Einfache Serienmails mit Outlook erstellen und versenden

Sie können aus Outlook heraus in Word Serienmails oder Serienbriefe verfassen und versenden. Wir zeigen Ihnen in diesem Tipp, wie Sie mit Outlook Serienmails verschicken können.

Vorarbeiten für Outlook Serienmail

Damit in der Serienmail die richtige Anrede also „Sehr geehrter Herr“, bzw. „Sehr geehrte Frau“ erscheint, müssen die Kontakte in Outlook richtig gepflegt sein. Wichtig ist, dass im Feld Name nicht nur der Vor- und Nachname, sondern auch die Anrede Herr oder Frau erscheint. Hierrüber wird im Serienbrief die korrekte Anrede gesteuert.

Kontakt in Outlook

Einfache Serienmails mit Outlook

  1. Wechseln Sie in Outlook zu den Kontakten. Sie haben nun zwei Möglichkeiten aus allen gespeicherten Kontakten die für den Serienbrief gewünschten Kontakte herauszusuchen.
    • Sie filtern die Kontakte nach entsprechenden Kriterien oder
    • Sie markieren die Kontakte, an die Sie eine Serienmail schicken wollen.
  2. Anschließend starten Sie den Seriendruck, indem Sie im Register Start des Kontaktebereichs in der Gruppe Aktionen auf die Schaltfläche Serien-E-Mails klicken. Es öffnet sich der folgende Dialog:
    Kontakt in Outlook zusamenführen

     

    • Wählen Sie unter Kontakte die für Sie passende Einstellung aus.
    • Legen Sie unter Dokument fest, ob Sie ein neues Dokument erstellen wollen oder ob Sie ein vorhandenes Dokument als Basis benutzen wollen.
    • Legen Sie unter Optionen bei Dokumenttyp Serienbriefe und unter Zusammenführung an: E-Mail aus. Geben Sie zum Schluss noch den Betreff der E-Mail unter Nachrichtenbetreffzeile ein.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Nun wird Word gestartet.
  4. Erfassen Sie in Word bis auf die Grußformel den Text, den Sie per Serienmail verschicken möchten.
  5. Um die Grußformel individuell zu halten, rufen Sie in Word das Register Sendungen auf und klicken in der Gruppe Felder schreiben und einfügen (Word 2013) bzw. Schreib- und Einfügefelder (Word 2016) auf die Schaltfläche Regeln. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dropdown-Menü den Eintrag Wenn… Dann… Sonst aus.
    Word Seriendruck Regeln
  6. In dem sich öffnenden Feld nehmen Sie die folgenden Eingaben vor und klicken anschließend auf OK.
    Word Seriendruck Bedingungsfeld
  7. Anschließend drücken Sie einmal die Leertaste, um zwischen der Anrede und dem Nachnamen eine Leertaste einzufügen.
  8. Klicken Sie nun im Register Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen (Word 2013) bzw. Schreib- und Einfügefelder (Word 2016) auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen und wählen aus der Liste das Feld Nachname aus.
  9. In Word erscheint jetzt die Ansicht, in der Sie die Seriendruckfelder sehen oder die Ansicht, in der Sie die Vorschau-Ergebnisse sehen. Über die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse auf dem Register Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse können Sie zwischen beiden Ansichten hin- und herschalten.
    Word SeriendruckfeldWord Seriendruckfeld
  10. Nachdem Sie den Text für Ihre E-Mail verfasst haben, klicken Sie in der Gruppe Fertig stellen auf die Schaltfläche Fertigstellen und zusammenführen. Es öffnet sich der folgende Dialog:
    Word Seriendruck E-Mail
  11. Klicken Sie nun auf OK. Die Serienmails werden an die in Schritt 1 ausgewählten Kontakte verschickt.

Hinweis

Outlook nutzt zum Erstellen der einzelnen, individuellen Briefe Word als Tool, um die passenden Grußformeln in den Text einzufügen. Outlook selbst übernimmt das Versenden der E-Mails ohne dass der Benutzer noch eingreifen kann. Dadurch, dass das Zusammenführen von Grußformel und Text in Word erfolgt, ist es nicht möglich auf diesem Weg eine Serienmail mit Dateianhang oder individuellem Betreff zu erzeugen.

Benötigen Sie genau diese Funktionen, so hilft Ihnen unser Zusatzprogramm Serienmail weiter.

