Serienmail unterstützt Sie dabei, fehlerhafte E-Mail-Adresse vor dem Versand zu finden und zu korrigieren. Je besser die Vorbereitung ist, desto schneller und reibungsloser funktioniert der Versand. Die Datenqualität der E-Mail-Adressen ist hier ein wichtiger Baustein.
Fehlerhafte E-Mailadressen führen zu folgenden, überflüssigen Arbeitsschritten
- fehlerhafte E-Mail-Adressen heraussuchen,
- fehlerhafte E-Mail-Adressen korrigieren,
- E-Mail-Adressen für den Versand filtern,
- E-Mailversand ein zweites Mal durchführen.
Überprüfen Sie mit Serienmail bereits vor dem Versand die E-Mail-Adressen, so können Sie die Mails zeit- und nervensparend in einem Arbeitsgang versenden.
Um die E-Mail-Adressen zu überprüfen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie in Excel auf das Register Serienmail und im Menüband auf die Schaltfläche E-Mail-Adressen prüfen.
- Es öffnet sich folgender Dialog. Wählen Sie die passende Option aus.
Im Bereich E-Mail-Adressen legen Sie fest, welche Spalte die E-Mail-Adressen für den Versand enthält. Existiert nur eine Spalte mit E-Mail-Adressen, so schlägt das Tool die richtige Spalte vor.
Im Bereich Ungültige E-Mail-Adressen legen Sie fest, wie das Tool mit ungültigen E-Mail-Adressen verfahren soll. Als ungültig werden folgende E-Mail-Adressen klassifiziert:
- E-Mail-Adressen, die ein Leerzeichen enthalten,
- leere Zellen in der Spalte der E-Mail-Adressen,
- sonstige syntaktische Fehler in der E-Mail-Adresse, z.B. kein Punkt hinter dem @ oder kein Eintrag hinter dem Punkt.
Klicken Sie, ohne eine weitere Auswahl zu treffen, auf die Schaltfläche OK, so prüft das Tool den festgelegten Bereich und gibt das Ergebnis im Bereich Hinweise aus.
Sollten hier keine Fehler angezeigt werden, können Sie die Serienmails verschicken. Sollten Sie, wie in unserem Beispiel, eine Reihe von Fehlern sehen, so wählen Sie eine für Sie passende Option.
Bei E-Mail-Adressen, die ein Leerzeichen enthalten, wird das Leerzeichen standardmäßig gelöscht. Diese E-Mail-Adressen müssen von Ihnen nicht manuell nachbearbeitet werden, damit Sie die Mails versenden können.
E-Mail-Adressen, die andere Fehler aufweisen, können Sie entweder rot hervorheben und/oder in ein neues Tabellenblatt kopieren lassen. Eine automatische Fehlerkorrektur ist hier nicht möglich.
Im Bereich Doppelte E-Mail-Adressen können Sie sich doppelt vorkommenden E-Mail-Adressen anzeigen lassen. Da es relativ selten ist, dass sich zwei Personen eine E-Mail-Adresse teilen, können Sie sich die doppelten Adressen anzeigen lassen, um die Adressen zu prüfen.
Nachdem Sie die E-Mail-Adressen überprüft und Fehler korrigiert haben, können Sie Ihre Serienmails verschicken.