Individuelle Dateianlagen werden nicht verschickt

Sie möchten mit Serienmail individuelle Dateianhänge verschicken. Die Anhänge werden allerdings bei der Erstellung der Serien-E-Mails nicht berücksichtigt.

Dies Verhalten von Serienmail kann folgende Ursachen haben:

• Dateien sind nicht vorhanden
• Überschrift für individuelle Dateianhänge wird nicht erkannt
• Spalte mit individuellen Dateianhängen in Excel ist falsch formatiert

Dateien sind nicht vorhanden

Sie können ganz einfach in Serienmail überprüfen, ob die individuellen Dateien, vorhanden sind.

Öffnen Sie in Excel die Datenquelle für Ihren Serienbrief und klicken im Menüband Serienmail bzw. SerienmailPro auf die Schaltfläche Dateien prüfen (1).

In dem sich öffnenden Dialog können Sie auswählen, ob Sie den markierten Bereich oder alle Spalten, die mit dem Schlüsselwort Anlage beginnen, prüfen möchten.

Sollten Dateien nicht vorhanden sein, dann wird eine entsprechende Meldung ausgegeben und die Zellen mit den nichtvorhandenen Dateien werden rot hervorgehoben. Solange Zellen bei der Prüfung rot formatiert sind, können die Anlagen nicht verschickt werden.

Die hauptsächlichen Gründe für das fehlerhafte Angaben zum Dateinamen und -pfad sind:

• Leerzeichen im Dateinamen oder -pfad. Weil Leerzeichen unsichtbar sind, ist es sehr schwer zu sehen, ob ein oder zwei Leerzeichen eingegeben wurden,
• die Dateien wurden verschoben oder
• der Ordner wurde umbenannt.

Spaltenüberschrift ist nicht korrekt

Falsches Schlüsselwort

Damit Serienmail individuelle Dateianlagen erkennt, muss die Spalte mit dem Schlüsselwort Anlage und einer Nummer beschriftet sein. Wichtig ist, dass zwischen dem Schlüsselwort und der Nummer kein Leerzeichen ist. Anlage1 ist richtig, Anlage 2 mit einer Leertaste zwischen dem Schlüsselwort und der Ziffer ist falsch.

Falsche Sprache

Verwenden Sie Serienmail in einer anderen Sprache als Deutsch, so ist das Schlüsselwort entsprechend anzupassen. Dies gilt auch, wenn Sie Serienmail auf einem deutschen Windows installiert haben und nur die Menüführung von Serienmail in Englisch ist.

Spalte in Excel ist falsch formatiert

Nutzen Sie in Serienmail die Funktion Dateianhänge, so wird aus Ihren Angaben eine Formel (2) erstellt, die die vollständigen Angaben zu Pfad- und Dateinamen (3) generiert. Damit Serienmail den richtigen Anhang an die E-Mail anfügen kann, muss die Spalte Anlage1, Anlage2, etc. mit dem Format Standard (1) formatiert sein. Ist die Spalte mit einem anderen Format, z.B. Text formatiert, werden die individuellen Anhänge nicht erkannt. Statt der Angabe zur Datei erscheint eine Formel.