E-Mails in Outlook farblich kennzeichnen

Bei den zahlreichen E-Mails, die täglich in Ihrem Postfach eintreffen, kann es hilfreich sein, E-Mails bestimmter Absender sofort zu erkennen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie die E-Mails von bestimmten Absendern, z.B. die von Ihrem Chef, farblich hervorheben wollen:

  1. Wechseln Sie in Outlook zum Posteingang Ihres Postfachs.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf den Befehl Ansicht ändern.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansichten verwalten. Es öffnet sich das folgende Fenster:
    Bild1
  4. Wählen Sie die Ansicht Kompakt und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Ändern. Es öffnet sich der folgende Dialog:
    Bild2
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung. Das folgende Dialogbild erscheint:
    Bild3
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und geben der neuen Regel einen aussagekräftigen Namen, z.B. Chef.
  7. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Schriftart und wählen Sie die gewünschten Formate aus.
    Formate auswählen
  8. Definieren Sie die Bedingungen für die Formatierung. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Bedingung. Es erscheint das folgende Dialogbild:
    Bild4
  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Von und wählen den Namen Ihres Chefs aus.
    Sollte die Absenderadresse nicht in Ihren Kontakten gespeichert sein, so können Sie sie auch eintragen.
  10. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Das folgende Dialogbild erscheint wieder:
    Bild5
  11. Schließen Sie die einzelnen Dialogbilder wieder, indem Sie jeweils auf die Schaltfläche OK klicken.

Nach dem Speichern der geänderten Ansicht werden im Posteingang alle E-Mails des zugeordneten Absenders so formatiert, wie Sie es vorgegeben haben. In diesem Beispiel erscheinen alle E-Mails in blauer Farbe.

Bedingte Formatierung in Outlook

Christine Trzaska

Christine Trzaska

Autor

Mit meinem Team schöpfe ich die Leistungsfähigkeit moderner IT-Systeme für meine Kunden aus. Die Vereinfachung (IT-gestützter) Arbeitsabläufe unterstützen wir mit unserem Wissen.

41 Kommentare

  1. Michael am 22. Dezember 2022 um 13:16

    Ich finde es eine gute Anleitung, auch wenn es meiner Meinung nach zu umständlich ist. Ich würde mir da von Microsoft eine bessere Lösung wünschen.

  2. Norbert Buse am 18. Februar 2022 um 13:10

    Hallo, wir teilen uns ein Postfach. Es ist nach Personen farbig Kategorisiert. Meine Farbe ist z. B. blau – kann ich die Mails, die auf meine Farbe markiert sind auch in blau (entweder Schrift oder Hintergrund) anzeigen lassen? Ich hoffe, die Frage war verständlich..
    Grüße Nobby

    • Christine am 21. Februar 2022 um 10:58

      Hallo Herr Buse,
      Sie können die Mails, die Ihnen zugewiesen sind auch in einem Gemeinschaftspostfach farbig hervorheben. Damit die bedingte Formatierung greift, müssen Sie ein Kriterium definieren, z.B. eine Kategorie. Dieses Kriterium nehmen Sie dann als Bedingung für die Formatierung.

  3. Hartmut Schellhase am 4. Oktober 2021 um 14:46

    wie kann ich bei ausgehenden E-Mails eine farbliche Markierung vornehmen, das ist mir auch besonders wichtig.
    Ich habe sehr oft E-Mails welche ich für Gerichtstermine vorhalten muss. Da ist es mir wichtig, diese schnell zu erkennen.

    Es wäre hilfreich, wenn Sie mir hierzu auch eine Info geben könnten.

    • Christine am 6. Oktober 2021 um 11:58

      Sehr geehrter Herr Schellhase,
      wenn Sie die bedingten Formatierungen auf den Ordner anwenden, indem die gesendeten Mails gespeichert sind, haben Sie auch bei ausgehendem Schriftverkehr die farbliche Markierung.

  4. Nikolaus am 23. Juli 2021 um 8:05

    Habe es nach Anleitung versucht. Zwei Sender farblich “blau und grün” markiert, aber ungelesene bleiben rot und gelesene bleiben grau. Ist kein hilfreiches Konzept.

    • Christine am 27. Juli 2021 um 10:32

      Danke für den Hinweis. Ich habe den Tipp aktualisiert. Wenn Sie den Absender der Mail aus dem Feld “Von” auswählen, werden die Mails entsprechend formatiert.

  5. Wolfgang D. am 28. Juni 2021 um 16:36

    Vielen Dank. Ein richtig gut und brauchbarer Hinweis noch mehr aus Outlook herauszuholen.