Christine Trzaska

Christine Trzaska

Autor

Mit meinem Team schöpfe ich die Leistungsfähigkeit moderner IT-Systeme für meine Kunden aus. Die Vereinfachung (IT-gestützter) Arbeitsabläufe unterstützen wir mit unserem Wissen.

35 Kommentare

  1. ist sehr einfach und ausführlich dargestellt.

    Antworten
  2. wie kann ich Die Uhrzeit der gesendeten Email festlegen? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????

    Antworten
  3. Serienmail in Outlokk wie in Word, d.h. die Kontakte sind nicht in Outlook eingepflegt, sondern werden über eine Excelliste verknüpft

    Antworten
  4. klappt super, vielen dank!!

    Antworten
  5. Vielen Dank

    Antworten
  6. bessere Übersicht, Zeitersparnis, mehr Verständnis

    Antworten
  7. prima Anleitung, danke !!1

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  8. Sehr gut beschrieben

    Antworten
  9. Super Anleitung ! Vielen Lieben Dank dafür. Sowas habe ich gesucht!

    Antworten
      • Hallo Herr Haase,
        ja das funktioniert auch unter Outlook 2010. Die Unterschiede zwischen den Versionen sind an dieser Stelle nicht so groß.

        MfG
        C. Trzaska

        Antworten
  10. Viel zu kompliziert

    Antworten
    • Hallo,

      was genau ist zu kompliziert?

      Antworten
  11. Kann ich das Serienmail auch starten indem ich eine Liste (csv) der Empfänger mit Anrede, email, Grussformel etc. mitgebe?

    Antworten
    • Hallo P. Giani,
      wenn die csv-Datei als Datenquelle die entsprechenden Informationen enthält, muss beim Erstellen des Seriendruckdokuments ausgewählt werden, dass die „Briefe“ per Mail verschickt werden sollen.

      Antworten
  12. Hallo Christine
    Gibt es eine Möglichkeit. Die Mails von einer anderen Absendeadresse zu versenden als die eigene Mailadresse. Ich denke dabei an zum Beispiel die Teammailbox als Absendeadresse.

    Antworten
    • Hallo Adrian,
      grundsätzlich ist es möglich mit Outlook E-Mails von einer anderen Absenderadresse zu verschicken. Dies muss vom Admin des Mailservers eingerichtet werden.

      Antworten
  13. Sie markieren die Kontakte, an die Sie eine Serienmail schicken wollen.

    Wie kann ich die einzelnen Kontakte markieren?

    Antworten
    • Hallo Dania,
      beim Markieren gibt es zwei Möglichkeiten. Befinden sich die Kontakte hintereinander, z.B. alle Kontakte, die mit dem Buchstaben A beginnen, dann markieren Sie den ersten Kontakt und halten die Umschalt-Taste fest. Klicken Sie abschließend auf den letzten Kontakt. Jetzt sind alle Kontakte zwischen dem 1. und dem letzten Kontakt markiert. Möchten Sie einzelne Kontakte markieren, so klicken Sie den ersten Kontakt an und halten die STRG-Taste und klicken jetzt nacheinander alle Kontakte an, die die Serienmail bekommen sollen. Erst jetzt lassen Sie die STRG-Taste los.

      Antworten
  14. Super Beschreibung! toll!

    Wie kann ich auf Kontakte filtern, die bereits eine Email erhalten haben, die im Betreff den string 10345 enthalten?

    Es geht darum, das diese Emailempfänger ein weiteres Angebot per Serienemail erhalten sollen. (follow-up)

    Antworten
    • Hallo Gabi,
      Outlook kann nicht im Nachhinein filtern, wer eine Mail mit einem bestimmten Betreff bekommen hat.
      Weisen Sie erst den Kontakten eine Kategorie zu und dann schicken Sie die Serienmail los. Über eine zweite Kategorie können Sie dann nachhalten, wer hat auf die 1. Mail reagiert.

