Seriendruck-Etiketten mit Word

Wenn Weihnachten vor der Tür steht, wird es Zeit, sich um den Versand der Weihnachtskarten und -präsente zu kümmern. Das Format der Sendung kann es erforderlich machen, Etiketten zu benutzen. In unserem heutigen Tipp lesen Sie, wie Sie Etiketten per Seriendruck füllen und ausdrucken lassen, damit erst gar kein vorweihnachtlicher Trubel aufkommt.

Ihr Nutzen durch Seriendruck-Etiketten

  • Übersichtliche Auflistung aller Adressen
  • Sortierung nach beliebigen Kriterien
  • Änderungen bis “auf den letzten Drücker” ohne Aufwand möglich

Vorbereitung der Datenquelle

Für den zeit- und nervensparenden Ausdruck der Etiketten ist eine gut gepflegte Datenquelle von unschätzbarem Wert. In unserem Beispiel nehmen wir eine Excel-Tabelle, die alle Personen enthält, die eine Weihnachtskarte oder ein -präsent bekommen.
Datenquelle für die Seriendruck-Etiketten

Diese Excel-Tabelle weist eine Besonderheit auf. Die Spalte PLZ ① ist als Text formatiert, sodass auch Postleitzahlen, die mit einer Null beginnen, korrekt dargestellt und ausgedruckt werden.
Erfassen Sie in der Datenquelle alle Personen, die eine Weihnachtskarte oder ein -präsent bekommen. Speichern Sie die Tabelle und schließen Sie sie.

Vorbereitung der Seriendruck-Etiketten

Nachdem Sie die Excel-Tabelle erstellt haben, rufen Sie Word auf und wählen in Word das Format Ihrer Etiketten aus:

  1. Rufen Sie hierzu im Register Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten den Befehl Seriendruck starten aus und wählen in dem Menü die Option Etiketten aus.
    Seriendruckfunktion für Etiketten festlegen
  2. In dem sich öffnenden Dialog wählen Sie den Hersteller ① und anschließend die Hersteller-Nr. ② des Etiketts aus. Sie finden die Hersteller-Nr. auf der Verpackung des Etiketts.Passendes Etikett für den Seriendruck auswählen
  3. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird die Seite für das Etikett angepasst, sodass Sie sich um die richtige Formatierung der Seite keine Gedanken mehr machen müssen.
  4. Verbinden Sie nun die Excel-Tabelle mit dem Etikett. Rufen Sie hierzu den Befehl Empfänger auswählen auf und klicken Sie in dem Menü auf Vorhandene Liste verwenden. Navigieren Sie anschließend zu Ihrer Excel-Tabelle und wählen Sie sie aus. Sollten Abfragen kommen, so bestätigen Sie einfach die Vorschläge von Word.
  5. Ihr Word-Dokument sieht nun so ähnlich aus wie in der folgenden Abbildung. Sie haben die Blanko-Etiketten mit Ihrer Datenquelle verbunden.Blanko-Seriendruckdokument mit vorbereitetem Etikettenformat
  6. Im nächsten Schritt fügen Sie die benötigten Seriendruckfelder in das erste Etikett ein. Ihr Etikett dürfte so ähnlich aussehen wie in der folgenden Abbildung:Erstes Etikett fertiggestellt
  7. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Etiketten aktualisieren, so werden die Daten aus dem 1. Etikett auf alle anderen Etiketten übertragen.Erstes Etikett auf alle anderen Etiketten übertragen
  8. Ihr vorbereiteter Etikettenbogen sieht so ähnlich aus wie die folgende Abbildung.Etiketten sind zum Ausdrucken vorbereitet

Haben Sie in der Excel-Tabelle alle Adressen erfasst und die Etiketten in die Universalzufuhr Ihres Druckers gelegt, so können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen mit dem Druck der Etiketten starten.
Druck der Etiketten

Wir haben diese Anleitung bewusst einfach und kurz gehalten. Mit dieser Anleitung wird nur der Standardfall abgedeckt. Sollten Sie weiterführende Fragen zu Seriendruckfunktionen in Word haben, so besuchen Sie unser Seminar zum Thema Serienbriefe. Hier bekommen Sie Antworten auf alle Fragen rund um das Thema Seriendruck in Word.

Christine Trzaska

Christine Trzaska

Autor

Mit meinem Team schöpfe ich die Leistungsfähigkeit moderner IT-Systeme für meine Kunden aus. Die Vereinfachung (IT-gestützter) Arbeitsabläufe unterstützen wir mit unserem Wissen.

