Dem üblichen Trott mit Power Automate entkommen

In jedem Unternehmen gibt es papierlose Prozesse, die sich mit Power Automate schneller und besser erledigen lassen.

In einem Gemeinschaftspostfach kommen Bestellungen für unterschiedliche Artikel an. Für die Bearbeitung der Bestellung sind je nach Artikel unterschiedliche Mitarbeiter zuständig. Für die Auswertung der Bestellungen wird eine Excel-Liste gepflegt.

Hier wird – obwohl alles bereits papierlos abläuft – noch viel Handarbeit gemacht. Die Informationen über die Bestellungen werden manuell in die Excel-Liste eingetragen. Bestellungen werden den Mitarbeitern einzeln zur Bearbeitung zu gewiesen. Alles keine Tätigkeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen oder hoch komplex sind. Genau deswegen sind diese Arbeitsabläufe sehr fehleranfällig – und das Korrigieren der Fehler kann sehr zeitaufwändig sein.

Ziel: Power Automate löst die manuellen, fehleranfälligen Arbeitsschritte ab

Trifft eine Bestellung ein, wird diese Bestellung in die Excel-Arbeitsmappe eingetragen. Die Excel-Arbeitsmappe ist auf SharePoint-Online gespeichert.

Folgende Informationen sind für die Auswertungen relevant:

  • Empfangszeitpunkt
  • Betreff
  • Absenderadresse der E-Mail
  • Domäne der Absenderadresse?
  • Priorität
  • Anlagen

Wenn im Betreff der E-Mail der Ausdruck Laptop oder Drucker erscheint, soll in Planner eine neue Aufgabe erzeugt werden. In allen anderen Fällen wird eine E-Mail an einen bestimmten Sachbearbeiter gesandt.

Flow: Die Gesamtübersicht

Dieser Workflow soll mit Power Automate umgesetzt werden. Der Flow sieht im Überblick so aus:

Power Automate - Gesamtübersicht über den Flow
So sieht der fertige Flow aus

Erstellen des Flows mit Power Automate

Um den obigen Flow mit Power Automate zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Starten Sie Power Automate im Browser über die URL https://emea.flow.microsoft.com
  2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf den Menüpunkt Erstellen. Im oberen Bereich sieht die Website folgendermaßen aus:
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatisierter Flow. Ein automatisierter Flow ist ein Flow, der automatisch gestartet wird, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. In unserem Beispiel ist das Ereignis das Eintreffen einer E-Mail im Gemeinschaftspostfach.
  2. In dem sich öffnenden Dialogbild geben Sie Namen des Flows und den Flowtrigger an. Der Flow soll Bestellungen heißen. Geben Sie im Suchfeld Flowtrigger auswählen den Begriff Freigegeben ein Wählen Sie den Trigger Wenn eine neue E-Mail in einem freigegebenen Postfach eingeht (V2). Das Dialogbild sieht danach so aus:

    Klicken Sie auf Erstellen. Auf der Webseite erscheint der erste Schritt:

  1. Klicken Sie auf den Eintrag Erweiterte Optionen anzeigen. Der erste Schritt sieht folgendermaßen aus:
  1. Geben Sie die E-Mail-Adresse des freigegeben Postfachs an sowie den Filter für den Betreff. In unserem Beispiel soll der Filter Bestellung lauten. Die nachfolgenden Aktionen im Flow werden nur dann ausgeführt, wenn Betreff der E-Mail der Begriff Bestellung enthält.
  2. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Neuer Schritt.

Die weiteren Schritte im Flow werden im Folgenden erläutert:

Schritt: Empfangszeitpunkt

Da das Eintreffen jeder E-Mail, die im Betreff den Begriff Bestellung ausweist, mit Hilfe einer Excel-Arbeitsmappe nachverfolgt werden soll, ist die Speicherung des Empfangszeitpunkts erforderlich. Der Flow gibt als Empfangszeitpunkt die UTC-Zeit zurück. Deshalb soll der Zeitpunkt in die Zeitzone für Westeuropa konvertiert werden. Suchen Sie nach der Aktion Verfassen und benennen Sie sie um. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten und dann auf Umbenennen. Nennen Sie den Schritt Empfangszeitpunkt. Klicken sie danach Auf die Schaltfläche fx, um die folgende Formel einzugeben:

convertTimeZone(triggerBody()?[‚receivedDateTime‘],’UTC‘,’W. Europe Standard Time‘,’dd.MM.yyyy HH:mm‘)

Mit der Funktion convertTimeZone werden Datums- und Zeitangaben in andere Zeitzonen konvertiert. In unserem Beispiel ist es die Zeitzone W. Europe Standard Time. Der Ausdruck triggerBody()?[‚receivedDateTime‘] steht für die Empfangszeit der E-Mail. Sie brauchen diesen Ausdruck nicht manuell eingeben. Setzen Sie den Cursor an die richtige Stelle der Formel und klicken Sie dann auf die Schaltfläche mit dem Blitz. Sie können so dynamische Werte aus vorherigen Schritten eingeben. Wählen Sie den Eintrag Empfangszeit aus dem vorherigen Schritt.

