Automatisierte E-Mails mit Buchungsdaten der Gäste versenden
2. Februar 2021

Die Daten für die Vermietung eines Ferienhauses wurden bisher in einer Excel-Tabelle erfasst. In dieser Excel-Tabelle wurde gleichzeitig die Kalkulation durchgeführt.

Die Information für die Servicekräfte vor Ort wurde manuell aus dieser Excel-Tabelle herauskopiert und per Mail verschickt. Diese Informationen mussten vollständig, fehlerfrei und termingebunden übermittelt werden. Eigentlich keine schwierige Aufgabe. Da sowohl die Vermietung als auch die Service im Nebenerwerb betrieben werden, werden an Zuverlässigkeit und Planbarkeit sehr hohe Anforderungen gestellt. Wurde auf Seiten der Vermieterin im Trubel des Alltags vergessen, den Service rechtzeitig zu informieren, so war der Service gezwungen die eigene Terminplanung über den Haufen zu werfen. Eine für beide Seiten unschöne Situation.

Es wurde nach einer kostengünstigen Lösung gesucht, die die Servicekräfte vor Ort rechtzeitig und zuverlässig über neue Gäste informiert und gleichzeitig die Vermieterin entlastet. Damit sich sowohl die Vermieterin als auch der Service vor Ort in Ruhe auf die neuen Gäste einstellen können, um ihnen einen angenehmen, erholsamen Urlaub ermöglichen.

Die Excel-Tabelle wurde durch eine SharePoint-Liste abgelöst. Die erforderlichen Kalkulationen können in SharePoint genauso gut durchgeführt werden, wie in Excel. Über verschiedene Ansichten der SharePoint-Liste ist es nun möglich die Daten entweder tabellarisch – ähnlich wie in der Excel-Tabelle – oder kalendarisch – ähnlich wie in Outlook – anzuschauen. Ganz ohne doppelte Eingabe und die damit verbundene Fehlerquellen. Jeder kann sich die Daten so anschauen, wie es für die jeweilige Fragestellung am besten ist.

 

Belegungstabelle

Tabellarische Übersicht über die Buchungen

 

Belegungskalender

Kalendarische Übersicht über die Buchungen

 

Da die Daten jetzt in einer SharePoint-Liste und nicht mehr in Excel gespeichert werden, können in Abhängigkeit von der Anreise der Gäste, automatische E-Mails verschickt werden.

Da das Ferienhaus auf einer Insel liegt, ist es wichtig, dass die Gäste frühzeitig eine Fähre buchen. Zwei Wochen vor der Anreise wird die Vermieterin darauf hingewiesen, Ihre Gäste an die Fährbuchung zu erinnern.

Eine Woche bevor neue Gäste anreisen wird der Service vor Ort durch eine automatische E-Mail informiert. Die Mitarbeiter sind somit immer über die Ankunft neuer Gäste informiert. Alle erforderlichen Informationen werden vollständig, fehlerfrei und termingerecht übermittelt.

Bei Bedarf können sich die Servicemitarbeiter vor Ort per Handy mit der SharePoint-Liste verbinden und die Details nachschauen.

Nutzen

Die Digitalisierung macht für alle Beteiligten das Leben leichter und entspannter. Die Vermieterin muss nicht mehr daran denken, Ihre Gäste nach der Fährverbindung zu fragen und die E-Mail an die Servicemitarbeiter vor Ort zu verschicken. Die Servicemitarbeiter bekommen alle relevanten Informationen eine Woche vorher und können sich entsprechend auf die Ankunft der Gäste einrichten. Die Gäste finden ein Ferienhaus vor, das exakt auf Ihre Bedürfnisse für einen entspannten Urlaub vorbereitet ist.

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