Seriendruck-Etiketten mit Word

Wenn Weihnachten vor der Tür steht, wird es Zeit, sich um den Versand der Weihnachtskarten und -präsente zu kümmern. Das Format der Sendung kann es erforderlich machen, Etiketten zu benutzen. In unserem heutigen Tipp lesen Sie, wie Sie Etiketten per Seriendruck füllen und ausdrucken lassen, damit erst gar kein vorweihnachtlicher Trubel aufkommt.

Ihr Nutzen durch Seriendruck-Etiketten

  • Übersichtliche Auflistung aller Adressen
  • Sortierung nach beliebigen Kriterien
  • Änderungen bis „auf den letzten Drücker“ ohne Aufwand möglich

Vorbereitung der Datenquelle

Für den zeit- und nervensparenden Ausdruck der Etiketten ist eine gut gepflegte Datenquelle von unschätzbarem Wert. In unserem Beispiel nehmen wir eine Excel-Tabelle, die alle Personen enthält, die eine Weihnachtskarte oder ein -präsent bekommen.
Datenquelle für die Seriendruck-Etiketten

Diese Excel-Tabelle weist eine Besonderheit auf. Die Spalte PLZ ① ist als Text formatiert, sodass auch Postleitzahlen, die mit einer Null beginnen, korrekt dargestellt und ausgedruckt werden.
Erfassen Sie in der Datenquelle alle Personen, die eine Weihnachtskarte oder ein -präsent bekommen. Speichern Sie die Tabelle und schließen Sie sie.

Vorbereitung der Seriendruck-Etiketten

Nachdem Sie die Excel-Tabelle erstellt haben, rufen Sie Word auf und wählen in Word das Format Ihrer Etiketten aus:

  1. Rufen Sie hierzu im Register Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten den Befehl Seriendruck starten aus und wählen in dem Menü die Option Etiketten aus.
    Seriendruckfunktion für Etiketten festlegen
  2. In dem sich öffnenden Dialog wählen Sie den Hersteller ① und anschließend die Hersteller-Nr. ② des Etiketts aus. Sie finden die Hersteller-Nr. auf der Verpackung des Etiketts.Passendes Etikett für den Seriendruck auswählen
  3. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird die Seite für das Etikett angepasst, sodass Sie sich um die richtige Formatierung der Seite keine Gedanken mehr machen müssen.
  4. Verbinden Sie nun die Excel-Tabelle mit dem Etikett. Rufen Sie hierzu den Befehl Empfänger auswählen auf und klicken Sie in dem Menü auf Vorhandene Liste verwenden. Navigieren Sie anschließend zu Ihrer Excel-Tabelle und wählen Sie sie aus. Sollten Abfragen kommen, so bestätigen Sie einfach die Vorschläge von Word.
  5. Ihr Word-Dokument sieht nun so ähnlich aus wie in der folgenden Abbildung. Sie haben die Blanko-Etiketten mit Ihrer Datenquelle verbunden.Blanko-Seriendruckdokument mit vorbereitetem Etikettenformat
  6. Im nächsten Schritt fügen Sie die benötigten Seriendruckfelder in das erste Etikett ein. Ihr Etikett dürfte so ähnlich aussehen wie in der folgenden Abbildung:Erstes Etikett fertiggestellt
  7. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Etiketten aktualisieren, so werden die Daten aus dem 1. Etikett auf alle anderen Etiketten übertragen.Erstes Etikett auf alle anderen Etiketten übertragen
  8. Ihr vorbereiteter Etikettenbogen sieht so ähnlich aus wie die folgende Abbildung.Etiketten sind zum Ausdrucken vorbereitet

Haben Sie in der Excel-Tabelle alle Adressen erfasst und die Etiketten in die Universalzufuhr Ihres Druckers gelegt, so können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen mit dem Druck der Etiketten starten.
Druck der Etiketten

Wir haben diese Anleitung bewusst einfach und kurz gehalten. Mit dieser Anleitung wird nur der Standardfall abgedeckt. Sollten Sie weiterführende Fragen zu Seriendruckfunktionen in Word haben, so besuchen Sie unser Seminar zum Thema Serienbriefe. Hier bekommen Sie Antworten auf alle Fragen rund um das Thema Seriendruck in Word.

Christine Trzaska

Christine Trzaska

Autor

Mit meinem Team schöpfe ich die Leistungsfähigkeit moderner IT-Systeme für meine Kunden aus. Die Vereinfachung (IT-gestützter) Arbeitsabläufe unterstützen wir mit unserem Wissen.

6 Kommentare

  1. Vielen Dank für die Vorlage zum Seriendruck. Ich würde gerne ein Design für Rollenetiketten selbst erstellen. Vielleicht setze ich mich heute Abend mal an den Computer und gehe das Ganze an.

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  2. Sehr interessanter Artikel über Seriendruck. Ich habe ein kleines Unternehmen im Linz und will als eine Marketingaktion personalisierte Briefe für alle Stammkunden drucken lassen und als Weihnachtsgrüße schicken. Jetzt verstehe ich auch, wie Etiketten dafür gemacht sein sollen, danke dafür.

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  3. Vielen Dank für den Beitrag zum Thema Seriendruck-Etiketten mit Word. Meine Schwester muss ihre Diplomarbeit und Etiketten drucken. Gut zu wissen, dass man die gespeicherten Adressen bei Excel für den Druck der Etiketten zusammenführen kann.

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  4. Interessant, dass man mit dem Seriendruck Etiketten bedrucken kann. Jedoch wollen wir die Haftetiketten drucken lassen. Das Verfahren finde ich dennoch sehr spannend.

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  5. Ich habe nach wie vor das Problem, dass manche Datenzeilen der Excel-Tabelle nicht zum Seriendruck herangezogen werden. Finde leider selbst nicht heraus, woran dies liegt.
    Bin für jeden Tipp dankbar.

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    • Es gibt zwei mögliche Erklärungen für das Phänomen. Entweder ist die Excel-Tabelle durch leere Zeilen gegliedert oder in Word im Seriendruckdokument sind Filter gesetzt.

      Antworten

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