Eingangsrechnungen verwalten mit Power Automate

Eingangsrechnungen verwalten gehört seit jeher zu den Routinetätigkeiten in der Buchhaltung. Heute versenden Lieferanten immer häufiger Eingangsrechnungen in Form von E-Mails mit PDF-Anhang. Daher ist es nur konsequent die Verwaltung dieser Rechnungen den geänderten Prozessen anzupassen. In unserem Beispiel, werden die Rechnungen direkt beim Eintreffen in einer Dokumentbibliothek auf SharePoint gespeichert und mit weiteren Informationen versehen.

Ziel: Eingangsrechnungen verwalten – Buchhaltung entlasten

Alle Eingangsrechnungen sollen automatisch in einer SharePoint-Liste gespeichert werden. Hierdurch werden die Mitarbeiter in der Buchhaltung von der lästigen Arbeit, die Dateianhänge zu speichern, entlastet. Gleichzeitig wird eine übersichtliche Liste aller Eingangsrechnungen mit folgenden zusätzlichen Informationen erstellt:

– PDF-Datei

– Betreff der E-Mail

– Lieferant und

– Eingangsdatum

Szenario:

Alle Eingangsrechnungen werden an die allgemeine E-Mailadresse der Buchhaltung geschickt. Bei jeder E-Mail wird geprüft, ob sie einen oder mehrere PDF-Anhänge hat. Die PDF-Anhänge werden in eine Dokumentbibliothek auf SharePoint gespeichert. Beim Speichern werden zusätzlich zur PDF noch der Empfangszeitpunkt und der Betreff der Mail und der Lieferant gespeichert.

Sollte der Lieferant unbekannt sein, wird eine E-Mail an einen Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltungsabteilung gesandt. Er kann dann z.B. prüfen, ob der Rechnungssteller erstmalig eine Rechnung als E-Mail versandt hat oder ob es sich z.B. um eine Phishing-E-Mail handelt.

Dieser Workflow wird Power Automate folgendermaßen umgesetzt.

Voraussetzung: Liste mit Lieferanten

Die SharePoint-Liste hat u. a. Felder für folgende Informationen:

  • Name des Lieferanten
  • Kontonummer
  • E-Mail-Adresse für Rechnungsversand

Voraussetzung: Dokumentbibliothek für Eingangsrechnungen

Neben dem Dateinamen gibt es noch Spalten für die folgenden Informationen:

  • Empfangen
  • Lieferant
  • Betreff

Flow: Die Gesamtübersicht

Der Flow sieht im Überblick so aus:

Flow im Überblick

Erstellen des Flows

Um den obigen Flow zu erstellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Starten Sie Power Automate im Browser über die URL https://emea.flow.microsoft.com
  2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf den Menüpunkt Erstellen. Im oberen Bereich sieht die Website folgendermaßen aus:
    Neuer Flow
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatisierter Flow. Ein automatisierter Flow ist ein Flow, der automatisch gestartet wird, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. In unserem Beispiel ist das Ereignis das Eintreffen einer E-Mail im Gemeinschaftspostfach.
  2. In dem sich öffnenden Dialogbild geben Sie Namen des Flows und den Flowtrigger an. Der Flow soll Eingangsrechnungen heißen. Geben Sie im Suchfeld Flowtrigger auswählen den Begriff Freigegeben ein Wählen Sie den Trigger Wenn eine neue E-Mail in einem freigegebenen Postfach eingeht (V2). Das Dialogbild sieht danach so aus:
    Automatischen Flow erstellen

Klicken Sie auf Erstellen. Auf der Webseite erscheint der erste Schritt.

  1. Klicken Sie auf den Eintrag Erweiterte Optionen anzeigen.
  2. Geben Sie zunächst die E-Mail-Adresse des freigegeben Postfachs an, in dem Ihre Eingangsrechnungen eintreffen. Danach ändern Sie in den Feldern Nur mit Anlagen und Anlagen einschließen jeweils den Eintrag von Nein auf Ja. Die nachfolgenden Aktionen im Flow werden nur dann ausgeführt, wenn die eintreffende E-Mail mindestens eine Anlage hat. Danach sieht der Schritt so aus:
    Angaben zum Postfach
  1. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Neuer Schritt.

