Mit SerienbriefPDF eine Datenquelle für Serienmails mit mehreren Dateianhängen erzeugen

Mit SerienbriefPDF ist es einfach aus einem Word-Serienbrief einzelne PDF-Dateien zu erstellen und diese anschließend mit Serienmail zu verschicken.

Doch was ist, wenn Sie mehr als einen individuellen Dateianhang mit SerienbriefPDF erstellen und verschicken möchten?

Die Vorgehensweise soll an folgendem Szenario dargestellt werden:

Sie haben ein Seminar durchgeführt und möchten die Teilnahmebescheinigungen und die Rechnungen in einer Mail an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer schicken.

Um mit SerienbriefPDF die Datenquelle für den gleichzeitigen Versand von zwei Dokumenten zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Erstellen Sie mit SerienbriefPDF zunächst die Teilnahmebescheinigungen.

• • Beachten Sie im Dialogfeld zum Speichern der Datenquelle zwei Dinge. Geben Sie der Datei zunächst einen Namen (1), der den Zwischenschritt erkennbar macht. Deaktivieren Sie in der Feldliste (2) keine Seriendruckfelder, die Sie noch bei der Erstellung der Rechnungen benötigen.
  • Die Excel-Arbeitsmappe ist unter dem Namen Temp1 gespeichert.
  • Für die Teilnahmebescheinigungen sind Straße, PLZ, Ort und Rechnungsbetrag nicht erforderlich. Diese Felder benötigen Sie im zweiten Schritt für die Rechnungen. Daher bleiben diese Felder beim Erstellen der Teilnahmebescheinigungen aktiviert.

2. Fahren Sie mit dem Erstellen der Teilnahmebescheinigungen wie gewohnt fort.
3. Nachdem die Teilnahmebescheinigungen erstellt sind, fahren Sie mit dem Erstellen der Rechnungen fort.
4. Als Datenquelle für den Seriendruck in Word wählen Sie die soeben erstellte Excel-Arbeitsmappe Temp1.xlsx aus.
5. Anschließend beginnen Sie wie gewohnt mit der Erstellung der PDF-Dateien für die Rechnungen. Im zweiten Schritt des Assistenten geben Sie der Datenquelle von Serienmail einen aussagekräftigen Namen (1). Diese      Datenquelle ist entscheidend für den Versand der Teilnahmebescheinigungen und Rechnungen. In der Feldliste muss das Feld Anlage1, das im ersten Durchlauf erstellt wurde, übernommen werden.

6. Anschließend erstelle Sie die PDF-Dateien für die Rechnungen wie gewohnt.

Die Datenquelle für den Versand von Teilnahmebescheinigungen und Rechnungen verfügt nun über zwei separate Spalten für die Anlagen. Eine Spalte ist für die Teilnahmebescheinigungen vorgesehen und die andere für die Rechnungen. Allerdings enthält diese Tabelle zweimal eine Spalte mit der Überschrift Anlage1.

Ändern jetzt die Überschrift der 2. Spalte mit dem Namen Anlage1 in Anlage2. Achten Sie dabei darauf, dass die Überschrift ohne Leerzeichen geschrieben wird, damit die Anlage erkannt wird. Speichern Sie die Datei. Nun können Sie mit Serienmail für jeden Teilnehmer eine E-Mail mit zwei individuellen Anhängen verschicken.

Im folgenden Beispiel sehen Sie die E-Mail mit den beiden Anhängen, die Frau Dr. Meyer erhalten hat.