Anredeformeln in Serienmail leicht gemacht

Die korrekte Anrede in Serienmail zu erstellen, ist nicht schwer. Ein Assistent hilft Ihnen dabei.

Mit wenigen Mausklicks stellen Sie so die passende Anrede zusammen. Die Empfänger Ihrer E-Mails werden persönlich angesprochen. Dadurch erzielen Ihre E-Mails eine höhere Aufmerksamkeit.

Wir empfehlen Ihnen, die individuelle Anrede über einen einzigen Platzhalter zu erzeugen, weil dies in Serienmail übersichtlicher ist.

Verfügt Ihre Datenquelle über separate Spalten für Anrede, Vorname, Titel und Nachname? Dann zeigen wir Ihnen mit diesem Tipp, wie Sie diese einzelnen Spalten mit wenigen Klicks zu einer Anredeformel zusammenfügen.

Die Datenquelle

Die Excel-Tabelle in unserem Beispiel enthält Spalten für Anrede, Titel, Vorname und Name des Empfängers. In der Spalte Anredeformel soll die korrekte Anrede aus den Einzelspalten zusammengesetzt werden.

Der Assistent

1. Klicken Sie in Excel auf den Reiter Serienmail (1).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anredeformeln (2).

3. Es öffnet sich der folgende Dialog:

In diesem Dialogs legen Sie fest, welche Informationen in welcher Spalte stehen. Außerdem bestimmen Sie, wie die Informationen zur Anredeformel zusammengefügt werden.

Die Zuordnung

Im Bereich Spaltenzuordnung legen Sie fest, welche Teile der Anrede in welcher Spalte stehen. Wenn die Spaltenüberschriften Anrede (1), Titel (2), Vorname (3), Nachname (4) und Anredeformel (5) lauten, erkennt Serienmail die Spalten automatisch. Es trägt die Spaltenbezeichnungen in die entsprechenden Felder ein.

Im Beispiel erkennt das Programm die Spalte Nachname nicht, da die Excel-Tabelle die Überschrift Name verwendet. Tragen Sie in diesem Fall die Spaltenbezeichnung, hier D, in das Feld hinter der Bezeichnung Nachname ein.

Im Bereich Anrede in Spalte definieren Sie, welche Einträge in der Spalte Anrede die weibliche, männliche und neutrale Anrede kennzeichnen. Die Excel-Tabelle unseres Beispiels enthält die Einträge Frau, Herr und Firma.

Frau und Herr sind in unserem Beispiel bereits als Anrede vorbelegt. Ergänzen Sie daher lediglich den Text Firma im Feld neben neutrale Anrede.

Im Bereich Anredeform legen Sie fest, ob Sie eine geschäftliche oder private E-Mail versenden möchten, zum Beispiel für einen Verein.

Bei der Option geschäftlich wird als Anredeformel „Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Damen und Herren“ vorgeschlagen. Bei weiblicher oder männlicher Anrede wird der Nachname ergänzt.

Bei der Option privat wird als Anredeformel „Liebe / Lieber / Liebe Freunde“ vorgeschlagen. Bei weiblicher oder männlicher Anrede wird der Vorname ergänzt.

Im Bereich Anredeformel legen Sie die Anredeformel fest, die Serienmail verwenden soll.

Möchten Sie eine andere als die klassische Anrede verwenden, tragen Sie den Text in die entsprechenden Felder ein. Statt „Sehr geehrte Frau“, „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ können Sie zum Beispiel „Guten Tag Frau“, „Guten Tag Herr“ oder „Guten Tag“ nutzen.

Im Bereich Ergänzung der Anrede legen Sie fest, ob die Anrede mit Nachnamen, Vornamen oder ohne Ergänzung erzeugt wird.

Außerdem bestimmen Sie hier, ob und welches Satzzeichen am Ende der Anrede stehen soll. Die Vorauswahl enthält Komma und Ausrufezeichen. Wünschen Sie ein anderes Satzzeichen, tragen Sie es in das Feld Satzzeichen ein. Um kein Satzzeichen zu verwenden, löschen Sie das vorgeschlagene Zeichen.

Das Ergebnis

Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Erzeugen. Schieben Sie den Dialog zur Seite, falls er die erzeugten Anredeformeln überdeckt. Prüfen Sie die Anredeformeln. Sind diese korrekt erzeugt worden, können Sie den Dialog mit der Schaltfläche Abbrechen schließen.

In der Spalte Anredeformel werden nun die korrekten Anredeformeln für die Ansprechpartner erzeugt. Diese können jetzt in Serienmail genutzt werden.

Die Bearbeitungszeile zeigt, dass eine WENN-Funktion eingesetzt wird, um die Anredeformel zu erzeugen.

Entsprechen die erzeugten Anredeformeln nicht Ihren Vorstellungen? Dann passen Sie die WENN-Funktion Ihren Wünschen an. Passen einzelne Anredeformeln nicht, editieren Sie die Zelle und tragen die richtige Anredeformel als Text ein.