bedeutet dieses Formular eine Arbeitserleichterung. Die Person, die die Krankmeldung entgegennimmt, kann nicht mehr vergessen relevante Informationen abzufragen. Sie kann die Informationen per E-Mail verschicken und wird durch ein besetztes Telefon in der Personalabteilung nicht mehr ausgebremst. Die Mitarbeiter der Personalabteilung haben alle wichtigen Informationen in einer E-Mail zusammen. Die zeitraubenden und lästigen Rückfragen wegen fehlender Informationen entfallen.

Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche Vorschau Meldung wird eine E-Mail mit allen Informationen generiert, die dann noch einmal überprüft werden können.

Als Empfänger der E-Mail ist die Adresse der Personalabteilung vorbelegt, sodass hier keine Tippfehler und Irrläufer möglich sind.

Die generierte E-Mail ist strukturiert, kurz und übersichtlich gehalten.

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