Unterhaltungen in Teams reduzieren die E-Mailflut

E-Mails sind mittlerweile Fluch und Segen zugleich. Wo früher eine einzelne E-Mail reichte, um die notwendigen Informationen zu übermitteln, werden heute ganz schnell etliche E-Mails hin- und hergeschickt. Neben der reinen Informationsübermittlung werden E-Mails heute auch geschrieben, um Meinungen einzuholen oder Sachverhalte zu diskutieren. Mit Teams wird die E-Mailflut reduziert.

Wurde der E-Mail noch einen Dateianhang beigefügt, zu dem die Empfänger Stellung nehmen sollen, so ist der Posteingang des Absenders schnell mit vielen E-Mails zu einem Thema überflutet. Es bedarf eines ziemlich hohen Zeitaufwandes, um die ganzen E-Mails zu sichten und die relevanten Informationen zusammenzuführen. Genau hier setzt die Funktion „Beiträge“ von Teams an. Statt eine E-Mail zu schreiben, wird eine neue Unterhaltung gestartet. 

Unterhaltungen in Teams 

Leere Unterhaltung in Teams
Leere Unterhaltung in Teams

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Format können ein Betreff (1) und der eigentliche Text der Unterhaltung (2) eingegeben werden. 

Leere Unterhaltung in Teams mit Betreff
Leere Unterhaltung in Teams mit Betreff

Hierdurch fallen wichtige Unterhaltungen besser auf. 

Start einer Unterhaltung
Start einer Unterhaltung

Der Vorteil gegenüber dem Arbeiten mit E-Mail kommt in der Interaktion mit den Kolleginnen und Kollegen zum Tragen. Es müssen keine E-Mails mehr hin- und hergeschickt werden, die im Posteingang zwischen all den anderen E-Mails mühsam zusammensortiert werden müssen. 

Unterhaltung in Teams mit Antworten
Unterhaltung in Teams mit Antworten

Alle im Team sehen die Antworten von allen, sodass eine große Transparenz gegeben ist. Kommen Kollegen später ins Team dazu, so haben sie alle Informationen vorliegen und können bei Bedarf nachschauen. Ein Weiterleiten der relevanten E-Mails an die Neuen im Team wird überflüssig. Alle damit verbundenen Fehlerquellen, wie es werden nicht alle oder die falschen Mails weitergeleitet, entfallen. 

Sollten Informationen fehlen, so können sie jederzeit nachgereicht werden. Sind Dateianhänge erforderlich, so existiert nur eine Datei und alle arbeiten in der gleichen Datei und haben somit den gleichen Informations- und Sachstand. Ein mühsames und zeitintensives Zusammenführen der Informationen aus verschiedenen Versionen eines Dokuments entfällt. 

Unterhaltung in Teams mit Anhang
Unterhaltung in Teams mit Anhang
Christine Trzaska

Christine Trzaska

Autor

Mit meinem Team schöpfe ich die Leistungsfähigkeit moderner IT-Systeme für meine Kunden aus. Die Vereinfachung (IT-gestützter) Arbeitsabläufe unterstützen wir mit unserem Wissen.

2 Kommentare

  1. Hallo, in der Tat kann man so die E-Mailflut und die anderen Dinge eindämmen und verbessern. Jedoch fehlt mir in den Unterhaltungen eine Kennzeichnungsmöglichkeit wie „erledigt“. So kann man auch schnell den Überblick über die Unterhaltungen verlieren und offene / erledigte Themen vermischen sich stark. Oder habe ich diese Funktionalität übersehen?

    Antworten
    • Hallo Herr Schmalfeldt,
      vielleicht hilft Ihnen relativ unbekannte Funktion „Die Nachricht speichern“ – über die drei Punkte rechts über der Unterhaltung aufrufbar. Hierdurch wird eine Unterhaltung mit einem Kennzeichen versehen. Klicken Sie in Teams auf Ihren Konto-Button, so haben Sie einen Punkt „Gespeichert“. Hier finden Sie alle gespeicherten Unterhaltungen.
      Sie könnten so alle Unterhaltungen, an denen für Sie eine Aufgabe hängt, speichern und somit zusammenfassen.

      Antworten

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