Nur die 3 umsatzstärksten Artikel einer Produktgruppe in Excel anzeigen

In Excel können Sie mithilfe einer PivotTable u. a. schnell und einfach die Umsätze von Produktgruppen und Artikeln analysieren. Bei einem umfassenden Sortiment sollen manchmal nicht alle Produktgruppen und Artikel, sondern nur die besten 3, 5 oder 10 Elemente angezeigt werden. Durch das Einstellen von Filteroptionen können Sie die weniger wichtigen Produktgruppen und Artikel ausblenden.

In dem folgenden Tabellenausschnitt sehen Sie die ersten Umsatzzahlen der einzelnen Produktgruppen und Artikel:

Bild1

Im ersten Schritt soll eine neue PivotTable in einem neuen Tabellenblatt erstellt werden. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Aktivieren Sie eine Zelle in der Tabelle mit den Umsatzahlen.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Einfügen und anschließend in der Gruppe Tabellen auf die Schaltfläche PivotTable. Es erscheint folgendes Dialogbild:

    Bild2

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. In einem neuen Tabellenblatt erscheint eine leere PivotTable. Am rechten Bildschirmrand erscheint eine PivotTable-Feldliste mit den 3 Feldern Produktgruppe, Artikel und Umsatz.

  4. Ziehen Sie mit der Maus aus der PivotTable-Feldliste das Feld Produktgruppe in den Bereich mit den Zeilenbeschriftungen.

  5. Anschließend ziehen Sie das Feld Umsatz in den Bereich mit den Werten. Die PivotTable sieht dann folgendermaßen aus:

    Bild3

  6. Die Umsatzzahlen können Sie als Euro-Werte darstellen, indem Sie einen Umsatzwert markieren, die rechte Maustaste drücken und im Kontextmenü den Menüpunkt Zahlenformat anwählen. Klicken Sie in dem sich öffnenden Dialogbild im Listenfeld Kategorie auf Währung und anschließend auf die Schaltfläche OK.

Im zweiten Schritt sollen nur die 3 besten Produktgruppen angezeigt werden. Folgende Schritte führen Sie zum Ziel:

  1. Zunächst werden die Produktgruppen absteigend nach Umsatz sortiert. Markieren Sie eine Zelle mit einem Umsatzwert und drücken Sie auf die rechte Maustaste. In dem Kontextmenü klicken Sie auf Sortieren und danach auf den Menüpunkt Nach Größe sortieren (absteigend).

  2. Klicken Sie in der Zelle Zeilenbeschriftungen am linken, oberen Rand der PivotTable auf die Schaltfläche mit dem Pfeil.

  3. Klicken Sie auf den Menüpunkt Wertefilter und danach auf den Menüpunkt TOP 10.

    Bild4

    Es erscheint das folgende Dialogbild:

    Bild5

  4. Ändern Sie den Wert 10 auf 3 ab und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Anschließend enthält die PivotTable nur die 3 umsatzstärksten Produktgruppen
    sowie den Gesamtumsatz mit diesen 3 Produktgruppen:

    Excel PivotTable TOP 3

Zum Schluss sollen von allen Produktgruppen nur die jeweils 3 Artikel mit den größten Umsätzen angezeigt werden. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Zunächst sollen wieder die Umsätze aller Produktgruppen angezeigt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil in der Zelle Zeilenbeschriftungen. Klicken Sie auf den Menüpunkt Filter löschen aus „Produktgruppe“.

  2. Ziehen Sie in der PivotTable-Feldliste das Feld Artikel in den Bereich mit den Zeilenbeschriftungen, sodass das Feld Artikel unter dem Feld Produktgruppe erscheint.

  3. Um die Artikelumsätze absteigend zu sortieren, markieren Sie eine Zelle mit einem Umsatzwert.

  4. Drücken Sie die rechte Maustaste.

  5. Im Kontextmenü klicken Sie auf den Menüpunkt Sortieren und anschließend auf Nach Größe sortieren (Absteigend).

  6. Markieren Sie eine Zelle mit einer Artikelbezeichnung.

  7. Klicken Sie in der Zelle Zeilenbeschriftungen am linken, oberen Rand der PivotTable auf die Schaltfläche mit dem Pfeil.

  8. Klicken Sie auf den Menüpunkt Wertefilter und danach auf den Menüpunkt TOP 10.

  9. Ändern Sie den Wert 10 auf 3 ab und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Anschließend enthält die PivotTable nur die 3 umsatzstärksten Artikel pro Produktgruppe. Die PivotTable hat folgendes Aussehen:

    Bild6

Hinweise

  • Die Umsätze pro Produktgruppe enthalten nur die Umsätze der 3 angezeigten Artikel.

  • Das Gesamtergebnis ist die Summe der 3 jeweils umsatzstärksten Artikel pro Produktgruppe.

Michael Richter

Michael Richter

Autor

Ich unterstütze unsere Kunden in erster Linie durch Programmierung von Datenbankanwendungen und Zusatzmodulen von Microsoft Office. In Seminaren und Tipps auf unserer Blogseite gebe ich mein Wissen weiter.

7 Kommentare

  1. Anonymous

    Zeitersparniss und was gelernt

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  2. Anonymous

    Der Artikel kann dadurch verbessert werden das zum einen die Zahlen geprüft werden und dann die Screens abgeändert werden.Dann hat man einen Lernerfolg den stimmen die Zahlen, beim Nachbau, mit der Abbildung nicht überein kann man sich das Hirn zermartern bis zum Umfallen.

    Antworten
  3. Anonymous

    Zeitersparnis und weniger Stress. Noch schöner wäre es nur noch mit ein oder zwei Screenshots mehr gewesen. Gut gemacht!

    Antworten
  4. Anonymous

    Auch wenn es hier im Artikel um das Filtern mit mit der „TOP 10“ Funktion / Schalter geht Wäre eine Übereinstimmen der Daten mit dem nachfolgende Abbildungen sinnvoll. Somit wäre das Nachvollziehen beim Selbstversuch effektiver Mit anderen Worten Der Vergleich der Ergebnisse wäre einfacher. Aber geholfen und inspiriert hat der Artikel.

    Antworten
  5. Anonymous

    Frage beantwortet, bessere Darstellung, Übersichtlichkeit

    Antworten
  6. Tommy

    Hi,

    vielen Dank für diesen Beitrag.
    Funktioniert vom Prinzip her…

    Ich wollte eine Top3 Kundenprodukte nach Jahren erzeugen, leider orientiert sich das Pivot nur am ersten Jahr und sucht für die anderen Jahre die entsprechen Umsätze zusammen. Sprich wenn im Folgejahr ein Top3 Produkt von einem anderem abgelöst wird, dann wird dies nicht dargestellt. Ich benutze Excel 2010.

    Hast du eine Idee wie ich dies lösen kann?

    Gruß

    Antworten
  7. Tommy

    sorry meine Frage hat sich erledigt… ich musste die „Jahre“ zwischen Produktgruppe und Artikel platzieren in der Zeilenbeschriftung.

    Antworten

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