Power Automate nutzen, um automatische Anmeldebestätigungen zu verschicken

In Zeiten der Pandemie finden immer mehr Konferenzen als Videokonferenzen statt. Das manuelle Versenden der E-Mails mit dem Link an die Teilnehmer ist insbesondere bei größeren Konferenzen zeitintensiv und fehleranfällig. In unserem Szenario versenden wir an die Teilnehmer direkt bei der Anmeldung mit Power Automate den Link zur Videokonferenz.

Szenario

Alle Kunden sind per Newsletter über die Vorstellung neuer Produkte in einer Videokonferenz informiert worden. Bei Interessen können sich die Kunden direkt auf einer Website für die virtuelle Produktvorstellung anmelden. Die Produktvorstellung findet an zwei Terminen statt. Bei der Anmeldung kann der passende Termin ausgewählt werden. Nach der Anmeldung erhalten die Kunden umgehend eine E-Mail, in der der Link für die Teilnahme an der Videokonferenz enthalten ist Diese E-Mail wird automatisch per Power Automate versendet.

Microsoft Forms

In Microsoft Forms werden folgenden Fragen gestellt:

  • Anrede: Herr oder Frau
  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Teilnahme entweder vormittags von 10:00 bis 11:00 Uhr oder nachmittags von 14:00 bis 15:00 Uhr.

 

Der Flow mit Power Automate: Die Gesamtübersicht

Der Flow enthält einen Trigger und 4 Aktionen. Er sieht im Überblick so aus:

Erstellen des Flows

Um den obigen Flow zu erstellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Starten Sie Power Automate im Browser über die URL https://emea.flow.microsoft.com
  2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf den Menüpunkt Erstellen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatisierter Cloud-Flow. Der folgende Dialog erscheint:

     

  4. Vergeben Sie einen Namen für den neu zu erstellenden Flow. In unserem Beispiel nennen wir den neuen Flow Produktvorstellungen.
  5. Wählen Sie als Flowtrigger den Eintrag Beim Übermitteln einer neuen Antwort. Falls Sie den Eintrag nicht sehen, geben im Suchfeld für den Flowtrigger den Begriff Forms ein.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Der Flow wird angelegt.
  7. Benennen Sie den Trigger um in Wenn ein Teilnehmer sich anmeldet. Klicken Sie bei dem Schritt auf die 3 Punkte rechts oben und dann auf Umbenennen.
  8. Fügen Sie einen neuen Schritt hinzu. Suchen Sie nach Forms und wählen Sie die Aktion Antwortdetails abrufen. Mit diesem Schritt werden die Antworten, die der Teilnehmer in der Umfrage eingegeben hat, abgerufen. Dieser Schritt ist Voraussetzung dafür, dass Sie seine Antworten auswerten und im Flow darauf reagieren können. Benennen Sie den Schritt um in Anmeldedetails abrufen. In diesem Schritt geben Sie an, auf welche Umfrage Sie sich beziehen wollen. Wählen Sie im Feld Formular_ID die entsprechende Umfrage aus einer Liste aus. Im Feld Antwort-ID geben Sie als dynamischen Wert Antwort-ID an aus dem vorherigen Trigger Beim Übermitteln einer neuen Antwort an. Der Schritt sieht danach so aus:
    Antwortdetails einer Umfrage abrufen
  9. Die nächsten Schritte dienen der Aufbereitung des E-Mail-Textes. Zunächst soll die Anredeformel per Ausdruck erzeugt werden. Wählen Sie als Schritt die Aktion Verfassen aus und benennen Sie den Schritt um in Anredeformel. Klicken Sie auf die Schaltfläche fx. Geben Sie im Eingabefeld if(equals( ein. Klicken Sie danach auf den dynamischen Wert Anrede. Ein längerer Ausdruck, der mit outputs beginnt, wird in die Formel eingefügt. Fahren Sie fort mit der Eingabe, bis die folgende Formel aufgebaut ist:

    if(equals(outputs(‚Anmeldedetails_abrufen‘)?[‚body/re2e9f0a203d34b1395ba5a05464d34b6′],’Frau‘), concat(‚Sehr geehrte Frau ‚,outputs(‚Anmeldedetails_abrufen‘)?[‚body/r988fd3f13a0c4637960357affa815fc2‘]) , concat(‚Sehr geehrter Herr ‚,outputs(‚Anmeldedetails_abrufen‘)?[‚body/r988fd3f13a0c4637960357affa815fc2‘]))

    In dieser Formel wird zweimal noch der dynamische Wert Nachname verwendet. Mit der Funktion concat werden Zeichenfolgen miteinander verknüpft.

  10. Danach soll der Formel der Link für die Einwahl in die Videokonferenz ermittelt werden. Der Link für den Vormittagstermin ist ein anderer als für den Nachmittagstermin. Fügen Sie erneut den Schritt Verfassen ein und benennen Sie ihn Teilnahmelink. Die Formel lautet:

    if(startsWith(outputs(‚Anmeldedetails_abrufen‘)?[‚body/r6d518371306548d9aa004d9b821ef6f5′],’vormittags‘),’https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/tg42565′,’https://teams.microsoft.com/l/meetup-join//mz5243′)

    Mit den Funktionen if und startsWith wird geprüft, ob der Teilnehmer in der Umfrage den Vormittags- oder den Nachmittagstermin gewählt hat.

  11. Im letzten Schritt wird die E-Mail zusammengesetzt. Suchen Sie nach der Aktion E-Mail. Als E-Mail-Adresse wählen Sie den dynamischen Wert E-Mail-Adresse. Im E-Mail-Text werden die beiden Ausgaben Anredeformel und Teilnahmelink sowie der dynamische Wert Wann möchten Sie an der Videokonferenz teilnehmen? verwendet. Der Schritt sieht so aus: 
  1. Speichern Sie den Flow.

Um den Flow zu testen, rufen Sie das Formular auf und füllen die Felder aus. Kurz nach dem Absenden des Formulars erhalten Sie eine E-Mail mit dem Link zu der Videokonferenz. Die E-Mail sieht so aus:

E-Mail an Teilnehmer mit Link zur Konferenz 

Fazit

In dem obigen Beispiel haben Sie eine Möglichkeit gesehen, wie Sie mit Power Automate auf Umfragen in Microsoft Forms reagieren. Es sind etliche Erweiterungen denkbar. Zum Beispiel können Sie die Antworten in eine Excel-Tabelle oder Datenbank speichern, um die Teilnehmer an einer Videokonferenz einen Tag vorher an diese Konferenz zu erinnern. Automatisieren Sie mit Power Automate Ihre Routineprozesse. Sie sparen wertvolle Zeit und vermeiden Flüchtigkeitsfehler.

Sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gern bei der Erstellung von Workflows für Power Automate.

Michael Richter

Michael Richter

Autor

Ich unterstütze unsere Kunden in erster Linie durch Programmierung von Datenbankanwendungen und Zusatzmodulen von Microsoft Office. In Seminaren und Tipps auf unserer Blogseite gebe ich mein Wissen weiter.

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