Ziel war es, die alte Hardware durch neue, leistungsfähigere Hardware zu ersetzen. Gleichzeitig sollten die Arbeitsabläufe, die rund liefen beibehalten werden. Dort wo Prozesse hakten, sollten Verbesserungen implementiert werden.

Sowohl die vorhandene Ablagestruktur als auch die Branchenanwendung liefen so, dass alle Mitarbeiter damit zufrieden waren. Der Zugriff auf die Unternehmensdaten aus dem Home-Office war ebenfalls problemlos möglich. Änderungen waren hier nicht notwendig, sodass bei der Migration diese Einstellungen eins zu eins übernommen werden konnten.

Bei den Arbeitsabläufen rund um Outlook sah es anderes aus. Der Server holte sich per POP3 die E-Mails beim Provider ab. Es kam öfter vor, dass eine E-Mail beim Provider nicht abgeholt werden konnte. Der jeweilige Benutzer musste sich dann beim Webmailer anmelden und die blockierende E-Mail löschen. Nach diesem manuellen Eingriff konnte der Server die restlichen E-Mails wieder abrufen. Automatisch generierte E-Mails der eigenen Website landeten häufig im Spamfilter auf dem Server des Providers. Ein White-Listing dieser E-Mails war nicht möglich. Die Benutzer mussten regelmäßig den Spamordner im Webmailer kontrollieren. Rund um die Arbeitsabläufe mit Outlook gab es also reichlich Verbesserungspotential.

Der Einsatz eines eigenen, dezidierten Exchange-Servers machte bei diesem Kunden wirtschaftlich keinen Sinn. Da die E-Mails bisher auch bei einem Provider außerhalb des eigenen Unternehmens gespeichert wurden, gab es gegen den Umstieg auf Office 365 keine Bedenken.

Durch den Umstieg auf Office 365 hat der Kunde folgende Vorteile:

• Er erhält immer die aktuellen Versionen der Desktop-Anwendungen
• Die Mitarbeiter nehmen die Möglichkeit, die aktuellen Desktop-Anwendungen auch Zuhause auf Ihren privaten PC legal installieren zu können, gerne an.
• Für die Mitarbeiter entfällt das ständige Umgewöhnen von der Office-Version im Büro und der Zuhause.
• Der Arbeitgeber profitiert von dem höheren Know-how seiner Mitarbeiter in Microsoft Office.
• Es bleiben keine E-Mails mehr beim Provider hängen. Das regelmäßige Anmeldung im Webmailer einfällt.
• Die automatisch generierten E-Mails der eigenen Website konnten als Ausnahme für den Spamfilter definiert werden und landen jetzt im Posteingang der Mitarbeiter.
• E-Mails, Kalendereinträge und Kontakte sind jetzt auch auf den Smartphone immer aktuell.

Rückblickend ist der Umstieg auf Office 365 für diesen Kunden eine wirtschaftlich und organisatorisch sinnvolle Maßnahme gewesen.

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