Die weiteren Schritte im Flow werden im Folgenden erläutert:

2. Schritt: Variable Lieferantenname initialisieren

Mit diesem Schritt wird ein Variable angelegt, die den Namen des Lieferantennamen aufnehmen soll. Suchen Sie nach der Aktion Variable initialisieren und benennen Sie den Schritt um in Variable Lieferantenname initialisieren. Der Name der Variable ist Lieferantenname und der Datentyp ist Zeichenfolge.

3. Schritt: Lieferanten abrufen

Mit diesem Schritt soll alle Elemente aus der SharePoint-Liste der Lieferanten abgerufen werden, die im Feld EmailAdresseRechnungen die E-Mail-Adresse des Absenders enthalten. Suchen Sie nach der Aktion Elemente abrufen im Bereich SharePoint. Geben Sie die Websiteadresse sowie den Namen der SharePoint-Liste an. Klicken Sie auf den Eintrag Erweiterte Optionen anzeigen. Geben Sie im Feld Abfrage filtern als Filterbedingung folgenden Ausdruck ein:

EmailAdresseRechnungen eq “.

Setzen Sie danach den Cursor zwischen den beiden Hochkommata und klicken Sie dann auf die Schaltfläche mit dem Blitz, um einen dynamischen Wert hinzuzufügen. Suchen Sie nach dem Eintrag von unter der Überschrift Wenn eine neue E-Mail in einem freigegebenen Postfach eingeht (V2).

Der Schritt sieht danach folgendermaßen aus:

Lieferanten aus SharePoint-Liste abrufen

4. Schritt: Lieferant gefunden

In diesem Schritt wird geprüft, ob in der SharePoint-Liste über die E-Mail-Adresse ein Lieferant gefunden wurde. Falls ein Lieferant existiert, wird der Name aus der SharePoint-Liste in die Variable Lieferantename übertragen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie die Aktion Bedingung, um die Anzahl der gefunden Elemente zu bestimmen.
  2. Geben Sie im Feld Wert auswählen folgenden Ausdruck ein:

    length(outputs(‚Lieferanten_abrufen‘)?[‚body/value‘])

  3. Als Kriterium wählen Sie Eintrag größer oder gleich und als Wert die Zahl 1.
  4. In der Aktion Wenn Ja erfassen Sie einen neuen Schritt zur Festlegung der Variable Lieferantenname.
  5. Geben Sie als Wert folgenden Ausdruck ein:

    outputs(‚Lieferanten_abrufen‘)?[‚body/value‘][0][‚Title‘]

    Mit diesem Ausdruck übertragen den Namen des ersten, in der SharePoint-Liste gefundenen Lieferanten in die Variable. Der in eckigen Klammern stehende Index 0 weist auf den ersten Eintrag hin. Der Lieferantenname steht in unserem Beispiel in der Spalte Title. In der SharePoint-Liste kann der Anzeigename anders lauten, wie z.B. Lieferantenname.
  6. Falls kein Lieferant gefunden wurde, soll die Variable Lieferantenname auf <unbekannt> gesetzt werden. Danach soll eine E-Mail versendet werden an eine Person aus der Finanzbuchhaltung. In der Aktion Wenn Nein erfassen Sie einen neuen Schritt zur Festlegung der Variable Lieferantenname.
  7. Geben Sie als Wert den Ausdruck <unbekannt> ein.
  8. Suchen Sie über den Bereich Office 365 nach der Aktion E-Mail senden (V2).
  9. Geben Sie die E-Mail-Adresse und den Betreff sowie einen passenden Text ein. Sie können sich z. B. auf den Betreff der E-Mail des Rechnungsabsenders beziehen und ihn als dynamischen Wert in den E-Mail-Text einbauen.