Schritt: Priorität

In der Excel-Arbeitsmappe soll durch Power Automate auch die Priorität der E-Mail gespeichert werden. Der Flow gibt die englischen Begriffe high, normal und low zurück. Die deutschen Begriffe muss daher über eine Formel ermittelt werden: Wählen Sie als neue Aktion erneut Verfassen aus und benennen Sie sie um in Priorität. Geben Sie als Formel folgenden Ausdruck ein:

if(equals(triggerBody()?[‚importance‘],’high‘),’hoch‘,if(equals(triggerBody()?[‚importance‘],’low‘),’niedrig‘,triggerBody()?[‚importance‘]))

Die Priorität wird über den Ausdruck triggerBody()?[‚importance‘] ermittelt. Sie können den Ausdruck wieder als dynamischen Wert aus einem früheren Schritt in Power Automate auswählen. Es ist der Eintrag Priorität aus dem ersten Schritt.

Schritt: E-Mail-Domäne

Für statistische Auswertungen soll aus der E-Mail-Adresse des Absenders die E-Mail-Domäne herausgezogen werden und in eine separate Spalte in der Excel-Tabelle gespeichert werden. Die dazugehörige Aktion lautet wieder Verfassen: Die Formel zur Ermittlung der E-Mail-Domäne lautet:

substring(triggerBody()?[‚from‘],add(indexOf(triggerBody()?[‚from‘],’@‘),1))

Mit der Formel wird mit der Hilfe der Funktion indexOf nach der Position des @-Zeichens in der E-Mail-Adresse gesucht. Die E-Mail-Adresse wird über den Ausdruck triggerBody()?[‚from‘] bereitgestellt. Sie entspricht dem Eintrag von aus der Liste der dynamischen Werte aus vorherigen Schritten. Mit der Funktion substring werden die Zeichen nach dem @-Zeichen aus der E-Mail-Adresse extrahiert.

Schritt: Bestellungsart

In diesem Schritt soll für die weitere Steuerung des Flows die Art der Bestellung festgestellt werden. Der Schritt Bestellungsart definiert, welcher Sachbearbeiter die Bestellung bearbeitet. Wenn im Betreff der E-Mail der Begriff Laptop erscheint, soll die Bestellungsart Laptop heißen. Falls der Begriff Drucker im Betreff auftaucht, handelt es sich um die Bestellungsart Drucker. In allen anderen Fällen soll die Bestellungsart Sonstiges heißen.

Die zu verwendende Aktion ist wieder Verfassen Die Formelzur Ermittlung der Bestellungsart lautet folgendermaßen:

if(contains(triggerBody()?[’subject‘],’Laptop‘),’Laptop‘,

if(contains(triggerBody()?[’subject‘],’Drucker‘),’Drucker‘,’Sonstiges‘))

Mit der Funktion contains prüfen Sie, ob in einer Zeichenkette ein bestimmter Begriff erscheint. De Ausdruck triggerBody()?[’subject‘] steht für den Betreff der E-Mail.

Schritt Zeile zu Tabelle Bestellungen hinzufügen

Als nächster Schritt werden für jede eintreffende E-Mail, die im Betreff den Begriff Bestellung enthält, ausgewählte Informationen in einer Excel-Arbeitsmappe gespeichert. Suchen Sie über den Begriff Excel nach der Aktion Zeile zu Tabelle hinzufügen. Geben Sie in dem Schritt den Speicherort, die Dokumentbibliothek sowie den Namen der Excel-Arbeitsmappe an. Wichtig: Die Daten können nur in einer dynamischne Excel-Tabelle gespeichert werden. Legen Sie die Tabelle am besten vorher in der Excel-Arbeitsmappe an. In unserem Beispiel haben wir der Tabelle mit den Spalten Zeitpunkt, Absender, Domäne, Betreff, Priorität und Anlagen den Namen tblBestellungen gegeben.

In dem Dialogbild erscheinen alle Spalten der Excel-Tabelle. Sie können Sie den Spalten dynamische Werte aus vorherigen Schritten, konstante Text oder Zahlen sowie Ausdrücke, die sich aus Formeln ergeben, zuweisen.

