“Es fühlt sich so leicht und selbstverständlich an.” – beschreibt ein Kunde die Einführung von Microsoft Teams in seinem Haus. Zu Beginn der Corona-Krise wird klar: Die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zeitgleich im Büro sind, musste deutlich reduziert werden. Gleichzeitig muss die Kommunikation zwischen den Kolleginnen und Kollegen einfach und problemlos weiterlaufen, da die hochkomplexen Vorgänge einen intensiven Austausch zwischen allen Beteiligten erfordern. Eine weitere Anforderung war, dass geplante Besprechungen mit externen Partnern nicht ausfallen durften, weil sich sonst Verzögerungen im Projektablauf ergeben hätten. Und der Datenschutz durfte auch nicht zu kurz kommen.

Teams erfüllt diese Anforderungen

Da der Kunde bereits Office 365 einsetzt, war es naheliegend, Microsoft Teams einzuführen. Die Installation konnte innerhalb weniger Tage realisiert werden. Drei Funktionen von Teams wurden sofort von allen mit großer Begeisterung angenommen: Die Benachrichtigungen, die Videokonferenz und die Videotelefonie.

Die Benachrichtigungen im allgemeinen Kanal werden von allen Kolleginnen und Kollegen genutzt, um guten Morgen in die Runde zu sagen. Hier gehen reale und virtuelle Welt ineinander über, sodass sich niemand ausgeschlossen fühlt, nur weil er oder sie gerade im Homeoffice arbeitet.

Die Videokonferenzen als Ersatz für Besprechungen haben mit Teams von Beginn an gut funktioniert. Eine kleine Hürde tauchte bei den ersten Besprechungen mit Mitarbeitern von Kommunen auf. Hier konnte die Videokonferenz von Teams nicht immer benutzt werden, weil in manchen Kommunen die IT-Abteilung die erforderlichen Freigaben nicht erteilt. Doch auch dies war kein Hindernis. Mit einem entsprechenden Office 365 Plan kann nicht nur eine Videokonferenz, sondern auch eine Kombination aus Video- und Telefonkonferenz mit Teams einberufen werden. Alle sitzen gemeinsam am virtuellen Besprechungstisch, ein Teil nimmt per Videokonferenz teil, ein anderer ist per Telefonkonferenz dabei.

Statt zum Telefonhörer zugreifen, wird jetzt häufig ein Videoanruf gemacht. Es ist persönlicher, sein Gegenüber zu sehen, statt nur zu hören. Durch die Möglichkeit eines Videoanrufs ist es fast so, als würde man ins Nachbarbüro gehen und eine kurze Frage klären.

Die Corona-Krise zwingt den Menschen körperliche Distanz auf. Durch Teams kann diese Distanz nicht aufgehoben, jedoch gefühlt verringert werden. Die Arbeit leidet nicht darunter, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jetzt von unterschiedlichen Standorten, statt innerhalb der Büroräume, Ihre Aufgaben wahrnehmen.