In der Urlaubszeit werden häufig die Kennwörter an die Kolleginnen und Kollegen weitergegeben, die die Urlaubsvertretung machen, damit diese in den Posteingang schauen können. Die Weitergabe des Kennworts ist allerdings problematisch, da hierdurch Sicherheitsvorschriften Ihrer Firma verletzt werden können. Außerdem muss jedes Mal Ihr PC eingeschaltet werden, um in Ihren Posteingang zu schauen. Einfacher und sicherer ist es, wenn Sie und Ihre Urlaubsvertretung Outlook so konfigurieren, dass Ihre Urlaubsvertretung Ihr Postfach als freigegebenes Postfach in Outlook sieht.

Technische Voraussetzungen

Damit Sie Kolleginnen und Kollegen Zugriff auf Ihr Outlook gewähren können, müssen Sie mit einem Exchange-Server verbunden sein. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihr Outlook an einen Exchange-Server angebunden ist, fragen Sie Ihren Administrator.

Freigabe des eigenen Posteingangs

Bevor Ihr Kollege in Ihren Posteingang schauen kann, müssen Sie ihm das Recht geben, in Ihr Postfach und Ihren Posteingang zu schauen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

Berechtigungen für das Postfach festlegen

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach ① und wählen den Befehl Ordnerberechtigungen aus.
2. Klicken Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld auf die Schaltfläche Hinzufügen ② und wählen Ihre Urlaubsvertretung aus.

3. Geben Sie Ihrer Urlaubsvertretung die Berechtigungsstufe Mitwirkender ③.

   

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Berechtigungen für den Posteingang festlegen

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Posteingang ① und wählen den Befehl Eigenschaften aus.

2. In dem sich öffnenden Dialogfenster klicken Sie auf die Registerkarte Berechtigungen ② und auf die Schaltfläche Hinzufügen ③. Wählen Sie den Kollegen aus, der Ihre Urlaubsvertretung übernimmt und erteilen Sie die erforderlichen Berechtigungen ④. In unserem Beispiel haben wir die Berechtigung Bearbeiter gewählt.

   

Sollte Ihr Posteingang weitere Unterordner enthalten, auf die Ihr Kollege zugreifen soll, müssen Sie die Schritte für jeden Unterordner wiederholen.

Freigegebenes Postfach als Urlaubsvertretung in Outlook einbinden

Damit Ihre Urlaubsvertretung bequem Ihre E-Mails überwachen kann, sollte Ihr Posteingang in der Ordnerleiste von Outlook sichtbar sein. Gehen Sie am Arbeitsplatz Ihrer Urlaubsvertretung folgendermaßen vor, um das freigegebene Postfach in der Navigation von Outlook anzuzeigen:

1. Klicken Sie in Outlook auf das Register Datei und anschließend auf Kontoeinstellungen und dann noch einmal auf Kontoeinstellungen ①.

   

2. Klicken Sie in dem sich öffnenden Dialog auf Ändern ①.

   

3. Klicken Sie in dem folgenden Dialog auf Weitere Einstellungen ①.

   

4. Klicken Sie in dem folgenden Dialog auf Hinzufügen ①.

   

5. Wählen Sie den Kollegen aus, dessen Urlaubsvertretung Sie übernehmen.

6. Nachdem Sie alle Dialoge bestätigt haben, wird das Postfach und der Posteingang Ihres Kollegen in der Ordnerleiste von Outlook angezeigt.