Die Ablösung einer Access-Datenbank
In einem Krankenhaus erfassen Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung seit 20 Jahren die Eingangsrechnungen von externen Fremdleistern in einer Access-Datenbank, aus der eine Exportdatei für das Finanzbuchhaltungssystem erstellt wurde. In der Access-Anwendung wurde geprüft, ob der angegebene Patient tatsächlich im Krankenhaus behandelt wurde und auf welcher Station, damit eine kostenstellengerechte Verteilung der Kosten stattfinden kann. In der Controlling-Abteilung wurde einmal im Monat eine Excel-Datei mit über 20.000 Rechnungspositionen geprüft und ebenfalls eine Exportdatei für das das Finanzbuchhaltungssystem erstellt.
Es waren viele Arbeitsschritte erforderlich, bis die Fremdbuchungsdateien fertiggestellt waren. Hinzu kamen die erhöhten Sicherheitsanforderungen für Patientendaten durch die DSGVO und die schrittweise Ablösung der Desktop-PCs durch Thin Clients. Alles zusammen machte es erforderlich die Access-Datenbank abzulösen. Die geprüften Patientendaten sollten auf einem SQL-Server für spätere Auswertungen gespeichert werden.
Die SQL-Server-Programmierung
Gemeinsam mit dem Kunden haben wir in kurzer Zeit ein neues Desktopprogramm entwickelt. Mit diesem Desktop-Programms wird bei der Erfassung der Fremdleistungsrechnungen für jede Rechnungsposition die zugehörige Kostenstelle ermittelt. Dazu wird geprüft, welche Station für welchen Patienten eine Leistung bei einem externen Institut oder Fahrdienst beauftragt hat. Diese patientenbezogen Daten werden gegen eine ORACLE-Datenbank quergeprüft, die die Patientendaten enthält. Hierdurch erhält der Anwender bei der Erfassung der Rechnungspositionen einen Hinweis, wenn einzelne Positionen auf der Rechnung nicht korrekt sind. Sei es, weil die angegebene Patientennummer nicht existiert oder das Krankenhaus einen Betrag nicht bezahlen muss, weil es sich beispielsweise um einen Wahlleistungspatienten handelt.
Eine Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung ist das automatisierte Erstellen einer Liste der nicht vom Krankenhaus zu bezahlenden Positionen. Diese Liste kann mit einer Begründung über einem Rückschein an den Rechnungssteller gesandt werden. Das Programm erzeugt basierend auf einer Word-Dokumentvorlage den Rückschein und greift dabei auf die Informationen zurück, die in der SQL-Datenbank gespeichert sind.
Die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung können alle Rechnungspositionen prüfen und mit wenigen Mausklicks die erforderliche Fremdbuchungsdatei bereitstellen, die vom Finanzbuchhaltungsprogram eingelesen wird.
Import aus Excel-Arbeitsmappe
Für die Überprüfung der in der Excel-Datei zur Verfügung gestellten Rechnungspositionen wurde ein weiteres Desktop-Programm erstellt, dass die Mitarbeiter der Controlling-Abteilung bei der Überprüfung der 20.000 Rechnungspositionen unterstützt. Die Prüfergebnisse werden pro Position in der Excel-Datei protokolliert. Nach Prüfung werden die akzeptierten Rechnungspositionen ebenfalls in die SQL-Datenbank übertragen.
Durch die Ablösung der Access-Datenbank durch den SQL-Server werden jetzt die erhöhten Sicherheitsanforderungen durch die DSGVO abgedeckt und die Mitarbeitern in der Finanzbuchhaltung und im Controlling werden jetzt bei Rechnungsprüfung noch besser unterstützt.
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