16 Kommentare

  1. Vielen Dank für die Anleitung. Ist es auch möglich mehrere Personen auf einem Etikett an der gleichen Adresse anzusprechen? Durch Word kann man nur die Vorlage “Familie …” oder “Herr und Frau ..” nehmen.
    Oder lassen sich die Etiketten generell personalisieren?

    Antworten
    • Hallo Giulia,
      um mehrere Personen anzusprechen, muss für jede Person ein Eintrag in der Datenquelle vorhanden sein. Die Seriendruckfelder einzeln, also keine von Microsoft vorgefertigten Felder, in die Etiketten einfügen. Dann klappt es.

      Antworten
  2. Sehr schön kurze und klare Anleitung, vielen Dank! Bisher gelingt mir allerdings immer nur der Ausdruck einer Seite. Wie bekomme ich es hin, dass alle Adressen auf mehrere Seiten verteilt ausgegeben werden?

    Antworten
    • Hallo,
      starten Sie die Druckausgabe über Sendungen, Fertig stellen und zusammenführen, Dokumente drucken

      Antworten
      • Das klappt bei mir nur, wenn ich vorher noch händisch mehrere Seiten hinzufüge und die Platzhalter aus der ersten Seiten hineinkopiere.

        Antworten
  3. Vielen Dank für die detailreiche Erklärung. Die Bilder helfen dabei sehr. Ist es denn möglich bei Ihnen auch Beschriftungen fürs Büro zu bekommen?

    Antworten
  4. Hallo,
    mein Problem(e)
    Problem 1: Ich möchte Seriendrucketiketten aus einer Excel-Tabelle erstellen. Bei zuviel Angaben schreibt WORD den Text ins Nirwana.
    FRAGE 1: Kann ich zwei Etiketten verbinden um den “zuviel”-Text auf dem zweiten Etikett auszugeben (automatisch)?
    Problem 2: Auf dem Etikett wird ein Teil der Abfrage in ein 2spaltige Tabelle (keine TAB-Tabelle wg. Zeilenumbruch) ausgegeben. Es sollen soviele Zeilen erzeugt werden als gefüllte Zellen in Excel vorhanden sind. Jedoch sollen leere Abfragen keine Tabellenzeile erzeugen.

    Würde mich über eine Lösung freuen.

    Antworten
    • Hallo Thomas,
      die Flexibilität, die Sie erwarten, ist leider mit den Seriendrucketiketten nicht möglich.

      Antworten
  5. Eine Frage haben wir noch. Wie können wir denn unsere Absenderadresse einfügen – auf jedes Etikett?Danke für eine kurze Info.

    Freundliche Grüße
    Randi Duvenbeck
    Bloom GmbH

    Antworten
    • Hallo,
      ja das ist problemlos möglich. Einfach die Absenderzeile vor der Zeile mit dem/den Seriendruckfeldern einfügen.
      Mit freundlichen Grüßen
      Christine Trzaska

      Antworten
  6. Ich habe nach wie vor das Problem, dass manche Datenzeilen der Excel-Tabelle nicht zum Seriendruck herangezogen werden. Finde leider selbst nicht heraus, woran dies liegt.
    Bin für jeden Tipp dankbar.

    Antworten
    • Es gibt zwei mögliche Erklärungen für das Phänomen. Entweder ist die Excel-Tabelle durch leere Zeilen gegliedert oder in Word im Seriendruckdokument sind Filter gesetzt.

      Antworten
  7. Interessant, dass man mit dem Seriendruck Etiketten bedrucken kann. Jedoch wollen wir die Haftetiketten drucken lassen. Das Verfahren finde ich dennoch sehr spannend.

    Antworten
  8. Vielen Dank für den Beitrag zum Thema Seriendruck-Etiketten mit Word. Meine Schwester muss ihre Diplomarbeit und Etiketten drucken. Gut zu wissen, dass man die gespeicherten Adressen bei Excel für den Druck der Etiketten zusammenführen kann.

    Antworten
  9. Sehr interessanter Artikel über Seriendruck. Ich habe ein kleines Unternehmen im Linz und will als eine Marketingaktion personalisierte Briefe für alle Stammkunden drucken lassen und als Weihnachtsgrüße schicken. Jetzt verstehe ich auch, wie Etiketten dafür gemacht sein sollen, danke dafür.

    Antworten
  10. Vielen Dank für die Vorlage zum Seriendruck. Ich würde gerne ein Design für Rollenetiketten selbst erstellen. Vielleicht setze ich mich heute Abend mal an den Computer und gehe das Ganze an.

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