Bilder transportieren Informationen 60.000 mal schneller als Text. Daher spielen Bilder im Geschäftsleben eine immer größere Rolle.
Bei einem Kunden dienen die Bilder als Fotodokumentation für den Fortschritt auf Baustellen und besonders gute Bilder werden für Marketingaktivitäten genutzt.
Die Bildersammlung wuchs über die Jahre jeden Tag ein Stück. Die Ordnungsstruktur wurde mit jedem neuen Mitarbeiter ein Stück unübersichtlicher. Die einen legen die Bilder auf der lokalen Festplatte ab, die anderen zogen sie auf einen USB-Stick oder speicherten sie in der Cloud. Nicht nur die Ablageorte, sondern auch die Ablagesystematik war uneinheitlich. Für die einen Mitarbeiter war es logisch, die Bilder nach Kunden zu speichern, für die anderen war der Ort der Baustelle sinnvoller und für wieder andere waren die verwendeten Materialien und Techniken das wichtigste Kriterium für die Ablage.
Diese unterschiedliche Herangehensweise verhindert ein schnelles Auffinden der Bilder. Wer ein Bild sucht, weiß, was er sucht – aber er oder sie kennt die Ordnungskriterien der Kollegen nicht so richtig gut und weiß im Zweifelsfall auch nicht bei welchen Kunden an welchem Ort das Bild entstanden ist.
Ein schnelles Auffinden eines Referenzfotos in einem Kundengespräch ist fast ein Ding der Unmöglichkeit.
Unsere Aufgabe war es:
- Einen zentralen Speicherort für alle Bilder zu finden
- Benutzerfreundliche Bedienung des Systems zu entwickeln, dass sowohl die Suchgewohnheiten als auch die Ordnungskriterien der Benutzer widerspiegelt.
- Die schnelle Suche nach qualitativhochwertigen Bildern für Marketingzwecke einzurichten
In Gesprächen mit der Geschäftsführung kam noch weitere Wünsche zur Sprache
- Dokumentation der Urheberrechte
- Dokumentation der Marketingverwendung
Uns war sehr schnell klar, dass das Speichern der Bilder an einem zentralen Ort in der Cloud allen Mitarbeitern Zugriff auf alle Bilder geben wird – unabhängig davon, ob sich jemand auf der Baustelle oder im Büro befindet. Es musste niemand mehr angerufen werden, um herauszufinden, ob sich das gesuchte Foto vielleicht auf dem Laptop des Mitarbeiters befand und diesen zu bitten, das Foto per Mail ins Büro zu schicken.
Die Ablage der Bilder in einer Ordnerstruktur erwies sich für die Suche als äußerst hinderlich. Egal wie die Ordnerstruktur aufgebaut würde, sie würde nie die unterschiedliche Herangehensweise der Mitarbeiter beim Suchen unterstützen. Sich auf einen gemeinsamen Standard zu verständigen, wäre nicht hilfreich, weil zu viele faule Kompromisse hätten geschlossen werden müssen.
Beim Kunden war Office 365 mit SharePoint schon länger im Einsatz, daher haben wir dem Kunden eine individuelle Lösung auf SharePoint vorgeschlagen, die alle Anforderungen abdeckt und flexibel erweiterbar ist, wenn neue Anforderungen kommen.
Jetzt können alle Mitarbeiter auf Knopfdruck die Bilder nach ihren persönlichen Vorlieben bei der Suche finden. Die einen Suchen nach dem Kunden, die nächsten nach dem Ort. Die Geschäftsleitung kann sich anschauen, wie es mit den Urheberrechten aussieht und welche Bilder bei welchen Marketingaktivitäten eingesetzt wurden.
