Die Geschäftsbriefe unseres Kunden werden in Word geschrieben. Er hatte die Anforderung in seine Dokumente bedarfsweise unterschiedliche Bilder einzufügen, um die aktuellen Marketingaktionen zu unterstützen. Hierbei sollten die Mitarbeiter des Kunden in Abhängigkeit vom Empfänger entschieden können, ob und welches Bild eingefügt werden sollte. So sollte vermieden werden, mit einer Mahnung noch Werbung zu verschicken. Eine Word-Programmierung war die Lösung, um die Anforderungen des Kunden umzusetzen.

Word-Programmierung von Geschäftsbriefen

Neben der Anforderung, Bilder in Abhängigkeit vom Empfänger einzufügen, sollten die Angaben der Bezugszeichenzeile im rechten Seitenrand platziert und vor versehentlichen Änderungen geschützt werden. Im einzelnen waren dies: Name des Sachbearbeiters, Telefon-Nr., Zimmer-Nr. und E-Mailadresse. Da Assistentinnen und Sekretärinnen Briefe für ihre Vorgesetzten schrieben, war es nicht möglich, in Word die Anmeldeinformationen zu nutzen.

Als Lösung wurde ein Datenbank erstellt, in der die für die Bezugszeichenzeile erforderlichen Daten hinterlegt sind. Diese Daten werden durch die Word-Programmierung ausgelesen. Beim Erstellen eines Briefs wird jetzt eine Eingabemaske geöffnet, in der der jeweilige Sachbearbeiter und die zum Kontext des Schreibens angemessene Bilddatei individuell ausgewählt werden.

Beim Schreiben eines Briefs öffnet sich jetzt der folgende Dialog:

Word-Programmierung: Dialog mit individuelle Bezugszeichenzeile und Auswahl der Grafikdatei

Durch einen Maus-Klick auf das Dropdown-Feld Grafikdatei können diverse Grafikdateien ausgewählt werden.

Ausgewählte Mitarbeiter beim Kunden sind mit der Verwaltung der Grafikdateien betraut. Sie können über das folgende Dialogbild Grafikdateien zur Auswahl hinzufügen oder löschen.

Verwalten der Grafikdateien

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