Sie stehen vor der Aufgabe, eine Reihe von Serienbriefen zu erstellen und per Mail zu verschicken. Bei einigen dieser Serienbriefe müssen Passagen anders formatiert oder Korrekturen vorgenommen werden.
Mit SerienbriefPDF können Sie auch diese Anforderungen arbeits- und zeitsparend erledigen.
Um diese Aufgabe zu erledigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Erstellen Sie den Serienbrief wie gewohnt.
- Starten Sie den Assistenten für SerienbriefPDF.
- Legen Sie fest, wie der Dateiname gebildet werden soll.
- Nehmen Sie – falls erforderlich – die Einstellungen für den Versand der PDF-Dateien als E-Mail vor.
- Im dritten Schritt des Assistenten aktivieren Sie im Bereich PDF-Dateien fertig stellen und zusammenführen die Option Zusammenführen in ein neues Dokument ohne Erzeugen von PDF-Dateien.
- Klicken Sie im 4. Bild des Assistenten auf die Schaltfläche Erzeugen. Es wird eine zusammengeführtes Serienbriefdokument erzeugt.
- Wechseln Sie in Word zu dem Dokument, in dem sich die Serienbriefe befinden. Das temporäre Dokument trägt den Namen Serienbriefe1 (oder eine andere fortlaufende Zahl).
- Nehmen Sie nun in den einzelnen Briefen die gewünschten Änderungen vor.
- Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, starten Sie SerienbriefPDF Die Auswahl der Seriendruckfelder ist jetzt auf die Felder begrenzt, die Sie in Schritt drei und vier ausgewählt haben.
- Führen Sie erneut die einzelnen Schritte des Assistenten durch und nehmen Sie ggfs. noch Änderungen an einzelnen Einstellungen vor.
- Im letzten Schritt des Assistenten lassen Sie die PDF-Dateien erzeugen.
Es ist erforderlich, dass Sie den Assistenten zweimal starten. Im ersten Lauf wird ein Word-Serienbrief erzeugt, in dem Sie Ihre individuellen Änderungen einarbeiten. Im zweiten Lauf werden aus dem geänderten Serienbrief die einzelnen PDF-Dateien erzeugt.