E-Mails in Outlook farblich kennzeichnen

Bei den zahlreichen E-Mails, die täglich in Ihrem Postfach eintreffen, kann es hilfreich sein, E-Mails bestimmter Absender sofort zu erkennen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie die E-Mails von bestimmten Absendern, z.B. die von Ihrem Chef, farblich hervorheben wollen:

  1. Wechseln Sie in Outlook zum Posteingang Ihres Postfachs.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf den Befehl Ansicht ändern.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansichten verwalten. Es öffnet sich das folgende Fenster:
    Bild1
  4. Wählen Sie die Ansicht Kompakt und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Ändern. Es öffnet sich der folgende Dialog:
    Bild2
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung. Das folgende Dialogbild erscheint:
    Bild3
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und geben der neuen Regel einen aussagekräftigen Namen, z.B. Chef.
  7. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Schriftart und wählen Sie die gewünschten Formate aus.
    Formate auswählen
  8. Definieren Sie die Bedingungen für die Formatierung. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Bedingung. Es erscheint das folgende Dialogbild:
    Bild4
  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Von und wählen den Namen Ihres Chefs aus.
    Sollte die Absenderadresse nicht in Ihren Kontakten gespeichert sein, so können Sie sie auch eintragen.
  10. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Das folgende Dialogbild erscheint wieder:
    Bild5
  11. Schließen Sie die einzelnen Dialogbilder wieder, indem Sie jeweils auf die Schaltfläche OK klicken.

Nach dem Speichern der geänderten Ansicht werden im Posteingang alle E-Mails des zugeordneten Absenders so formatiert, wie Sie es vorgegeben haben. In diesem Beispiel erscheinen alle E-Mails in blauer Farbe.

Bedingte Formatierung in Outlook

Christine Trzaska

Christine Trzaska

Autor

Mit meinem Team schöpfe ich die Leistungsfähigkeit moderner IT-Systeme für meine Kunden aus. Die Vereinfachung (IT-gestützter) Arbeitsabläufe unterstützen wir mit unserem Wissen.

36 Kommentare

  1. danke

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  2. Viel zu aufwendig wenn ich ca. 400 Adressen verwalten möchte.

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  3. ich möchte einzelne mails markieren, keine gruppen; mit einer anderen markierung als der roten flagge

    Antworten
  4. Ist es möglich den Hintergrund der eMails vom „Chef“ zu ändern?

    Antworten
  5. Danke, das war SEHR hilfreich! 🙂

    Antworten
  6. Tolle Anleitung Danke

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  7. sehr interessantes Feature! Wird bei Gelegenheit gleich umgesetzt. Vielen Dank für den Hinweis!

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  8. top Artikel, übersichtlich und einfach gestaltet moit bildern

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  9. !!!!

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  10. Zeitersparnis, bzw. hätte ich NIE gefunden.

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  11. Zeitersparnis, kein Stress, neue Ideen

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  12. bin nach der Anleitung vorgegangen, habe unter Punkt 8. aber eine Kategorie ausgewählt. Im Ergebnis waren alle Mails neu formatiert, nicht nur diejenigen aus der ausgewählten kategorie

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  13. Übersicht besser

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  14. Weniger rumgesuche für das einstellen der gewünschten Option.

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  15. ich hatte das Problem andersherum. Irgendwie habe ich wohl mal eine Bedingte Formatierung für Mails von bestimmten Personen festgelegt. Leider habe ich eine Farbe ausgewählt, die nicht lesbar ist. Mein Problem war ich konnte das nicht mehr rückgängig machen. Aber jetzt hat es Dank Ihnen geklappt. Gruß Caro

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  16. Die Info ist auf dem Punkt gebracht und sehr leicht nachzuvollziehen. Ich habe mir dadurch sehr viel Zeit gespart.

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  17. es rutscht nun nichts mehr durch…. !

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  18. Mit der Lösung des Problems!

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  19. Das scheint wohl nicht mit Imap Postfächern zu funktionieren, schade.

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  20. Zeitersparnis

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  21. Super Erklärung. Hat auf anhieb funktioniert. Tolle Funktion!

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  22. Zeitersparnis, da Nachricht gleich sichtbar.

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  23. Dankeschön

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  24. Perfekt! Danke!

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  25. … das hatte ich schon lange gesucht …

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  26. schnelle INfo, besserer Übersicht 🙂

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  27. DANKE!!! 🙂

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  28. Bessere Übersicht beim Maileingang

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  29. Leider funktioniert es so auch nicht. 🙁 Einen Absender konnte ich so im Posteingang farblich hervorheben, ein zweites Mal klappte es leider nicht.

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  30. Bessere Übersicht = Zeitersparnis

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  31. Schnell, werde ich noch mehr benutzen

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  32. Ist es möglich die Hintergrundfarbe markierter Emails in der Eingangsliste zu ändern?

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    • Hallo Harry,
      das geht leider nicht.

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  33. Vielen Dank. Ein richtig gut und brauchbarer Hinweis noch mehr aus Outlook herauszuholen.

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  34. Habe es nach Anleitung versucht. Zwei Sender farblich „blau und grün“ markiert, aber ungelesene bleiben rot und gelesene bleiben grau. Ist kein hilfreiches Konzept.

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    • Danke für den Hinweis. Ich habe den Tipp aktualisiert. Wenn Sie den Absender der Mail aus dem Feld „Von“ auswählen, werden die Mails entsprechend formatiert.

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