Excel wird häufig benutzt, um Daten in Listen zu sammeln.

Die Autofilter in Excel sind ein schnell und einfach zu bedienendes und gleichzeitig leistungsfähiges Instrument, um aus einer umfangreichen Liste bestimmte Daten herauszufiltern.

Damit Sie die Liste bequem auswerten können, muss die Liste folgende Bedingungen erfüllen:

1. Jede Spalte benötigt eine eindeutige Überschrift.
2. Die Überschriften sollten anders formatiert sein als der Rest der Liste.
3. Es dürfen keine leeren Zeilen oder Spalten vorhanden sein, um z. B. die Liste zu strukturieren.

Um die Autofilter zu nutzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Setzen Sie den Cursor irgendwo in die Liste.
2. Rufen Sie den Befehl Daten, Filter, Autofilter auf.

Rechts neben jeder Spaltenüberschrift erscheint nun ein kleiner Pfeil. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, können Sie die Liste nach einem beliebigen Wert innerhalb der Spalte filtern. Möchten Sie wieder alle Werte der Spalte sehen, so klicken Sie erneut auf den Pfeil und wählen die Option Alles aus.

Beispiele

Sie haben sich eine Liste erstellt, in der die folgenden Informationen gespeichert sind:

Verkäufer, Kunde, Ort, Umsatz

Sie möchten sich auf die Schnelle nur die Umsätze aus Bochum anzeigen lassen. Klicken Sie auf den Pfeil in der Überschrift Ort
und anschließend auf den Eintrag Bochum. Es werden nur noch die Datensätze angezeigt, deren Ort Bochum ist. Alle anderen werden ausgeblendet.

Möchten Sie wieder alle Zeilen sehen, so klicken Sie erneut auf den Pfeil neben Ort und wählen die Option Alle aus.

Möchten Sie alle Datensätze sehen, die der Verkäufer Müller mit Kunden aus Dortmund getätigt hat, so müssen Sie in der Spalte Verkäufer den Eintrag Müller auswählen und in der Spalte Ort den Eintrag Dortmund. Die Reihenfolge, in der Sie die einzelnen Spalten auswählen, spielt keine Rolle. Die Auswahl mehrerer Filterkriterien heben Sie am einfachsten auf, indem Sie den Befehl Daten, Filter, Alle anzeigen aufrufen.

Möchten sie sich alle Umsätze anzeigen lassen, die größer als 10.000 € sind, so wählen Sie in der Spalte Umsatz den AutoFilter Benutzerdefiniert. Klicken Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld auf den Pfeil hinter entspricht und wählen Sie die Option ist größer als aus. Bestätigen Sie anschließend Ihre Auswahl.

Excel zeigt Ihnen nun alle Datensätze an, deren Umsatz größer als 10.000 € ist.