Die Assistentin eines Kunden stand vor der Herausforderung personenbezogene Daten dem externen Vorstand auf eine DSGVO-konforme Weise zur Verfügung zu stellen. Ihr fiel als erste Möglichkeit ein, die E-Mails zu verschlüsseln. Dies hätte bei fünf Vorstandsmitgliedern in unterschiedlichen Unternehmen einen schwer einzuschätzenden organisatorischen Aufwand nicht sich gezogen. Hier kommt Office 365 in Spiel!

Office 365 kann mehr

Da der Kunde bereits Office 365 Business Premium einsetzt, war es naheliegend, ein Intranet für den Vorstand einzurichten. Die Dokumente mit den personenbezogenen Daten werden jetzt ins Intranet hochgeladen. Der Zugriff ist nur für die Assistentin und den Vorstand möglich. Die Daten sind sowohl auf dem Transportweg als auch am Speicherort verschlüsselt.

Die in Office 365 integrierten Techniken haben es dem Kunden ermöglicht, hohe Sicherheitsanforderungen der DSGVO mit wenig Aufwand umzusetzen. Die Assistentin der Geschäftsleitung lädt die Dokumente mit den personenbezogenen Daten auf SharePoint hoch und informiert die Vorstände. Es werden keine E-Mails mit personenbezogenen Daten verschickt.

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