  6. Harry am 26. März 2021 um 8:47

    Ist es möglich die Hintergrundfarbe markierter Emails in der Eingangsliste zu ändern?

    • Christine am 26. März 2021 um 10:00

      Hallo Harry,
      das geht leider nicht.

  7. Anonymous am 29. November 2017 um 2:21

    Schnell, werde ich noch mehr benutzen

  8. Anonymous am 24. November 2017 um 10:16

    Bessere Übersicht = Zeitersparnis

  9. Anonymous am 16. November 2017 um 16:02

    Leider funktioniert es so auch nicht. 🙁 Einen Absender konnte ich so im Posteingang farblich hervorheben, ein zweites Mal klappte es leider nicht.

  10. Anonymous am 13. Oktober 2017 um 14:17

    Bessere Übersicht beim Maileingang

  11. Anonymous am 12. Oktober 2017 um 13:56

    DANKE!!! 🙂

  12. Anonymous am 6. September 2017 um 9:40

    schnelle INfo, besserer Übersicht 🙂

  13. Anonymous am 18. Juli 2017 um 10:51

    … das hatte ich schon lange gesucht …

  14. Anonymous am 28. Juni 2017 um 13:06

    Perfekt! Danke!

  15. Anonymous am 26. Juni 2017 um 14:36

    Dankeschön

  16. Anonymous am 19. Juni 2017 um 15:46

    Zeitersparnis, da Nachricht gleich sichtbar.

  17. Anonymous am 13. Juni 2017 um 16:20

    Super Erklärung. Hat auf anhieb funktioniert. Tolle Funktion!

  18. Anonymous am 6. Dezember 2016 um 8:57

    Zeitersparnis

  19. Anonymous am 16. November 2016 um 10:59

    Das scheint wohl nicht mit Imap Postfächern zu funktionieren, schade.

  20. Anonymous am 7. November 2016 um 12:28

    Mit der Lösung des Problems!

  21. Anonymous am 3. November 2016 um 12:07

    es rutscht nun nichts mehr durch…. !

  22. Anonymous am 13. Oktober 2016 um 11:17

    Die Info ist auf dem Punkt gebracht und sehr leicht nachzuvollziehen. Ich habe mir dadurch sehr viel Zeit gespart.

  23. Anonymous am 6. Oktober 2016 um 11:30

    ich hatte das Problem andersherum. Irgendwie habe ich wohl mal eine Bedingte Formatierung für Mails von bestimmten Personen festgelegt. Leider habe ich eine Farbe ausgewählt, die nicht lesbar ist. Mein Problem war ich konnte das nicht mehr rückgängig machen. Aber jetzt hat es Dank Ihnen geklappt. Gruß Caro

  24. Anonymous am 6. Oktober 2016 um 9:47

    Weniger rumgesuche für das einstellen der gewünschten Option.

  25. Anonymous am 28. September 2016 um 15:37

    Übersicht besser

  26. Anonymous am 19. August 2016 um 10:48

    bin nach der Anleitung vorgegangen, habe unter Punkt 8. aber eine Kategorie ausgewählt. Im Ergebnis waren alle Mails neu formatiert, nicht nur diejenigen aus der ausgewählten kategorie

  27. Anonymous am 3. August 2016 um 8:42

    Zeitersparnis, kein Stress, neue Ideen

  28. Anonymous am 19. Juli 2016 um 15:52

    Zeitersparnis, bzw. hätte ich NIE gefunden.

  29. Anonymous am 30. Juni 2016 um 16:40

    !!!!

  30. Anonymous am 29. Juni 2016 um 9:20

    top Artikel, übersichtlich und einfach gestaltet moit bildern

  31. Anonymous am 21. Juni 2016 um 12:38

    sehr interessantes Feature! Wird bei Gelegenheit gleich umgesetzt. Vielen Dank für den Hinweis!

  32. Anonymous am 9. Juni 2016 um 7:36

    Tolle Anleitung Danke

  33. Anonymous am 29. März 2016 um 18:25

    Danke, das war SEHR hilfreich! 🙂

  34. Anonymous am 26. Januar 2016 um 17:00

    Ist es möglich den Hintergrund der eMails vom “Chef” zu ändern?

  35. Anonymous am 21. Januar 2016 um 8:54

    ich möchte einzelne mails markieren, keine gruppen; mit einer anderen markierung als der roten flagge

  36. Anonymous am 14. Januar 2016 um 22:35

    Viel zu aufwendig wenn ich ca. 400 Adressen verwalten möchte.

  37. Anonymous am 9. Januar 2016 um 18:06

    danke

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