5. Schritt: Auf alle Anlagen anwenden

Dieser Schritt dient dazu, nur Anlagen, die das PDF-Dateiformat aufweisen, in eine Dokumentbibliothek in SharePoint zu speichern. Im Überblick sieht der Schritt so aus:

Alle Anlagen prüfen

 Folgende Einzelschritte sind notwendig:

  1. Suchen Sie nach der Aktion Auf alle anwenden. Sie finden Sie unter Steuerung.
  2. Geben Sie im Eingabefeld Ausgaben von vorherigen Schritten auswählen den dynamischen Wert Anlagen unter der Überschrift Wenn eine neue E-Mail in einem freigegebenen Postfach eingeht (V2). ein.
  3. Als nächster Aktion wird eine Bedingung eingefügt, die prüft, ob die aktuelle Anlage die Dateiendung .pdf aufweist. Geben Sie folgenden zu prüfenden Ausdruck ein:

    endsWith(items(‚Auf_alle_Anlagen_anwenden‘)?[’name‘],‘.pdf‘)

  4. Wenn die Bedingung erfüllt ist, soll die PDF-Datei gespeichert werden. Fügen Sie unter Wenn ja die neue Aktion Datei erstellen aus dem Bereich SharePoint ein.
  5. Geben Sie zunächst die Website und die Dokumentbibliothek ein.
  6. Der Dateiname soll der Name der Anlagendatei entsprechen. Suchen Sie unter Dateiname nach den dynamischen Wert Anlage Name. Sie finden ihn unter der Überschrift Wenn eine neue E-Mail in einem freigegebenen Postfach eingeht (V2).
  7. Als weitere Pflichtangabe wird der Dateiinhalt erwartet. Suchen Sie unter Dateiinhalt nach den dynamischen Wert Anlage Inhalt. Sie finden ihn ebenfalls unter der Überschrift Wenn eine neue E-Mail in einem freigegebenen Postfach eingeht (V2). Der Schritt sieht danach so aus:
    Neue Datei in Dokumentbibliothek erstellen
  1. Als letzte Aktion soll der gerade anlegte Datensatz in der Dokumentbibliothek aktualisiert werden mit dem Lieferantennamen, der E-Mail-Adresse des Absenders, dem Betreff sowie mit dem Empfangszeitpunkt. Suchen Sie unter SharePoint die Aktion Dateieigenschaften aktualisieren.
  2. Geben Sie wieder die Websiteadresse und den Bibliotheksnamen an.
  3. Wichtig ist der Bezug zum im vorherigen Schritt erzeugten Datei. Geben Sie unter ID den dynamischen Wert ItemID unter der Überschrift an.
  4. Die Empfangszeit, die E-Mail-Adresse des Absenders sowie den Betreff können Sie als dynamische Werte aus der eingegangenen E-Mail übernehmen.
  5. Als Name des Lieferanten wählen Sie den dynamischen Wert aus der Variable Lieferantenname. Der Schritt sieht am Ende so aus:
    Dateieigenschaften in SharePoint aktualisieren

Fazit

In dem obigen Beispiel haben Sie eine Möglichkeit gesehen, wie Sie mit Power Automate PDF-Anhänge einer E-Mail in eine Dokumentbibliothek in SharePoint speichern. Es sind vielen Varianten denkbar. Die in dieser Liste gespeicherten Rechnungen können von den zuständigen Personen per Mausklick freigegeben und zur Zahlung angewiesen werden.

Automatisieren Sie mit Power Automate Ihre Routineprozesse. Sie sparen wertvolle Zeit und vermeiden Flüchtigkeitsfehler. Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gern bei der Erstellung von Workflows für Power Automate.

Michael Richter

Michael Richter

Autor

Ich unterstütze unsere Kunden in erster Linie durch Programmierung von Datenbankanwendungen und Zusatzmodulen von Microsoft Office. In Seminaren und Tipps auf unserer Blogseite gebe ich mein Wissen weiter.

2 Kommentare

  1. nach der Erstellung des Flows werden nicht alle PDF´s in den Emails als PDF´s erkannt und somit wir keine PDF im Sharepoint erstellt. Wissen Sie woran es liegt?

    Vielen Dank im Voraus und Viele Grüße

    Antworten
    • Hallo Frau Schreiner,
      gibt es einzelne E-Mails, in denen die PDF-Anhänge nicht erkannt werden, oder werden nicht alle PDF-Anhänge einer E-Mail erkannt, wenn der E-Mail mehrere PDF-Dateien angehangen wurden?

      Antworten

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