Weihnachten steht kurz bevor und es wird Zeit, sich um den Versand der Weihnachtskarten und -präsente zu kümmern. Das Format der Sendung kann es erforderlich machen, Etiketten zu benutzen. In unserem heutigen Tipp lesen Sie, wie Sie Etiketten per Seriendruck füllen und ausdrucken lassen, damit erst gar kein vorweihnachtlicher Trubel aufkommt.
Vorbereitung der Datenquelle
Für den zeit- und nervensparenden Ausdruck der Etiketten ist eine gut gepflegte Datenquelle von unschätzbarem Wert. In unserem Beispiel nehmen wir eine Excel-Tabelle, die alle Personen enthält, die eine Weihnachtskarte oder ein -präsent bekommen.
Diese Excel-Tabelle weist eine Besonderheit auf. Die Spalte PLZ ① ist als Text formatiert, sodass auch Postleitzahlen, die mit einer Null beginnen, korrekt dargestellt und ausgedruckt werden.
Erfassen Sie in der Datenquelle alle Personen, die eine Weihnachtskarte oder ein -präsent bekommen. Speichern Sie die Tabelle und schließen Sie sie.
Vorbereitung der Seriendruck-Etiketten
Nachdem Sie die Excel-Tabelle erstellt haben, rufen Sie Word auf und wählen in Word das Format Ihrer Etiketten aus:
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Rufen Sie hierzu im Register Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten den Befehl Seriendruck starten aus und wählen in dem Menü die Option Etiketten aus.
- In dem sich öffnenden Dialog wählen Sie den Hersteller ① und anschließend die Hersteller-Nr. ② des Etiketts aus. Sie finden die Hersteller-Nr. auf der Verpackung des Etiketts.
- Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird die Seite für das Etikett angepasst, sodass Sie sich um die richtige Formatierung der Seite keine Gedanken mehr machen müssen.
- Verbinden Sie nun die Excel-Tabelle mit dem Etikett. Rufen Sie hierzu den Befehl Empfänger auswählen auf und klicken Sie in dem Menü auf Vorhandene Liste verwenden. Navigieren Sie anschließend zu Ihrer Excel-Tabelle und wählen Sie sie aus. Sollten Abfragen kommen, so bestätigen Sie einfach die Vorschläge von Word.
- Ihr Word-Dokument sieht nun so ähnlich aus wie in der folgenden Abbildung. Sie haben die Blanko-Etiketten mit Ihrer Datenquelle verbunden.
- Im nächsten Schritt fügen Sie die benötigten Seriendruckfelder in das erste Etikett ein. Ihr Etikett dürfte so ähnlich aussehen wie in der folgenden Abbildung:
- Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Etiketten aktualisieren, so werden die Daten aus dem 1. Etikett auf alle anderen Etiketten übertragen.
- Ihr vorbereiteter Etikettenbogen sieht so ähnlich aus wie die folgende Abbildung.
Haben Sie in der Excel-Tabelle alle Adressen erfasst und die Etiketten in die Universalzufuhr Ihres Druckers gelegt, so können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen mit dem Druck der Etiketten starten.
Wir haben diese Anleitung bewusst einfach und kurz gehalten. Mit dieser Anleitung wird nur der Standardfall abgedeckt. Sollten Sie weiterführende Fragen zu Seriendruckfunktionen in Word haben, so besuchen Sie unser Seminar zum Thema Serienbriefe. Hier bekommen Sie Antworten auf alle Fragen rund um das Thema Seriendruck in Word.
