Müssen Sie immer wieder Outlook-Elemente wie E-Mails oder Aufgaben mit gleichem Inhalt schreiben? Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie diese als Vorlage abspeichern. Bei Bedarf erstellen Sie basierend auf der Outlook-Vorlage eine neue E-Mail oder Aufgabe.
Outlook-Vorlage erstellen
- Erstellen Sie eine neue E-Mail oder Aufgabe.
- Tragen Sie alle Informationen ein, die immer wiederkehren, z. B. Empfänger, Betreff, Nachrichtentext.
- Wählen Sie den Befehl Datei, Speichern unter aus.
- Geben Sie der Vorlage einen geeigneten Namen und ändern Sie den Dateityp auf Outlook-Vorlage.
- Speichern Sie die Vorlage in Ihrem persönlichen Vorlagenordner ab.
Nun steht Ihnen Ihre neue Vorlage zur Verfügung.
Möchten Sie eine Vorlage nachträglich verändern, so öffnen Sie die Vorlage, wie unten in Outlook-Vorlagen nutzen beschrieben, nehmen die gewünschten Änderungen vor und speichern die Vorlage unter dem gleichen Namen wie die ursprüngliche Vorlage.
Die Formatierungsmöglichkeiten, die Ihnen beim Erstellen von E-Mail-Formularen in Outlook zur Verfügung stehen, hängen von den Einstellungen für die Formatierungen in Outlook zum Verfassen von E-Mails ab. Mit dem Format HTML haben Sie die meisten Formatierungsoptionen. Rufen Sie in Outlook den Befehl Datei, Optionen auf. Aktivieren Sie die Option E-Mail und wählen in der Rubrik Nachrichten verfassen das gewünschte Format aus.
Outlook-Vorlage nutzen
- Klicken Sie in der Gruppe Neu auf den Befehl Neue Elemente und anschließend auf Weitere Elemente.
- Wählen Sie den Befehl Formular auswählen aus.
- Wählen Sie im Listenfeld Suchen in den Eintrag Vorlagen im Dateisystem aus.
- Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf Öffnen.
Sie können diesen Weg abkürzen, indem Sie sich den Befehl Formular auswählen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff legen.
Einige (meist nur 5-6) Vorlagen kann man danach noch schneller benutzen, indem man sie im Dateisystem sucht (der Ordner ist ja bekannt) und sie dann auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste zieht. Dann werden sie dort angeheftet, wie man es von der Liste zuletzt benutzter Dokumente am Word-Symbol kennt: Also ein Rechtsklick auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste, und schon hat man seine Vorlagen in Sicht.
Outlook-Vorlagen lohnen nicht, wenn man nur einige Textbausteine braucht – dann kann man sich auch verschiedene Signaturen anlegen. Aber in Vorlagen kann man auch Empfänger, Anlagen etc. speichern, also wirklich komplette Mails, nicht nur Text.
Zeitersparnis
Katastrophal, zu kompliziert, nix tut sich wie speichere ich eine geänderte vorlage ab?
Zeitersparnis durch anlegen einer Vorlage
Klicken Sie in der Gruppe Neu auf den Befehl Neue Elemente und anschließend auf Weitere Elemente. Wäre schon wenn der Weg erklärt wird! Habe es nicht gefunden!
Ein Tipp: Falls es ein paar ‘Klicks’ zu viel sind, um mal schnell die Vorlage zu öffnen, kann man dies auch durch Doppelklick aus dem Ordnerverzeichnis oder über Verknüpfungen im Explorer lösen.
Zeitersparnis
Der Wechsel vom Standard Verzeichnis zu einem Gruppenlaufwerk
beschreiben, wie man die Vorlage wieder löschen kann
Fehlt das aktuelle outlokk 2016
Hilft nicht ganz.. Es sollte dann auch als Vorlage NEU erscheinen.. Gruß Gerd Assenmacher
eine klare, leicht verständlicher Erklärung wie man es sich wünscht. – Danke –
Ich möchte ein Formular mit Feldern als Mail-Vorlage erstellen
Schnellbausteine sind nicht langsamer aufzurufen. Sehe keinen Mehrwert.
den richtigen Weg gezeigt. Danke
Outlook 2010: Der Eintrag “Vorlagen im Dateisystem” fehlt
neues Feature kennen gelernt
anschauliche und nachvollziehbare Erklärung wie was zu machen ist!
Wenn ich die Mail speicher und dann versende ist die VorlaGE WEG
Wie sieht die Nutzung von E-Mailvorlagen im Outlook 2016 aus? Hier muss ich immer den ganzen Pfad zur Suche eingeben – gibt es hier nicht einen “Quick”-Link?