Pfadangaben automatisch und doch flexibel
Mit SerienbriefPDF erstellen Sie aus einem Word-Serienbrief automatisch für jeden Datensatz eine PDF-Datei. Wussten Sie schon, dass Sie nicht nur den Dateinamen, sondern auch den Ordnernamen flexibel festlegen können?
Möchten Sie, dass die PDF-Dateien automatisch in dem Ordner mit dem Namen des Kunden oder der Angebots-Nr. gespeichert werden? In SerienbriefPDF ist das ganz einfach zu realisieren:
In unserem Beispiel wollen wir alle Einladungen zur Messe im Ordner des jeweiligen Kunden speichern.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um dies zu erreichen.
- Prüfen Sie in Ihrer Datenquelle, ob bei allen Datensätzen der Name des Kundenordners vorhanden ist. Falls nicht ergänzen Sie die Informationen.
- Starten Sie – wie gewohnt – SerienbriefPDF.
- Im Fenster PDF-Dateien legen Sie unter Ordner den Pfad fest und tragen hinter den Pfad einen „\“ Backslash ohne die Anführungszeichen ein. Ziehen Sie anschließend aus der Liste der Seriendruckfelder das Feld Kundenordner in das Namensfeld für den Ordner.
- Legen Sie anschließend fest, nach welchem Schema der Dateiname aufgebaut sein soll.
Der erste Teil des Ordnernamens ist fest vergeben und lautet für jedes Dokument G:\Daten\Kunden\. Über den Eintrag <Kundenordner> wird auf die entsprechende Spalte in der Datenquelle verwiesen. Existiert der Kundenordner, so wird die Datei einfach in den vorhandenen Ordner gespeichert. Existiert der Kundenordner nicht, so wird er automatisch angelegt.
Geben Sie in den nächsten Schritten des Assistenten die erforderlichen Angaben ein, um die PDF-Dateien zu erstellen und in den gewünschten Ordner zu speichern.
Sie können für den Ordnernamen auch eine Kombination aus festen und variablen Namensbestandteilen verwenden.
