Unerwünschte E-Mails blockieren

E-Mails blockieren mit Outlook-Regeln

Um unerwünschte E-Mails in Outlook zu blockieren, ist es erforderlich, sich mit dem Inhalt dieser E-Mails auseinanderzusetzen, denn nur so lassen sich Muster erkennen und entsprechende Regeln erstellen. In diesem Artikel stelle ich Ihnen zwei Sorten von unerwünschten E-Mails vor. Es handelt sich hierbei einerseits um unerwünschte Newsletter, die sich nicht abbestellen lassen, und andererseits um Spam, der durch den Spamfilter rutscht.

E-Mails blockieren, wenn es sich um unerwünschte Newsletter handelt

Leider kommt es immer noch vor, dass trotz DSGVO Versender von Newslettern den Wunsch des Abonnenten nach Austragung aus dem Verteiler ignorieren. Da bei einem Newsletter Unternehmen regelmäßig auf Ihr Angebot hinweisen, wird der Newsletter in der Regel immer von der gleichen Adresse verschickt. Um diesen Newsletter zu blockieren, reicht eine einfache Regel, die alle E-Mails von dieser Absenderadresse löscht.

Gehen Sie zum Erstellen dieser Regel folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie einen unerwünschten Newsletter.
  2. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Verschieben auf Regeln. Es öffnet sich folgendes Menü:

    E-Mail blockieren durch Regeln

  3. Wählen Sie Nachricht von … immer verschieben aus. Es öffnet sich der folgende Dialog:

    E-Mail blockieren durch Regeln

  4. Wählen Sie nun den Ordner Gelöschte Elemente aus

Alle Nachrichten von dieser Absenderadresse werden ab jetzt automatisch in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Es werden sowohl die E-Mails verschoben, die sich aktuell im Posteingang befinden als auch die, die zukünftig eintreffen werden.

E-Mails blockieren, wenn es sich um Spam handelt

Für das Löschen von Spam oder Junk-Mail ist das Erstellen der Regeln etwas komplizierter, denn die Versender von Spam versenden die Mails mit unterschiedlichen, oft willkürlichen E-Mailadressen. Spammer wollen in der Regel nichts verkaufen, sondern zum unbedachten Öffnen der E-Mail verleiten, damit über das Öffnen der E-Mail oder das Klicken auf einen präparierten Link Schadsoftware installiert werden kann. Die Versender von Spam versuchen durch emotionale Appelle, zum Öffnen der Spam-Mail zu verleiten. Dies können Versprechen zu Glück und Reichtum sein, Drohungen z.B. wegen nichtbezahlten Rechnungen, kompromittierender Filmaufnahmen oder neutrale Hinweise auf Rechnungen von großen, bekannten Anbietern.

Junk-Mailfilter in Outlook richtig einstellen

Um die Junk-Mailfilter in Outlook richtig einzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Rufen Sie im Register Start die Gruppe Löschen auf und wählen hier den Befehl Junk-E-Mail-Optionen. Es öffnet sich der folgende Dialog:

    E-Mail blockieren durch Regeln

  2. Standardmäßig ist in Outlook die Option Keine automatische Filterung aktiviert. Aktivieren Sie hier eine der anderen Optionen. Welche Option Sie wählen, hängt von Ihrem Sicherheitsbedürfnis und der Praktikabilität an Ihrem Arbeitsplatz ab. Wir empfehlen zunächst, die Stufe Niedrig zu wählen und abzuwarten, ob jetzt bereits eine ausreichend große Anzahl von Spams herausgefiltert wird.
  3. Wechseln Sie in diesem Dialogbild auf die Registerkarte International und wählen in dem folgenden Dialogbild die Option Liste blockierter Codierungen.

    E-Mail blockieren durch Regeln

  4. Wählen Sie in dem folgenden Dialog die Sprachcodierungen aus, die Sie blockieren möchten. Es macht wenig Sinn, z.B. arabische oder chinesische E-Mails zu empfangen, wenn Sie diese Sprachen nicht sprechen und demzufolge E-Mails, die in diesen Sprachen verfasst sind, auch nicht lesen können.

    E-Mail blockieren durch Regeln

  5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl und kehren Sie zu Outlook zurück.

Outlook erkennt jetzt viele unerwünschte E-Mails und sortiert sie aus. Sie können sich auf Ihre Arbeit konzentrieren.


Christine Trzaska

Christine Trzaska

Autor

Mit meinem Team schöpfe ich die Leistungsfähigkeit moderner IT-Systeme für meine Kunden aus. Die Vereinfachung (IT-gestützter) Arbeitsabläufe unterstützen wir mit unserem Wissen.

2 Kommentare

  1. Manchmal sind Newsletter nervig. Ich bekomme sehr häufig unerwünschte E-Mails und bin auf der Suche nach einer Lösung, um solche Mails zu blockieren. Ich werde definitiv deine Anleitung folgen. Danke für den Tipp!

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  2. Danke für die ausführliche Anleitung. Bin sehr genervt von den vielen chinesischen oder anderen Emails. Werde deine Anleitung anwenden.

    Antworten

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