In unserem Beispiel sieht nach der Eingabe aller Felder das Dialogbild so aus:

So fügen Sie mit Power Automate eine Zeile in einer Excel-Tabelle ein
Tabellenzeile in Excel mit Power Automate erstellen

Die mit Ausgaben gekennzeichneten Zuweisungen entstammen den vorherigen Schritten, die auf der Aktion Verfassen basieren. Die Zuweisungen Absender, Betreff und Anlage entstammen den dynamischen Werten aus dem ersten Schritt des Flows Wenn eine neue E-Mail in einem freigegebenen Postfach eingeht (V2).

Schritt: Bestellungsart prüfen

In einem vorherigen Schritt haben wir festgestellt, ob es sich bei der eintreffenden E-Mail um einer der folgenden drei Bestellungsarten handelt: Laptop, Drucker oder Sonstiges. In diesem Schritt findet eine Fallunterscheidung statt, d.h. in Abhängigkeit von der Bestellungsart werden unterschiedliche Aktionen ausgelöst. Suchen Sie nach der Aktion Wechsel und geben Sie ihr den Namen Bestellungsart prüfen. In dem Eingabefeld Ein geben Sie aus der Liste der dynamischen Werte den Eintrag Bestellungsart ein:

Im Folgenden werden 3 Fälle unterscheiden. Es dient der Übersichtlichkeit, wenn Sie diese Fälle entsprechend:

  • 1. Fall: Schritt Ist Laptop mit dem Eintrag Laptop im Feld Ist gleich
  • 2. Fall: Schritt Ist Drucker mit dem Eintrag Drucker im Feld Ist gleich
  • 3. Fall: Standard

Das Dialogbild sieht ausschnittsweise dann so aus:

Mit Power Automate den Betreff einer E-Mail prüfen

Schritt: Ist Laptop

Wenn es sich bei der E-Mail um eine Laptopbestellung handelt, soll automatisch in Planner durch Power Automate eine neue Aufgabe erstellt werden. Suchen Sie nach der Aktion Planner und wählen Sie dann Neue Aufgabe erstellen. Geben Sie die Gruppe, den Plan und den Bucket aus Planner an. Folgende Angaben sollten Sie noch vornehmen:

  • Der Titel der Aufgabe setzt sich zusammen aus dem Betreff der E-Mail und der E-Mail-Adresse des Absenders. Sie werden aus der Liste der dynamischen Werten aus dem ersten Schritt entnommen.
  • Da die Aufgabe sofort beginnen soll, wird als Startdatum die Funktion UtcNow angegeben. Sie steht für den aktuellen Tag und für die aktuelle Uhrzeit.
  • Die Aufgabe soll am kommenden Tag fällig sein. Geben Sie dazu im Eingabefeld Datum und Uhrzeit der Fälligkeit die folgende Formel ein: addDays(utcNow,1).
  • Zuletzt geben Sie die E-Mail-Adresse des zuständigen Sachbearbeiters im Feld Zugewiesene Benutzer-IDs ein.

Das Dialogbild für die Erstellung der Planner-Aufgabe in Power Automate sieht dann so aus:

Mit Power Automate eine Aufgabe in Planner erstellen

Die Planner-Aufgabe bei einer Bestellung eines Druckers unterscheidet sich nur durch die Angabe eines anderen Sachbearbeiters und einer anderen Fälligkeit.

Schritt: Standard

Wenn es sich bei der E-Mail weder um eine Bestellung eines Laptops oder eines Druckers handelt, soll Power Automate eine E-Mail an einen Sachbearbeiter versendet werden. Wählen Sie die Aktion E-Mail senden (V2) aus:

Der Schritt sieht folgendermaßen aus.

Mit Power Automate eine E-Mail erstellen

Speichern Sie abschließend den Flow und testen Sie ihn, indem Sie eine E-Mail mit entsprechendem Betreff an das Gemeinschaftspostfach senden.

In Planner sieht das Ergebnis dann so aus:

Aufgaben in Planner, die mit Power Automate erstellt wurden

Dank Power Automate werden Routinetätigkeiten automatisch erledigt. Fehleranfällige manuelle Arbeitsschritte entfallen. Die Mitarbeiter gewinnen mehr Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten.

Möchten Sie sich in Ihrem Unternehmen auch von Routineprozessen entlasten, sprechen Sie uns an.

e-Mail: info@it-service-ruhr.de

Telefon: +49 (2324) 70894-0

Michael Richter

Michael Richter

Autor

Ich unterstütze unsere Kunden in erster Linie durch Programmierung von Datenbankanwendungen und Zusatzmodulen von Microsoft Office. In Seminaren und Tipps auf unserer Blogseite gebe ich mein Wissen weiter.

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