      Antworten
  15. Wie richte ich ein zusätzliches individuelles Textfeld ein? Also jede Email soll zusätzlich eine individuelle Nummer angezeigt bekommen, die dem jeweiligen Empfänger zugeordnet ist.
    Also z.B.
    Hallo Herr Mustermann,
    Ihre Zugangsnummer ist xxxxxx

    Danke vorab für die Antwort

    Antworten
    • Hallo Satish,
      der einfachste Weg ist ein nichtbenutztes Feld in Outlook zu verwenden. Wenn Sie einen Kontakt öffnen, gibt es im Menüband „Kontakt“ eine Gruppe „Anzeigen“ und in der Gruppe eine Schaltfläche „Details“. Hier finden sich Felder, die seltener benutzt werden.

      Antworten
  16. Hallo,
    ist es möglich einen Serienbrief bzw. Serien E-Mail als Stellvertreter zu senden? Ich möchte eine E-Mail gerne aus dem Postfach meines Vorgesetzten versenden (im Auftrag von..

    Vielen Dank im Voraus

    Herzliche Grüße

    Antworten
    • Hallo Frau Smolka,
      da Word den gesamten Prozess im Hintergrund steuert, ist es leider nicht möglich, einzugreifen und Serienmails mit einem anderen Absender zu verschicken.
      Unser Produkt Serienmail nutzt die Outlook-Oberfläche zum Versenden von Serienmail. Dort ist es möglich, auch einen anderen Absender – vorausgesetzt, die Berechtigungen sind erteilt – zum Versenden der Serienmails zu nutzen. Hier der Link zur Produktseite von Serienmail.

      Antworten
  17. Hallo,

    ich habe die Serienemail erstellt. Das funktioniert soweit einwandfrei. Wie kann ich die Serienemail jedoch bearbeiten bzw. verwalten? Also z.B. Text der Serienemail ändern oder Empfänger hinzufügen bzw. löschen.

    Antworten
    • Hallo Andrej,
      ich verstehe die Frage so, dass nach Techniken fragen, die in Word über die Funktion „Einzelne Briefe bearbeiten“ und einer normalen Datenquelle, wie z.B. einer Excel-Liste möglich sind. Ist das richtig oder habe ich Ihre Frage falsch verstanden?
      Mit freundlichen Grüßen
      Dr. Christine Trzaska

      Antworten
  18. Danke für die ausführliche Darstellung. Gibt es hier die Möglichkeit eine Datei in die Mail als Anhang beizufügen? Vielen Dank vorab!

    Antworten
    • Hallo Murat,
      mit Bordmitteln von Word und Outlook ist es nicht möglich, Serienmails mit Anhang zu verschicken. Genau diese Lücke füllt unser Programm Serienmail. Hier finden Sie weitere Informationen https://it-service-ruhr.de/serienmail-outlook

      Antworten
  19. Hallo,

    ich habe das Problem, das beim Versenden eine scheinbar willkürliche E-Mailadresse aus den eingebunden Accounts in Outlook, als Absender verwendet wird… Ich Nutze Office 365 privat und finde keine Einstellung um den Absender einer Serienmail, gestartet über Word, zu ändern. Die Mail ging ohne vorherige korrektur einfach raus. Wie kann ich das für die Zukunft ändern?

    Antworten
    • Hallo Martin,
      beim Versenden von Serienmails über Word gibt es keine Möglichkeit, die Absenderadresse zu verändern. Outlook nimmt die Standardadresse.

      Antworten
  20. Vielen Dank für die Erläuterung!

    Ist es möglich der Serienmail einen Kopfzeile für einen Briefkopf voranzustellen?

    Besten Dank vorab und beste Grüße
    Anna Schumacher

    Antworten
    • Sehr geehrte Frau Schumacher,
      Word ist in dem Beispiel auf unserer Website das Programm, mit dem der Text erstellt wird. Outlook ist beim Empfänger das Programm, mit dem die E-Mail angezeigt werden.
      Da Outlook als Mailprogramm keine Kopf-/Fußzeilen kennt, werden evtl. in Word vorhandene Kopf-/Fußzeilen ignoriert.

      Antworten
  21. Ist es richtig, dass über den SMTP server smtp.ofiice365.com nur noch 30 Mails pro Minute verschickt werden können und der weitere Versand nach 1 Minute Wartezeit neu gestartet werden muss?
    – Ist das bei Ihnen anders?
    Freundliche Grüße Uwe Bumgärtner

    Antworten
    • In den Standardeinstellungen versendet Office 365 10.000 Mails innerhalb von 24 Stunden. Diese Einstellungen sind vom Admin konfigurierbar.

      Antworten

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